Тема :ДОКУМЕНТАЦІЯ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ 4.1.Поняття та класифікація

Тема :ДОКУМЕНТАЦІЯ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ 4.1.Поняття та класифікація документів з особового складу. 4.2.Документи з контрактної системи наймання працівників. 4.3.Порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи 4.4.Накази з особового складу. 4.5.Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку, зберігання та видачі при звільнені працівників. 4.6.Складання особистих офіційних документів.

Серед документів з особового складу виділяються такі документи: трудовий договір; трудова угода; наказ або розпорядження про зарахування громадян на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду або роботу; листок з обліку кадрів; автобіографія; заява; довідка з роботи, тощо.

В організації оформляється значна кількість спеціальних документів, які сприяють раціональній організації обліку кількісного та якісного складу персоналу, його розстановки, руху в організації, а також сприяють швидкому пошуку інформації про працівників тощо. Ø Штатний розклад організації; Ø Штатно-посадова книга; Ø Графік відпусток персоналу; Ø Резерв на заміщення посад керівників структурних підрозділів.

Документи з контрактної системи наймання працівників. Трудовий договір - це договір працівника з організацією, підприємством, що містить взаємні зобов’язання сторін. Є формою здійснення права на працю, забезпечує право громадянина на вільний вибір роботи з врахуванням його устремлінь та інтересів.

Трудові договори укладаються на: невизначений термін, тобто момент їх припинення не встановлюється; на певний термін (один - п’ять років); на час виконання певної роботи. Два останніх види є різновидом строкових договорів. Питання про форму трудового договору вирішується за погодженням сторін, яка може бути усною або письмовою.

Розрізняють такі види трудових договорів: Трудовий договір; Трудовий контракт; Трудова угода. Трудова угода - документ, яким оформляються взаємовідносини між установою і працівником, що не належить до її штату.

Базовими нормативними актами, що регулюють питання укладання трудових контрактів є Кодекс законів про працю (КЗпП), Положення про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників, затверджене постановою Кабінету Міністрів України “Про управління майном, що є у загальнодержавній власності”.

Трудови́й догові́р — угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник — виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором й угодою сторін. Працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором або угодою сторін.

Трудовий контракт є особливою формою трудового договору, У контракті можуть передбачатися обсяги пропонованої роботи та вимоги до якості і строків її виконання, строк дії контракту, права, обов'язки та взаємна відповідальність сторін, умови оплати й організації праці, підстави припинення та розірвання контракту, соціально-побутові, та інші умови, необхідні для виконання взятих на себе сторонами зобов'язань, з урахуванням специфіки роботи, професійних особливостей працівника та фінансових можливостей роботодавця.

Чинним трудовим законодавством передбачено два види відповідальності робітників – дисциплінарну та матеріальну. За прогул, що є порушенням трудової дисципліни, наступає дисциплінарна відповідальність за правилами ст.147 КЗпП у вигляді догани або звільнення. Матеріальна відповідальність, за ст. 130 КЗпП працівники несуть матеріальну відповідальність тільки за пряму дійсну шкоду в межах, певної частини заробітку працівника.

Порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи Перша фаза прийняття на роботу – фаза зустрічі. Заявникові дають бланки заяви, особистого листка з обліку кадрів, автобіографії, особової картки і розповідають про умови прийняття на роботу і про підприємство як місце роботи. Прийняття на роботу на підприємства різних форм власності здійснюється у відповідності з правилами внутрішнього трудового розпорядку, які запроваджені керівниками підприємств та погоджені із профспілковими організаціями, якщо такі існують на підприємстві.

Влаштовуючись на роботу, працівник має подати адміністрації: Ø трудову книжку, а у випадках, коли особа влаштовується на роботу вперше – довідку з домоуправління, ЖЕКу або сільської ради про останню діяльність; Ø звільнені у запас військовослужбовці подають військові квитки; Ø молоді спеціалісти – направлення на роботу, якщо таке видається навчальним закладом. У всіх випадках паспорт надається особисто. У випадках, коли робота потребує спеціальних знань, адміністрація може вимагати від працівника диплом (копію) про закінчення навчального закладу та спеціальну професійну підготовку.

З метою охорони здоров'я населення працівники підприємств харчової промисловості, громадського харчування, продовольчих магазинів, дитячих закладів, усіх видів транспорту, а також підприємств зі шкідливими умовами праці під час працевлаштування надають медичну довідку. Списки професій та порядок медичного обстеження встановлює Міністерство охорони здоров'я України.

Працівникові, що влаштовується на роботу видається бланк наказу про прийняття на роботу, або типова форма заяви, яка візується керівником відділу, куди влаштовується працівник, тобто погоджується з можливістю прийняття працівника, а також визначається, на яку посаду може бути призначений претендент і з яким окладом. Результати медичного обстеження, відмітки про всілякого роду інструктажі з техніки безпеки протипожежний мінімум проставляються на зворотному боці бланку-заяви про прийняття на роботу.

