Тема 1. Система управления как объект
Тема 1. Система управления как объект исследования Лекция 2. Системы управления в экономике. Состав и структура системы управления Характеристика типов структур управления Цели и задачи управления. Законы управления
1. Состав и структура системы управления Система – это упорядоченное множество элементов (компонентов), находящихся во взаимной связи, зависимости и взаимодействии друг с другом и на этой основе образующих целостное единство. При этом, целостное единство является той качественной чертой, которая отличает исследуемую систему от других систем, систему – от среды ее обитания. В этом определении системы важны следующие моменты: а) в систему включается конечное множество элементов, не членимых в пределах этой системы. б) система – не простое множество, а упорядоченное множество взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов. в) система – это не только упорядоченное множество, но и целостное единство элементов на основе ее главной цели.
Управление выработка и осуществление целенаправленных управляющих воздействий на объект, в данном случае, систему, что включает сбор, обработку и передачу необходимой информации, принятие и реализацию соответствующих решений. Управляющие параметры активного воздействия, с помощью которых создается возможность менять ход и направление процессов в системе. Есть 3 группы управляющих параметров в экономических системах: Ø параметры стабилизаторы, которые встроены в обратную связь СУ и являются антикризисными Ø параметры стимуляторы, которые сохраняют и повышают темпы развития системы Ø параметры регуляторы, которые поддерживают сбалансированность экономических показателей
По определению, система управления – это система состоящая из органа управления и объекта управления. ЦЕЛЬ ОРГАН УПРАВЛЕНИЯ U (t+τ) канал прямой связи x. В Y (t) ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ x. Э x. И РЕЗУЛЬТАТ ВНЕШНЯЯ СРЕДА Состав системы управления
Сведения о состоянии объекта управления, субъекта воздействия и среды принято называть информацией состояния. Управляющие воздействия, представляющие собой информацию о том, что, как и когда надлежит сделать объекту управления, называют командной информацией. Командная информация в общем зависит от информации состояния. Эта зависимость может быть выражена следующей формулой: U (t+τ) = F [ Y (t) ], где t – момент времени, к которому относится информация состояния; Y (t) – информация состояния на момент времени t; τ – рабочее время органа управления; F – функция преобразования информации состояния в командную информацию U (t+τ) – командная информация, относящаяся к моменту времени (t+τ) и выработанная на основании информации состояния Y (t).
Существуют следующие виды систем управления (СУ): 1)Системы управления программные или жесткие – существует единственная прямая связь между субъектом управления и объектом управления, по которой поступают управляющие воздействия, обязательные к исполнению (Административно командная СУ). Внешняя среда СУ ОУ 2)Регулируемая система управления использует информацию о реакции объекта на управление и административно экономические методы, учитывает интересы людей. Внешняя среда СУ ОУ
3)Саморегулирующиеся системы управления. Регулирование осуществляется без вмешательства внешних сил. Внешняя среда СУ ОУ 4)Адаптивные системы управления открытые системы; объект управления подвержен возмущающему воздействию; субъект управления – воздействию вышестоящей организации. Все вместе составляют макросреду. Внешняя среда СУ макросреда ОУ
Принципы существования и работы систем управления. 1)Принцип обратной связи обратное воздействие результатов управления системы на процесс этого управления, т. е. использование информации, поступающей от объекта управления. Обратная связь может быть: а) главной внешней или внутренней местной. б) отрицательной или положительной. более действенная СУ местная главная ОУ
2)Принцип внешнего дополнения при управлении большой системой необходимы "неформальные" корректировки решений; полученные из моделей (в прямую связь вписывается внешнее дополнение). Оперативное управление производством. СУ ВД ОУ
3)Принцип необходимого разнообразия разнообразие управляющей системы должно быть не меньше разнообразия объекта управления определяет требования к избирательности управляющей системы, обусловленные тем уменьшением разнообразия объекта управления, которое необходимо для эффективного управления, т. е. сведение множества состояний системы к подмножеству, включающему лишь состояния, оптимальные по отношению к цели управления. 4)Принцип черного ящика представление системы в виде некоего объекта ("черного ящика"), представляющего собой, при настоящем уровне знаний, объект с непознанными внутренними структурой и организацией. Однако можно изучать этот объект по изменениям между входами и выходами системы.
Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся: • детерминированность элементов системы; • динамичность системы; • наличие в системе управляющего параметра; • наличие в системе контролирующего параметра; • наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи. В системах управления детерминированность {первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Вторым требованием системы управления является динамичность, т. е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.
С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решении, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т. е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия. Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.
Итак, мы рассмотрели требования, предъявленные к системе управления как объекту исследования. Что дает нам такое рассмотрение? 1. Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится. 2. Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей. 3. Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает. 4. Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений. 5. Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями. 6. Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности принятии управленческих решений.
2. Характеристика типов структур управления Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. Элементами структуры являются отдельные работники, службы и другие звенья аппарата управления, а отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи — это связи подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности управления, т. е. при наличии нескольких уровней управления. Кроме того, связи в структуре управления могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между так называемыми линейными руководителями, т. е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.
Иерархический тип структур управления 1) Линейные структуры в основном используются при небольшом (<300 человек) количестве сотрудников организации. Линейные структуры обычно характеризуют следующим образом: достоинства: простота подбора руководителей каждого уровня; оперативность принятия и реализации управленческих решений; относительная простота реализации функций управления; недостатки: разобщенность горизонтальных связей; возможность излишней жесткости в управлении; при большом числе уровней управления (> 4) удлиняется процесс принятия и реализации управленческих решений.
Начальник цеха начальник участка 1 начальник участка n бригадир 1 бригадир m бригадир 1 бригадир m мастер 1 мастер s Производственные рабочие Линейная структура управления
2) Основу линейно-функциональных структур составляет так называемый “шахтный” принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и пр. ). По каждой из них формируется иерархия служб ( «шахта» ), пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты работы каждой службы аппарата управления организацией оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Их достоинства: высокий уровень специализации, обеспечивающий высокое качество и высокую эффективность; максимальная адаптация к разнообразным требованиям; относительная простота подбора руководителей нижних уровней управления; а недостатки: нарушение принципа единоначалия; трудности принятия и реализации согласованных управленческих решений; сложность подбора руководителей высших уровней управления.
Руководитель организации Заместители руководителя (по функциям) По По материально маркетингу производств финансам персоналу -техническому обеспечению Функционал Функционал ьные ьные службы по службы по уровням уровням 1 2 3 Объект управления Линейно функциональная структура управления организацией
3) Аналогичные характеристики имеет и так называемая линейно-штабная структура управления, также предусматривающая функциональное разделение управленческого труда в штабных службах различныx уровней. Главная задача линейных руководителей координация действий функциональных служб (звеньев) и направление их в русло общих интересов организации. Линейно штабные структуры обладают следующими достоинствами: эффективное использование производственного и управленческого потенциала для решения экстренных проблем; эффективное решение оперативных задач; недостатками: нарушение принципа единоначалия и необходимость согласования штабных директив с оперативными решениями руководителей; сложность согласования производственных заданий и программ штаба; сложность стабилизации психологического климата в коллективе; неизбежное преобладание организационно распорядительных методов управления над экономическими.
Руководитель Штаб руководителя организации Штаб Руководитель Штаб руководителя подразделения руководителя подразделения Линейно штабная структура управления организацией
4) Разновидностью иерархического типа организации управления является так называемая дивизиональная структура (от англ. слова division — отделение), первые разработки которой относятся к 20 –м годам, а пик практического использования — к 60— 70 м годам нашего столетия. Необходимость новых подходов к организации управления была вызвана резким увеличением размеров предприятий, диверсикацией их деятельности и усложнением технологических процессов в условиях динамично меняющейся внешней среды. Первыми перестройку структуры по этой модели начали крупнейшие организации, которые в рамках своих гигантских предприятий (корпораций) стали создавать производственные отделения, предоставив им определенную самостоятельность в осуществлении оперативной деятельности. В то же время администрация оставляла за собой право жесткого контроля по общекорпоративным вопросам стратегии развития, научно исследовательских разработок, инвестиций и т. п. Поэтому этот тип структуры нередко характеризуют как сочетание централизованной координации с децентрализованным управлением (децентрализация при сохранении координации и контроля).
