ТЕМА 8 ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ 1

ТЕМА 8. ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ 1. Понятие, виды и основные этапы документооборота 2. Принципы и методы организации документооборота

1. Понятие, виды и основные этапы документооборота Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Организация движения документов нацелена на: а) сокращение пути и времени движения документов, б) исключение возвратного, дублирующего и неритмичного движения документов, в) унификацию процедур прохождения и обработки конкретных документов, г) применение современной оргтехники. "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения"

документопотоки входящие внутренние исходящие Документооборот входящих документов Входящий документ - документ, поступивший в учреждение от сторонних организаций или лиц: вышестоящих, подчиненных, государственных, муниципальных, частных, депутатов и граждан. Обработка входящих документов: - прием и первичная обработка документов; - предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация; - рассмотрение документов руководством; -передача на исполнение.

Прием и первичная обработка поступающих документов Первичная обработка документов секретарь служба ДОУ экспедиция дежурный Экспедиция - специальный отдел организации, производящий прием, отправку и рассылку документов и грузов. Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены курьером и посетителями, переданы средствами электрической связи.

При получении корреспонденции: 1) проверяется правильность ее доставки: ошибочно присланная корреспонденция возвращается на почту; 2) проверяется целостность упаковки и документов, их повреждения; составляется акт о повреждениях или отсутствии документов, который пересылается вместе с полученными документами их отправителю; 3) не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично" или адресованная общественным организациям; 4) заказные письма принимаются под расписку; 5) на документ с надписью «СРОЧНО» проставляется время получения; 6) упаковка при вскрытии уничтожается, кроме случаев, когда в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке); в документе нет даты, и она устанавливается по почтовому штемпелю.

Предварительное рассмотрение и распределение документов Оценка поступившего документа • • вид документа и важность его содержания; сложность и новизну поставленных вопросов; общественное положение автора документа; срочность исполнения документа. Распределение документов а) для рассмотрения руководителем организации: документы вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства, а также жалобы на действия подчиненных должностных лиц; б) для направления в структурные подразделения: документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан предаются в специальное подразделение по рассмотрению писем граждан.

Регистрация документа – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем уникального индекса при его вводе в систему с последующей записью учетных данных о документе по установленной форме в регистрационных формах. Регистрация входящих документов проставление от руки на первом листе документа в правом нижнем углу отметки о поступлении документа в организацию, которая включает регистрационный номер и дату поступления документа (часы и минуты). Регистрационный штамп - штамп, содержащий наименование организации, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Факсимильное изображение имеет дату поступления, поэтому указывается лишь порядковый номер. На невскрытой корреспонденции регистрационный штамп ставится на конверте и упаковке пакетов.

Индекс документа - порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы документов, дополненный посредством косой черты индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. • Регистрация документов производится в пределах их групп отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, решения коллегии вышестоящей организации и др. • Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях: входящие, внутренние и исходящие. • Не подлежат регистрации рекламные и некоторые информационные материалы, не представляющих интерес организации. • Документ регистрируется при включении его в документную систему только один раз: входящие - в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. • До завершения регистрации не допускается предпринимать какиелибо действия, влияющие на документ. • Документы могут быть зарегистрированы как централизованно, так и децентрализовано; как работниками ДОУ, так и автоматически с помощью компьютерных технологий. • Место регистрации документа закрепляется в Табеле форм документов •

Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. • Метаданные полно и точно отражают все операции, произведенные с конкретным документом, в том числе процессы, связанные с этим документом. Они хранятся столько времени, сколько хранятся документы, к которым они относятся. • Поэтому документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (регистрационный журнал, регистрационно-контрольная карточка, электронная карточка). Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения, которая не позволяет потерять документ при его исполнении.

