Тема: «Формуляр документа и его составные части» Содержание

Тема: «Формуляр документа и его составные части»

Содержание презентации: 1. Понятие «реквизит». 2. Постоянные и переменные реквизиты. 3. Понятие «формуляр документа». 4. Особенности формуляра документов, полученных различными способами документирования. 5. Индивидуальный и типовой формуляр документа. 6. Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению. Список использованных источников.

Понятие «реквизит». Реквизит — это специальный информационный элемент документа, с помощью которого документам придается стандартное оформление. Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30-2003 . Всего установлено 30 реквизитов. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним. Впервые термин «реквизит» был введен в 1960 г. К.Г. Митяевым

Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Постоянные и переменные реквизиты. 1.Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. 2.Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении. Например: Реквизиты «Эмблема организации или товарный знак», «Код организации», Наименование организации», «Эмблема организации». 1.Указываются непосредственно при подготовке конкретного документа. 2. Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении. Например: Реквизиты «Наименование вида документа», «Дата составления», «Регистрационный номер документа»,

Понятие «формуляр документа». Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Виды формуляра документа:

Особенности формуляра документов, полученных различными способами документирования. Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда. Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ. Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии {наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа. Однако бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом. ГОСТ Р 6.30-97 содержит как общие требования к бланкам документов, так и специальный раздел с требованиями к изготовлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации.

Индивидуальный формуляр присущ какому – либо отдельному документу. Типовой формуляр характерен для конкретного вида документов. К примеру, в типовой формуляр заявления входят шесть обязательных реквизитов: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись и дата. Индивидуальный и типовой формуляр документа

Формуляр-образец Формуляр – образец – это «модель построения документов, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты». Формуляр – образец регламентируется ГОСТом Р 6.30-2003 и предназначается для определенной системы документов.

Задачи формуляра-образца в унификации требований к реквизитам документа и их расположению Унифицированные формы документов на бумажном носителе необходимо проектировать на основе формуляра-образца с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации. Формуляр-образец устанавливает: 1) форматы бумаги; 2) служебные поля; 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей и зон; 5) расположение реквизитов. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку служебного документа, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет организовать централизованное изготовление бланков для служебных документов.

Список использованных источников. ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра образца». М., 1988. 2. Илюшенко, М.П. Формуляр документа / М.П. Илюшенко, Т.В. Кузнецова. - М., 1986. - Глава 1. - п. 1.3. 3. Ларьков, Н.С. Документоведение : учебное пособие / Н.С.Ларьков. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427, [5] с. 4. Плешкевич, Е.А. Понятие «реквизит документа»: к постановке вопроса / Е.А. Плешкевич // Делопроизводство. - 2005. - № 1. - С. 15-24.