Тема 1. Сутність та місце бюджетування в системі

Тема 1. Сутність та місце бюджетування в системі управління підприємством

1.1 Сутність, принципи та способи бюджетування на підприємстві. 1.2 Бюджет як економічна категорія. 1.3 Сутність та етапи бюджетного процесу на підприємстві.

1.1 Сутність, принципи та способи бюджетування на підприємстві Ідеї бюджетування набули значного поширення в країнах Західної Європи, США, Японії, ще у 60-х роках ХХ століття. Термін «бюджетування» почав використовуватися у сучасному мовленні порівняно недавно – із становленням незалежності України. При цьому його трактування та тлумачення є досить різноманітними, часто неоднозначними та суперечливими.

Бюджетування – це управлінська технологія, яка передбачає формування бюджетів для обраних об’єктів та їх використання з метою забезпечення оптимальної структури та співвідношення доходів та витрат, надходжень та видатків, активів та пасивів підприємства чи його ланок для досягнення встановлених цілей з урахуванням впливу середовища функціонування.

Бюджетування в жодному випадку не замінює систему управління, а лише формує новий підхід до управління з позиції збалансованості надходжень та видатків, доходів та витрат, активів та пасивів підприємства. Якісна реалізація бюджетування в межах підприємства можлива лише за умови функціонування відлагодженої бюджетної системи. Бюджетна система (система бюджетування) – це сукупність взаємопов’язаних та взаємодіючих елементів, що задіяні в процесі формування та реалізації бюджетів.

Структурними елементами бюджетних систем є: процес бюджетування; ресурси (трудові, матеріальні, інформаційні, фінансові), що використовуються при реалізації даного процесу; бюджети; технічне та програмне забезпечення; методика бюджетування. Поняття «системи бюджетування» є ширшим від поняття «бюджетування».

Бюджетування є одним із способів подолання існуючих проблем у сфері ліквідності, платоспроможності, ділової активності, рентабельності. Завданнями бюджетування є: планування показників діяльності підприємства в короткостроковому періоді; оптимізація витрат і прибутку; оцінка ефективності роботи центрів відповідальності шляхом аналізу відхилень; виявлення «вузьких місць»; оптимізація фінансових потоків

У теорії та практиці економічної науки зустрічають різні підходи для формування принципів бюджетування: принцип повноти – всі операції підприємства, що призводять до надходжень чи виплат грошових коштів, а також впливають на його фінансові результати, повинні бути відображені в бюджетів; принцип координації означає, що бюджети, окремих центрів прибутковості, витрат, структурних підрозділів повинні складатися з урахуванням можливості їх зведення в єдиний консолідований звіт;

принцип централізації передбачає, що бюджетування є важливим інструментом фінансового управління підприємством, яке повинно здійснюватися з єдиного центру, а отже, всі грошові надходження повинні служити для покриття всіх вихідних грошових потоків; принцип спеціалізації бюджетів вимагає, щоб грошові надходження та виплати відображалися відповідно до їх видів і джерел виникнення, завдяки чому можна проконтролювати рух грошових коштів у розрізі окремих центрів прибутковості та відповідальності;

принцип періодичності бюджетування означає, що бюджети повинні ділитися на окремі періоди, тривалість яких визначається специфікою організації фінансової діяльності підприємства; принцип прозорості передбачає, що бюджети повинні складатися так, щоб усі задіяні в їх виконанні особи чітко уявляли завдання, які перед ними ставляться, та мали стимули до їх виконання; принцип точності означає, що всі операції та результуючі з них грошові надходження і виплати повинні базуватися на реальних прогнозах.

Бюджетування охоплює п’ять взаємопов’язаних підпроцесів, що відображають розроблення різних видів бюджетів на підприємстві: бюджетне планування; бюджетне організування; бюджетне мотивування; бюджетне контролювання; бюджетне регулювання.