Обязательный состав реквизитов регистрации: а) автор (корреспондент), б) название вида документа, в) дата документа, г) индекс документа (дата и индекс поступления документа), д) заголовок документа или его краткое содержание, е) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), ж) срок исполнения, з) отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа), и) дело №. Порядок расположения реквизитов и использование оборотной стороны карточки определяется самой организацией. Процесс регистрации: • а) обеспечивает доказательство того, что документ был создан или включен в документную систему; • б) упрощает поиск документа. Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководителем. Документы должны быть переданы на исполнение в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Работа с исходящими и внутренними документами Исходящий документ - документ, создаваемый в организации и отправляемый из учреждения, копия которого, как правило, остается в деле. В вышестоящие организации направляются докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы. В подчиненные организации направляются постановления, приказы, поручения, письма (информационные, гарантийные и др. ). Обработка исходящих документов: а) составление чернового документа и подготовку проекта документа; б) согласование (визирование) документа; в) удостоверение документа; г) отправку документа.

Составление чернового документа, подготовка проекта документа и его согласование • Ответственный исполнитель координирует действия других исполнителей: созывает их на рабочие совещания, требует от них все необходимые материалы, устанавливает очередность их работы. • Все исполнители несут одинаковую ответственность за исполнение дела. • Исполнение документа может быть отсрочено, если нет необходимых условий. • Для документов со сроками исполнения не менее 6 месяцев устанавливаются этапы исполнения и даты промежуточного контроля, а на полях могут делаться пометки об исполнении. • Исполнитель представляет проект документа в службу ДОУ или секретарю со всеми материалами, на основании которых он готовился, включая гриф согласования (визирования) • Проект документа передается руководителю службой ДОУ или секретарем со всеми материалами, на основании которых он готовился.

Удостоверение документа предусматривает ознакомление руководителя с проектом документа. Руководитель может сразу подписать проект, но может сделать замечания и отправить на доработку. Удостоверение: подписание, утверждение, печать. Отправка документа осуществляется секретарем, или службой ДОУ, или экспедицией. Документы могут быть с сопроводительным письмом. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, его удостоверение, наличие приложения, указанного в документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Экспедиционная обработка отправляемых документов: сортировка, упаковка, оформление почтового отправления (адресование) и сдача в отделение связи. Срок – 1 -2 дня. Документы, отправляемые по одному адресу, могут быть вложены в один конверт. На заказную корреспонденцию в службе ДОУ составляется опись рассылки в двух экземплярах с фамилией сотрудника, ее подготовившего, и датой отправки.

Внутренний документ: документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан. Передача документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется секретарями руководителей, через службу ДОУ или сотрудниками. В любом случае сведения о месте нахождения документа должны быть переданы в службу ДОУ и внесены соответствующей отметкой в регистрационную форму. Ознакомление нескольких руководителей с одним документом должно быть поручено одному человеку. Если документопотоки большие, и с ними необходимо знакомить многих руководителей, то составляется график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Ознакомление с текущей информацией может происходить с соответствующего стенда.

2. Принципы и методы организации документооборота 1) Исключение возвратного движения документов. 2) Ограничение срока пребывания документа в инстанции временем, необходимым для его обработки. 3) Параллельное выполнение различных операций для повышения оперативности исполнения документа. 4) Исключение "информационного шума", т. е. получения сотрудниками информации, не имеющей к ним отношения. 5) Сохранение аутентичности, надежности и пригодности документов для использования в течение всего требуемого периода, независимо от любых изменений в системе, в том числе при конвертации форматов и миграции документов. Конвертация - процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Миграция документов - действие по перемещению документов из одной системы в другую (между техническим оборудованием, операционными системами или специальными программными приложениями) с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования Режим движения документов определяется: а) объемом документов в физических величинах; б) пропускной способностью различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов; в) нормативной загрузкой сотрудников, обрабатывающих информацию. Документопотоки – это отражение производственных и управленческих процессов и ситуаций в документах. Для оптимизации документооборота целесообразна разработка технологической схемы, графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт.

Учет количества документов - объема документоборота Полный и выборочный учет документов организации (по отдельным структурным подразделениям или группам документов). Подсчет количества документов осуществляется по учетным карточкам и журналам. Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры (копии). Сводка учета объема документооборота за ______20___г. Виды документов Количество оригиналы входящие исходящие внутренние Итого документов копии Всего