Органический тип структур управления Органическим называется такой тип структуры управления, который характеризуется индивидуальной ответственностью каждого работника за общий результат. Он отвергает необходимость в детальном разделении труда по видам работ и формирует такие отношения между участниками процесса управления, которые диктуются не структурой, а характером решаемой проблемы. Параметры сравнения Иерархический тип Органический тип Концепция построения Четко определенная Отсутствие иерархии иерархия Тип руководства Моноцентрический, Полицентрический, смена постоянный лидеров по ситуациям Формализация отношений Четко определенные права и Изменяющаяся система норм обязанности и ценностей Жесткое разделение Временное закрепление Организация труда функций за группами Развитие персонала, Источник эффективности Рационально самоорганизация, спроектированная структура инициатива работников
Разновидностями органического типа структур являются проектные, матричные, программно целевые, бригадные формы организации управления. Проектные структуры формируются при разработке организации проектов, под которыми понимаются любые процессы целенаправленных изменений в системе, например, модернизация производства, освоение новых изделий или технологий, строительство объектов и т. п. Матричная структура представляет собой решетчатую организацию, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей: одной стороны — непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь руководителю проекта, с другой — руководителю проекта (целевой программы), который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии с запланированными сроками, ресурсами и качеством. Бригадная структура. Ее основу составляет бригадная форма организации труда и производства, давно известная во всем мире, в том числе и в нашей стране. Однако только в 80 е годы появились объективные возможности для наиболее полного использования всех преимуществ этой формы. К ним в первую очередь надо отнести ускорение всех процессов, связанных с обновлением продукции и технологии, ориентацию многих предприятий на небольшие по емкости рынки, повышение требований к качеству обслуживания потребителей и времени выполнения заказов.
Руководитель программы Руководитель организации Руководитель … Руководитель 1 2 n Подразделени Руководитель е 1 е 2 еn проекта 1 Руководитель проекта 2 Руководитель проекта s Матричная структура управления
3. Цели и задачи управления. Законы управления Цель управления является ведущим элементом в деятельности руководителя (менеджера). Целенаправленность предполагает осознанное движение к четкой и ясной цели, несмотря на все препятствия и даже вопреки им. Под целью в управлении понимают некоторый идеальный, заранее заданный результат, которого следует достичь Всякая цель обладает двойственностью содержания. С одной стороны, цель вытекает из действия законов и закономерностей объективного мира, то есть она объективна. С другой стороны, цель человека есть его идеальная конструкция, субъективное построение, то есть она имеет субъективный характер. Именно в этом плане говорят о двойственности содержания, двойственности характера цели управления. От цели управления как некоего заранее заданного идеального конечного результата всегда необходимо отличать реально достигнутый результат (эффект). Здесь могут быть следующие варианты. Во первых, конечный результат может быть не толь ко предельно близким к поставленной цели, но и даже в чем то превосходить ее отдельные составляющие. Значительно чаще возможен второй вариант — достигнутый результат все же уступает поставленной цели. И наконец, в управлении весьма часто наблюдается третий вариант исхода, когда достигнутые результаты приходят в явное противоречие с поставленными ранее целями.