Таблиця 1 - Результати реалізації окремих підпроцесів бюджетування на підприємстві

Бюджетування для підприємств створює низку переваг, а саме: осмислення діяльності підприємств в цілому, окремих структурних підрозділів або етапів виробничо-господарського циклу з позиції доходів і витрат, надходжень та видатків, що їх супроводжують, результативності та ефективності. забезпечення цільового використання та економії ресурсів організації,запобігання безгосподарському використанню обмежених ресурсів; створення мотиваційних механізмів, які закладаються у самих бюджетах і пов’язані з результативністю їх використання;

створення можливостей для передбачення майбутніх проблем у діяльності організації чи її структурних підрозділів у зв’язку зі змінами у внутрішньому або зовнішньому середовищах функціонування; визначення оптимального шляху розвитку підприємства на засадах здійснення багатоваріантного аналізу; вивчення менеджерами та працівниками роботи своїх структурних підрозділів і зв’язків з іншими підрозділами та зосередженням уваги на можливостях економії витрат й збільшенні доходів;

зміцнення фінансової дисципліни на господарюючому суб’єкті; створенні можливостей для вибору найбільш перспективних сфер інвестування; покращення фінансової результативності підприємства за рахунок удосконалення управління ресурсами; досягнення відповідного рівня платоспроможності за рахунок удосконалення управління грошовими потоками; підвищення інвестиційної привабливості підприємства.

До недоліків бюджетування віднесемо: різноманітне сприйняття бюджетів у різних людей; складність та висока вартість бюджетування; якщо бюджети не доведені до відома кожного співробітника, то вони не справляють практично ніякого впливу на мотивацію і результати роботи, а замість цього сприймаються як засіб для оцінки діяльності працівників та відстеження їх помилок; бюджети вимагають від співробітників високої продуктивності праці; протиріччя між досягненням цілей і їх стимулюючим ефектом.

1.2 Бюджет як економічна категорія Бюджети є основним результатом реалізації бюджетування, який дає змогу вдосконалити управління в організації з позиції доходів і витрат, надходжень і видатків, активів та пасивів. Походження терміну «бюджет» можна простежити за своєрідною історичною процедурою. Бюджет – це план діяльності підприємства або підрозділу в кількісних (здебільшого у грошовому) вимірниках. Зазвичай бюджети складають на рік, на квартал, на місяць.

На багатьох підприємствах складаються так звані «ковзаючи» бюджети: бюджет, складений на достатньо тривалий період часу (на рік); бюджети коригуються в процесі виконання (щомісячно). Будь-який бюджет складається з двох частин: частини потреб; частини ресурсів, за рахунок яких ці потреби можуть фінансуватись. Основними користувачами бюджетної інформації господарюючих суб’єктів є власники, керівники всіх рівнів управління, фахівці, фінансово-кредитні організації та стратегічні партнери (інвестори і кредитори).

Особливості системи податкового та бухгалтерського обліку в Україні зумовило формування трьох видів основних бюджетів організації: бюджет доходів та витрат; бюджет руху грошових коштів; бюджет активів та пасивів. На більшості вітчизняних підприємств формують лише або бюджет доходів та витрат, або бюджет надходжень та видатків, залежно від пріоритетності бюджетних цілей. Бюджет активів та пасивів на вітчизняних підприємствах практично не формують, оскільки відсутні знання та досвід у цій сфері.

Є велика кількість класифікаційних ознак бюджетів: 1) за тривалістю бюджетного періоду: денні; тижневі; декадні; місячні; квартальні; річні. 2) за відповідністю ресурсної частини та частини потреб: збалансовані; дефіцитні; профіцитні;

3) за об’єктом бюджетування: бюджети видів бізнесу; бюджети операцій; бюджети центрів відповідальності; бюджети конкретних проектів та програм; 4) за способом перенесення витрат на продукцію: бюджети прямих витрат; бюджети накладних витрат; 5) за цільовим призначенням: операційні бюджети; фінансові бюджети;

6) за впливом обсягу виробництва на рівень витрат: бюджет постійних витрат; бюджет змінних витрат; 7) за видами витрат: бюджети поточних витрат; бюджети капітальних витрат; 8) за способом урахування витрат: поелементні бюджети; постатейні бюджети; комбіновані бюджети;

9) за рівнем пристосування бюджетних показників до змін середовища функціонування: стабільні (фіксовані, жорсткі); гнучкі; неперервні; 10) за сферами діяльності: операційної діяльності; фінансової діяльності; інвестиційної діяльності; 11) за рівнем узагальнення: часткові (локальні, проміжні); зведені; 12) за рівнем важливості: основні; допоміжні; спеціальні.

1.3 Сутність та етапи бюджетного процесу на підприємстві. Бюджетний процес відіграє важливу роль у бюджетуванні. Бюджетний процес як технологія бюджетування в часі – це безперервний «тритактний» цикл, де планування на наступний період виробляється на основі план-факт аналізу виконання бюджету звітного періоду (рисунок 1).

