Тема 3.3 Порядок ведения документации в гостинице Вопрос

Тема 3.3 Порядок ведения документации в гостинице

Вопрос 1. Понятие документооборота Документооборот- движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 51141 – 98). Основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих (входящих), отправленных (исходящих) и внутренних документов.

Вопрос 2. Формы первичного учета в гостинице. Утверждены Приказом Министерства финансов РФ от 13.12 1993. № 121 Анкета (№ 1-Г) Журнал регистрации иностранных граждан (№ 2-Г) Счет (№ 3-Г) Счет (№ 3-ГМ) Карта гостя (№ 4-Г) Кассовый отчет (№ 5-Г) Расчеты оплаты за проживание по безналичному расчету(№7-Г) Квитанция на возврат денег (№ 8-Г) Акт о порче имущества гостиницы (№ 9-Г) Заявка на бронирование мест (№ 10-Г) Квитанция «Автостоянка» (№ 11-Г) Квитанция на предоставление дополнительных услуг (№ 12-Г) Квитанция на прием вещей в камеру хранения (№13-Г)

Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 декабря 1993 г. N 121 Форма N 1-Г АНКЕТА1. Фамилия _________________ Комната N _________________2. Имя _____________________ Индекс поселения __________3. Отчество ________________ Прибыл ___________________ (дата, часы) Выбыл____________________ (дата, часы)4. Дата рождения " " _________________________________ 20__ г.5. Место рождения Область, край, республика ___________ __________________________________ район ____________________________ город (селение) ____________________________________________________________________________________6. Паспорт серии ____________ N ________ выдан ____________________ (когда)________________________________________________________________ (наименование органа внутренних дел, выдавшего документ)7. Адрес постоянного места жительства _____________________________________________________________________________________________8. Цель приезда __________________________________________________ (если в командировку, указать N удостоверения, кем выдано, когда)9. Срок проживания до ____________________________________________10. Продление проживания ________________________________________11. С памяткой о правилах пожарной безопасности ознакомлен. Подпись _______________________________ (лица, прибывшего в гостиницу) Оборотная сторона Ф. N 1-Г Поселен(а) «__» ___________________________________________ 19__ г.город (селение) __________________________________________________гостиница ________________________________________________________На дополнительное место в номере согласен(на) ____________________ (подпись лица, прибывшего в гостиницу)Согласен(на) на проживание в номере с оплатойвсех мест ________________________________________________________ подпись лица, прибывшего в гостиницу)Подпись ответственного лица ______________________________________

Макет формы 2-Г Утверждена Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 декабря 1993 г. Nо. 121 ФОРМА № 2-Г ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН В ГОСТИНИЦЕ ЗА 20__ Г. __________________________ Гостиница __________________________ Nо. п/п, он же РегистрационныйНомерпрописки Дата и ВремярегистрацииФ.И.О.ГодрожденияГражданство(подданство),Nо. паспортаС какогоККП прибылМаршрут следования(для туристов), на-именование организа-ции, в которую прибылНомер комнаты и корпусаСрок действиявизы, и до какого числапрописанДатаприбытияПри-мечание1234567891011и т.д. до конца с оборотом без титульного заголовка.

Макет формы 3-Г Гостиница ________________________________________________________Город ____________________________________________________________ 000000 СЧЕТ N ----------------- от "___" ____________________ 20__ г.Гр. ________________________ Индекс поселения ____________________ (Фамилия, И.О., страна)N комнаты _________________________ Заезд ____________________ (дата, часы)N корпуса _________________________-----T--------------------T----T----T--------------T------------¬¦ N ¦ Виды платежей ¦Ед. ¦К-во¦ Цена ¦ Сумма ¦¦п/п ¦ ¦изм.¦еди-+------T-------+------T-----+¦ ¦ ¦ ¦ниц ¦ руб. ¦ коп. ¦ руб. ¦коп. ¦+----+--------------------+----+----+------+-------+------+-----+¦1. ¦Бронь ¦ % ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦2. ¦Бронь ¦к/с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦3. ¦Опоздание ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦с _______________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ (дата, часы) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦по _______________ ¦к/с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ (дата, часы) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦4. ¦Проживание ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦с ______________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ (дата, часы) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦по _______________ ¦к/с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ (дата, часы) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦5. ¦Дополнительное место¦к/с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦6. ¦Телевизор ¦сут.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦7. ¦Холодильник ¦сут.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦8. ¦____________________¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦9. ¦____________________¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Итого получено по счету: _____________________________________ ______________________________________________________________ (сумма прописью)Дежурный администратор ___________________________________________(оператор механизиро- ванного расчета) (подпись)

