ТЕМА 10. Документы: виды и назначение Документ (лат.

ТЕМА 10. Документы: виды и назначение

Документ (лат. documentum – доказательство, свидетельство) – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Классификация документов на основе унификации (признаки содержания); стандартизации (формы составления) Цель: организация повышения эффективности работы с документами и их хранения.

Схемы построения текста документа Линейная запись Текст-аналог Трафарет Анкета Таблица

Реквизиты – это обязательные информационные элементы документа, строго закрепленные за определенным местом на бланке, листе: наименование дата регистрационный номер сведения о составителе и т.д. формуляр

Приемы унификации и стандартизации языка служебных документов Унификация — установление единообразия состава и формы документа . Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).

Языковая модель: - логическая и синтаксическая конструкция, охватывающая максимальное количество управленческих функций: мотивация действия речевые действия

Классификация документов По видам деятельности: 1) документы по общим и административным вопросам (могут составляться работниками всех подразделений); 2) документы по функциям управления (составляются работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта и др.)

по наименованиям: приказы, протоколы, акты, служебные записки, договоры и т.д.; по месту составления: внутренние и внешние; по содержанию: простые и сложные; по форме: индивидуальные, трафаретные и типовые; по срокам исполнения: срочные и несрочные; по происхождению: служебные и личные; по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; по средствам фиксации: письменные, графические, фото- и кинодокументы и др. по форме отправления: традиционные почтовые пересылки, электронная почта, факсовые отправления.

Особенности языкового оформления личных документов Нейтральный тон изложения; Лаконичность и краткость; Точность и ясность Использование клише

Личные документы – разновидность деловых бумаг личного характера Заявление Автобиография Резюме Доверенность Расписка Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Договор Трудовой договор

Официальные документы Распорядительные документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления: администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций — приказы, инструкции, указания; кооперативные организации — решения; общественные организации — постановления, распоряжения. Язык, стиль, структура распорядительных документов имеют особенности, обусловленные их особой ролью в системе управленческой документации: жесткую регламентированность, стандартизацию языковых моделей, четкую структуру.

Структура документа Констатирующая часть: кратко излагаются мотивы, причины, цели данного распоряжения (языковые формулы: В соответствии... В целях... Во исполнение... и др.); перечисляются факты, события, дается их оценка; дается пересказ акта вышестоящей организации, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. Распорядительная часть: содержится перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения (языковые формулы: «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает, решил» — в решении, «приказываю» — в приказе, «предлагаю» — в распоряжении). Постановляющая часть: конкретные и четкие формулировки, не противоречащие по смыслу ранее изданным распорядительным документам и не допускающие различных толкований (языковые формулы: создать комиссию в составе..., назначить... на должность..., освободить от занимаемой должности..., контроль за исполнением... возложить на ..., представить к награждению... и др.)

Информационно-справочные и справочно-аналитические документы справки, акты, докладные записки, письма и т.д.; по отношению к организационно-распорядительным документам носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению; информация может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Деловые письма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу); применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Классификация По содержанию и назначению: гарантийное письмо; письмо-просьба; письмо-запрос; оферта (письмо-предложение); письмо-приглашение рекламация (письмо-претензия) и др.; По тематическому признаку: деловая и коммерческая корреспонденция; По структурным признакам: письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные); По признаку адресата: обычные и циркулярные.

Деловая и коммерческая корреспонденция Деловая корреспонденция - переписка, с помощью которой оформляются экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятий и организаций. Коммерческая корреспонденция - переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта.

Набор реквизитов угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовые, телефонные, телефаксные координаты и дату; адресат — наименование организации, ее адреса, служебного лица; необязательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии наименования жанра документа; текст, который несет основную информацию и мотивы ее сообщения; подпись должностного лица.

Культура делового общения Текстовые нормы – требования к построению определённых типов и частей текста. Языковые нормы – ограничение употребления языковых единиц в контексте документов.

Деловой этикет – это порядок поведения, принятый в сфере делового общения Отправителю не рекомендуется: - побуждать к спешке; - навязывать ожидаемый исход решения вопроса; - намекать на мнимую невнимательность; - начинать с констатации отказа. Получателю не рекомендуется - искусственно задерживать ответное послание; - размещать текст ответа на письме-запросе, письме-предложении.

Речевой этикет – это формулы обращения, выражения просьб, поручений, отказов, претензий и проч. Формулы приветствия-обращения Формулы прощания Способ изложения Употребление восклицательного знака Употребление вводных слов и словосочетаний Соблюдение и строгое следование нейтральному доброжелательному тону