Бюджетний цикл – це період часу від початку 1-ої стадії бюджетного процесу, тобто складання зведеного бюджету, до завершення 4-ої стадії – план-факт аналізу виконання зведеного бюджету. В ідеалі на підприємстві бюджетний процес повинний бути безперервним, тобто завершення аналізу виконання бюджету звітного періоду повинне збігатися за часом з розробкою бюджету наступного періоду. Типова схема бюджетування у загальному вигляді може включати етапи та строки, які наведені в таблиці 2.

Таблиця 2 - Етапи бюджетування на підприємстві

Процес бюджетування на майбутній рік починається з вибірки та розрахунку центральною службою контролінгу основних цільових показників монетарного характеру, які випливають зі стратегічного плану. Після цього готується так звана бюджетна резолюція або лист з планування, в якому окреслюються основні орієнтири діяльності підприємства в бюджетному році в розрізі окремих сфер і параметрів діяльності. В листі акцентується увага на основних факторах зовнішнього впливу, доводяться монетарні цілі на бюджетний рік та загальні рекомендації щодо їх досягнення. Бюджетний процес має певну інфраструктуру, яка представлена на рисунку 2.

1. АНАЛІТИЧНА СКЛАДОВА: методологія складання, контролю й аналізу зведеного бюджету; методики бюджетів структурних підрозділів; кваліфікований персонал; 2. ОБЛІКОВА СКЛАДОВА: бухгалтерський облік; оперативний облік; управлінський облік; збір інформації про стан ринку (маркетинговий облік) 3. ОРГАНІЗАЦІЙНА СКЛАДОВА: функції структурних підрозділів; регламент взаємодії між розробниками та виконавцями; система відповідальності; 4. ПРОГРАМНО-ТЕХНІЧНА СКЛАДОВА: технічні засоби; програмне забезпечення.

Підприємство повинне мати у своєму розпорядженні відповідну методологічну і методичну базу розробки, контролю й аналізу виконання зведеного бюджету, а працівники управлінських служб повинні бути досить кваліфікованими, щоб уміти застосовувати цю методологію на практиці. Методична і методологічна база складання, контролю й аналізу виконання зведеного бюджету представляє собою аналітичний блок (або складову) бюджетного процесу.

Для розробки бюджету, контролю й аналізу його виконання потрібна відповідна кількісна інформація про діяльність підприємства, достатня для того, щоб уявити собі його реальний фінансовий стан, рух товарно-матеріальних і фінансових потоків, основні господарські операції. Отже, на підприємстві повинна існувати система управлінського обліку, що реєструє факти господарської діяльності, необхідні для забезпечення процесу складання, контролю й аналізу зведеного бюджету. Система управлінського обліку на підприємстві складає основу облікового блоку (складову) бюджетного процесу.

Бюджетний процес реалізується через відповідну організаційну структуру і систему управління, що існують на підприємстві. Поняття організаційної структури містить у собі: кількість й функції служб апарата управління, у чиї обов'язки входить розробка, контроль і аналіз бюджету підприємства; сукупність структурних підрозділів, що є об'єктами бюджетування, тобто тими центрами відповідальності, яким призначається бюджетний план і які відповідальні за його виконання.

Система управління бюджетуванням – це регламент взаємодії служб апарата управління і структурних підрозділів, що закріплює у відповідних внутрішніх нормативних актах і інструкціях обов'язки кожного підрозділу на кожній стадії бюджетного процесу. Тому, що бюджетний процес є безперервним і регулярним, точно так само регулярно, у відповідний термін в апарат управління зі структурних підрозділів повинна надходити облікова інформація, необхідна для його забезпечення.

З іншого боку, структурні підрозділи повинні вчасно одержувати з апарату управління бюджетне завдання і корективи, внесені в нього протягом бюджетного періоду. Отже, найважливішого складового регламенту бюджетного процесу є внутрішній документообіг – сукупність регулярних, закріплених у відповідних внутрішніх нормативних актах і інструкціях, інформаційних потоків підрозділів підприємства в процесі розробки, контролю й аналізу виконання зведеного бюджету. Організаційна структура і система управління складають організаційний блок (складова) бюджетного процесу.

На середніх і великих підприємствах процес розробки, контролю й аналізу виконання бюджету передбачає реєстрацію й обробку значних масивів інформації, які важко зробити вручну. У бюджетному процесі рівень оперативності і якості обліково-аналітичної роботи істотно підвищується, а кількість помилок зменшується при використанні програмно-технічних засобів (комп'ютерної бази і програмного забезпечення). Програмно-технічні засоби, використовувані структурами підприємства, задіяними в бюджетному процесі, складають програмно-технічний блок (складова) системи бюджетування.

Дякую за увагу.