Макет формы 3-Гм Гостиница ________________________________________________________ (адрес) 000000 СЧЕТ N ---------------------- Комната _____________________ Фамилия, И.О. ____________________________________________________ Страна ___________________________________________________________ Организация ______________________________________________________ Заезд ____________________________________________________________ Выезд ____________________________________________________________ -----T----------------------------------------------T-------------¬ ¦ N ¦ Виды платежей ¦ Сумма ¦ ¦п/п ¦ ¦ ¦ +----+----------------------------------------------+-------------+ ¦1. ¦ Проживание ¦ ¦ ¦2. ¦ Бронь ¦ ¦ ¦3. ¦ Курортный сбор ¦ ¦ ¦4. ¦ Телефон ¦ ¦ ¦5. ¦ Телевизор ¦ ¦ ¦6. ¦ Холодильник ¦ ¦ ¦7. ¦ Химчистка ¦ ¦ ¦8. ¦ Прачечная ¦ ¦ ¦9. ¦ Портновская ¦ ¦ ¦10. ¦ Прочие услуги ¦ ¦ ¦11. ¦ Проживание по б/п ¦ ¦ ¦КС ¦ - койко-сутки ¦ ¦ ¦В ¦ - возврат ¦ ¦ ¦К ¦ - коррекция ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ИТОГО - общая сумма платежа ¦ ¦ ¦ ¦ИТОГО - общая сумма по б/п ¦ L------------------------------------------------------------------ Кассир-оператор _____________

Макет формы 4-Г Гостиница ________________________________________________________ Адрес ____________________________________________________________ Телефон __________________________________________________________ Проезд ___________________________________________________________ ------------------------------------------------------------------ КАРТА ГОСТЯ N ДНИ МЕСЯЦ 1 17 I 2 18 II 3 19 Фамилия, И.О. _______________ III 4 20 Номер _______________________ IV 5 21 V 6 22 Ключ от номера выдается при предъявлении VI 7 23 Карты гостя VII 8 24 VIII 9 25 Проживающий имеет право на внеочередное IX 10 26 обслуживание в предприятиях общественного X 11 27 питания, бытового обслуживания и связи, XI 12 28 расположенных в гостинице XII 13 29 14 30 15 31 16 Администратор _______________________________________________ (подпись) Нижеследующая надпись печатается на обороте вверху ПРОПУСК на вынос вещей Количество мест _______________________________ Наименование вещей ____________________________ Дата и час ____________________________________ Подпись _______________________________________

Макет формы 5-Г Гостиница ________________________________________________________ КАССОВЫЙ ОТЧЕТ __________________________________________________________________ (Фамилия, имя, отчество ответственного за расчет) за "__" ________________ 20_ г. ----T----------------------------------T--------T---------T-------¬ ¦ N ¦ Виды платежей ¦Ед. изм.¦ Кол-во ¦ Сумма ¦ ¦п/п¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+----------------------------------+--------+---------+-------+ ¦1. ¦ Проживание и опоздание ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦2. ¦ Счета с N _______ по N ________ ¦ к/с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ------------------------------------------------------------------ КонсультантПлюс: примечание. Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа. ------------------------------------------------------------------ ¦2. ¦ Бронь ¦ % ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦3. ¦ Бронь ¦ к/с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦4. ¦ Разница в тарифах ¦ к/с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦5. ¦ Дополнительные места ¦ к/с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦6. ¦ Телевизор ¦ сут. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦7. ¦ Холодильник ¦ сут. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦8. ¦ Душ ¦ раз. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦9. ¦ Телефонные переговоры ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦10.¦ _______________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L---+----------------------------------+--------+---------+-------- ИТОГО: __________________ По актам за порчу имущества ______________________________________ (сумма) Возврат __________________________________________________________ (койко-суток) (сумма) Всего ____________________________________________________________ (сумма прописью) Разница в тарифах _________________________ руб. ____________ коп. __________________________________________________________________ (сумма прописью) Подпись ответственного за расчет

Макет формы 7-Г Гостиница ________________________________________________________ РАСЧЕТ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУНаименование организации ______________ по брони N _______________Предоставлено мест _______________________________________________Срок проживания с _____________________ по _______________________Дата и период заезда _____________ Дата и период выезда __________ "__" ________________ 20__ г.--------T-------T--------T-------------------T-----------T-----------T------T---------T----------T--------------------------¬¦ Номер ¦ Тариф ¦Фамилия,¦ Начало подготовки ¦ Заезд ¦ Выезд ¦Бронь,¦Опозда- ¦ К-во ¦ Сумма (руб. коп.) ¦¦комнаты¦номера ¦ Имя, +------T------------+-----T-----+------T----+ % ¦ние, ¦ суток +-----T---------T----------+¦и места¦(места)¦Отчество¦ дата ¦ часы ¦дата ¦часы ¦ дата ¦часы¦ или ¦к/с ¦проживания¦бронь¦опоздание¦проживани妦 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ к/с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-------+-------+--------+------+------------+-----+-----+------+----+------+---------+----------+-----+---------+----------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦+-------+-------+--------+------+------------+-----+-----+------+----+------+---------+----------+-----+---------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-------+-------+--------+------+------------+-----+-----+------+----+------+---------+----------+-----+---------+------- Печатается с оборотом без титульного заголовкаСумма за бронь, опоздание, проживание ___________________________,в т.ч. от брони в %, всего к/с ___________________________________Дежурный администратор ____________________ (подпись)