Після підписання заяви першою особою підприємства відділ персоналу заповнює особову картку та записує прізвище працівника у штатно-посадову та алфавітну книги. Особова картка – це затверджена форма облікового документу, що заповнює спеціаліст кадрової служби на основі опитування особи, яка приймається на роботу (постійну, тимчасову або сезонну). На всіх осіб заповнюється картка по формі Т-2; на спеціалістів з вищою освітою за Ф-206, наукових працівників Т-4. Заповнена картка підписується керівником, працівником та завіряється керівником служби персоналу Особові картки комплектуються за структурними підрозділами, в алфавітному порядку. Після звільнення працівника особова картка зберігається у відділі персоналу на протязі 2-х років, а в архіві – ще 73 роки.

Штатно-посадова книга – це книга реєстрації прийнятого на роботу персоналу. Слугує для визначення якісного складу працівників на певний момент і є основним робочим документом, який складається на основі штатного розкладу. Штатно-посадова книга дає можливість службі персоналу дати оперативну відповідь на укомплектованість штату в якісному і кількісному вимірі.

Додаткові документи кадрової служби Для оперативного пошуку даних про працівників підприємства існує алфавітна книга, в яку всі працюючі на підприємстві записуються в алфавітному порядку. У випадках, коли особа призначається на посаду з матеріальною відповідальністю, з нею укладається особлива письмова угода про відповідальність за забезпечення збереження переданих їй цінностей, яка зберігається у бухгалтерії або в особовій справі працівника.

Порядок документального оформлення переведення на іншу роботу. Переведення працівників із одного підрозділу до іншого оформлюється наказом про переведення. Переведення на іншу роботу реєструється у відділі кадрів, наказ про переведення зберігається у особовій справі працівника. Працівник звітує за попереднім місцем роботи, передає справи згідно з описом, якщо цього потребують умови. Медичне обстеження та інструктаж з техніки безпеки проводяться у випадках, коли це необхідно. Видається наказ про зарахування на роботу, а у трудовій книжці робляться відповідний запис. В наказі точно зазначається назва посади, на яку призначено робітника та службовця, відповідно до штатного розкладу. Під час оформлення на роботу працівник знайомиться з посадовою інструкцією та з правилами внутрішнього розпорядку підприємства.

Особова справа Під час оформлення на роботу працівник знайомиться з посадовою інструкцією та з правилами внутрішнього розпорядку підприємства. Всі подані у відділ кадрів документи підшиваються у папку, яка визначається як особова справа працівника. Особова справа – це добір документів, що містить докладні відомості про працівника (студента). Кожній особовій справі присвоюють номер, який відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. В особову справу підшиваються всі документи і розпорядження, які стосуються працівника і відображають його проходження по службі, відомості про винагороди, проходження курсів підвищення кваліфікації, результати атестацій, відомості про догани і стягнення.

Порядок документального оформлення звільнення з роботи. Звільнення працівника з роботи у відповідності з чинним законодавством може здійснюватися за власним бажанням, переводом на іншу роботу в іншу організацію, зайняттям виборної посади (депутат Верховної Ради), призовом до лав армії, з ініціативи адміністрації.

Для звільнення з роботи за власним бажанням та у зв’язку з переведенням до іншої організації працівник пише заяву на ім’я керівника організації, ознайомлює з нею керівника структурного підрозділу, де працює, ознайомлює кадрову службу, а також інших осіб, які визначені організацією. Ознайомлення здійснюється за допомогою візування заяви посадовими особами. Після отримання відповідних віз на заяві, вона подається на підпис керівникові і направляється до кадрової служби, де складається наказ про звільнення працівника, в якому вказується підстава для звільнення і стаття кодексу законів про працю. У відповідності з чинним законодавством процес звільнення триває два тижні (14 днів).

Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень та ін. Складення й оформлення наказів про особовий склад має особливості. У заголовку такого наказу пишуть: “Про особовий склад”. Констатуюча частина може опускатись. У розпорядчій частині пункти розміщуються у певній послідовності: призначення на посаду, переведення, надання відпустки, звільнення з посади, зміна прізвища тощо. Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформляють, як правило, окремими наказами. Кожний пункт наказу починається з дієслова, що означає дію (призначити, перевести, звільнити, оголосити подяку та ін.) і пишеться великими літерами також з нового рядка зазначаються прізвище, ім'я, по батькові особи, а потім викладається текст пункту Наприкінці кожного пункту наказу зазначається його підстава для складання. Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації. Окремі параграфи можуть мати свої терміни набрання чинності.

У наказах про прийняття на роботу необхідно зазначити на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформляється на роботу людина; вид прийняття на роботу (на постійну – з випробувальним терміном, зі стажування тощо, на тимчасову – на певний термін, за сумісництвом і т. ін.); особливі умови роботи (прийняттям матеріальної відповідальності, із скороченням робочим днем тощо). При переведенні на роботу в тексті зазначаються вид і мотивування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалість.

У наказах про надання відпустки зазначають її вид (основний, додатковий, навчальний, без обмеження заробітної плати), загальну кількість робочих днів, дату виходу у відпустку і повернення з неї, за який період роботи надано відпустку.

Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку, зберігання та видачі при звільненні працівників Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.