Макет формы 8-Г Гостиница ________________________________________________________Комната __________________________________________________________ 000000 КВИТАНЦИЯ N ------------------ на возврат денег к счету N ___________________________Гр. _____________________________________________________________, (Фамилия, имя, отчество)проживающему(ей) ______________ по _____________________________ (дата, часы) (дата, часы)Возвращено за:а) проживание __________________________, ________________________ (кол-во, койко-суток) (сумма)Всего _______________ руб. __________________ коп.__________________________________________________________________ (сумма прописью)"__" _______________ 20__ г. Получил __________________________ (подпись) Выдал ____________________________ (подпись)

Макет формы 9-Г Гостиница ________________________________________________________ 000000 АКТ N --------------- о порче имущества гостиницы от "__" ____________________ 20__ г.Обнаружено следующее: Гр. ________________________________________ (Фамилия, имя, отчество)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Всего на сумму: __________________________________________________Подписи работников гостиницы: ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ (подпись лица, причинившего ущерб)С гр. ______________________________ Получено: ___________________ (Фамилия, имя, отчество) (сумма прописью)Принял: __________________________________________________________ (Должность, фамилия, имя, отчество) (подпись)Испорченные вещи _________________________________________________получены _________________________________________________________ (Фамилия, И.О.) (подпись)

Макет формы 10-Г Штамп организации с указанием адреса, номера телефона, даты и номера документа Рег. N ___________________ Начальнику управления, директору объединения гостиничного хозяйства (гостиницы) "______________________________" т. _____________________________ (Фамилия, имя, отчество) ЗАЯВКА на бронирование мест Просим разместить в гостинице "____________________" ________человек: (Фамилия, имя, отчество, должность, категория номера)1. _______________________________________________________________2. _______________________________________________________________3. _______________________________________________________________4. _______________________________________________________________5. _______________________________________________________________6. _______________________________________________________________7. _______________________________________________________________8. _______________________________________________________________9. _______________________________________________________________10. ______________________________________________________________(для иностранных граждан указывается гражданство; к заявке на размещение более 10 человек прилагается отдельный список)Заезд "__" ______ 20__ г. в период ______________________________ (0 - 12 час. или 12 - 24 час.)Выезд "__" ______ 20__ г. в период ______________________________ (0 - 12 час. или 12 - 24 час.)Цель приезда и вид оплаты ________________________________________ (командировка, отдых, проездом, по безналичному, за наличный расчет)__________________________________________________________________ Оплату стоимости бронирования, проживания, доплату за опоздание гарантируем.Наш р/с N _____________________________ в _____________ отд. банка Должность распорядителя кредитов ____________________________ (подпись) (Ф.И.О.)М.П. Главный бухгалтер ___________________________________________ (подпись) (Ф.И.О.)Начальник управления, директор объединения гостиничного хозяйства(гостиницы) _______________________________ (подпись) (Ф.И.О.) "__" ______________ 19__ г.

Макет формы 11-Г ГОСТИНИЧНЫЙ КОМПЛЕКС АВТОСТОЯНКА 000000Квитанция N ------------------------ серия N _____________________На прием и выдачу автотранспорта:Выдана гр. ______________________________________________________, (Ф.И.О.)проживающему _____________________________________________________Марка а/т _____________________________ цвет ____________________гос. номер _______________________________________________________Прием "__" ___________________ 20__ г. ч. __________ мин. ________Выдача "__" ___________________ 20__ г. ч. _________ мин. ________Время стоянки ___________________Оплата _________________ руб., налог в бюджет _______________ руб.Итого: _____________________ руб.Подпись кассира ___________________ охранника ____________________Примечание. За материальные ценности, находящиеся в салоне автомобиля, щетки, очистители и зеркала администрация гостиницы ответственности не несет.

Макет формы 12-Г Гостиница ________________________________________________________ 000000 КВИТАНЦИЯ N -------------------- на предоставление дополнительных платных услуг Вид услуг __________________________________________________________________________________________________________________________Сумма ____________________________________________________________Дата _____________________________________________________________

Макет формы 13-Г Гостиница _____________________ Гостиница _____________________ Гостиница _______________________ 000000 000000 000000 КОРЕШОК КВИТАНЦИИ N -------- КОПИЯ КВИТАНЦИИ N -------- КВИТАНЦИЯ N --------на прием вещей в камеру хранения на прием вещей в камеру хранения на прием вещей в камеру хранения От (Ф.И.О.) ____________________ От (Ф.И.О.) ____________________ От (Ф.И.О.) _____________________Количество мест ________________ Количество мест ________________ Количество мест _________________Наименование ___________________ Наименование ___________________ Наименование ____________________________________________________ ________________________________ _________________________________Принял кладовщик кам. хранения Принял кладовщик кам. хранения Принял кладовщик кам. хранения"__" _______________ 20_ г. "__" _______________ 20_ г. "__" _______________ 20_ г.