К цели предъявляются определенные требования, к числу которых можно отнести: Ø всестороннюю научную и практическую oбocновaнность цели как отражение совокупности требований множества законов объективного мира; Ø четкую определенность цели, формулировку ее в понятиях, терминах реально достижимого состояния; Ø четкую формулировку необходимых и достаточных условий реализации целей (ресурсы, сроки, исполнители). К целям управления применимы все положения теории больших систем. Для целей характерны свойства синергичности, эмерджентности, неаддитивности мультипликативности и т. д. В зависимости от характера поставленной цели различают: * ситуационное управление, когда цель остается более или менее стабильной и, главным образом, необходимо управление функционированием социально экономической системы. В этом случае управление осуществляется пo отклонениям, то есть система управления реагирует на отклонения (реактивное управление); * программное управление, когда цель формулируется в программе действий (программно-целевое управление); * при особом значении цели говорят о целевом управлении, например, для ликвидации социально экономического кризиса. Здесь речь может идти как о программно целевом, так и проблемно-ориентированном управлении. Если программа и может быть сформулирована четко, а внимание должно быть уделено решению проблем, цель соединяется с программой. В ходе разрешения проблем уточняется и содержание целей.
К числу основополагающих понятий в управленческой деятельности относится также категория задачи. Задача — это некоторая совокупность вопросов, подлежащих решению, а также условий, необходимых для этого решения. Задачи, как и цели, подчиняются принципам пост роения и функционирования больших систем: они могут быть подвергнуты декомпозиции, для них характерны свойства синергичности, неаддитивности, эмерджентности и т. д. «Дерево» задач, характеризующее задачу как большую систему, стоящую перед социально экономической системой, также является важным элементом программноцелевого управления. Категорию задачи следует отличать от категории про блемы, проблемной ситуации. Проблема может рассматриваться как основное противоречие между ситуацией и целью и как основное звено изменения ситуации в направлении достижения цели. Категория проблемы в целом значительно шире, чем категория задачи. Задача более связана с самой деятельностью руководителей, потребностями и интересами, а проблема – с соответствием ситуации и цели.
Классификация задач Ø 1. Собственно управленческие задачи, связанные с оперативным управлением и руководством, реализацией руководителями функций управления, распределением прав и полномочий; Ø 2. Организационно экономические задачи, связанные с обеспечением единства и организационной целостности социально экономических систем, достижением требуемых технико экономических параметров систем, соблюдением финансовой дисцип лины и т. д. ; Ø 3. Идейно воспитательные задачи, связанные с формированием нравственных и мировоззренческих критериев и идеалов, соответствующих общественным взглядам и установкам, потребностям социально экономического развития; Ø 4. Социально психологические задачи, связанные с совершенствованием многообразных взаимоотношений между членами коллектива, формированием и развитием психологического климата в коллективе, стиля управления, мотивации духовных сти мулов самоутверждения и самовыражения; , Ø 5. Научно технические, технологические задачи, связанные с обеспечением исследовательских, конструкторских, технологических решений.
Задачи 1 - n Цель 1 вопросы условия Результат 1 Цель 2 Задачи 1 - s Результат 2 Последовательность целей и задач
Законы управления В сфере управления, как и любой другой сфере сознательной деятельности общества, действуют многообразные законы. Будучи познанными и правильно использованными, они предоставляют руководителям широкое поле для созидательной и эффективной работы. Законы управления, поскольку они имеют всеобщий характер, должны иметь характер всеобщности для всех общественных формаций, для всех способов производства. Бесконечность содержания процессов и явлений объективного мира предполагает и бесконечность законов, в нем действующих. Поэтому речь может идти только о тех из них, которые вскрыты и достаточно исследованы на современном этане развития. Такими являются: Ø закон единства и целостности системы управления; Ø закон обеспечения необходимого числа степеней свободы системы управления; Ø закон необходимого разнообразия систем управления; Ø закон соотносительности управляющих и управляемых систем.
Закон единства и целостности системы управления Этот закон гласит, что система управления (то есть управляющая система) должна обладать организационным и функциональным единством. Она должна также содержать все необходимые элементы, объективно требуемые целями и задачами управления. Функциональная целостность означает, что система управления должна реализовывать все функции, необходимые для эффективного развития и функционирования социально экономических систем и процессов. Нерешенность проблемы единства и целостности системы управления, в частности, обусловливают: Ø — несогласованность, а подчас и противоречивость актов законодательной и исполнительной власти, принимаемых и действующих в обществе; Ø — несогласованность в формировании и реализации бюджета; Ø отсутствие обоснований объемов отчислений реги онов в госбюджет и несоответствие их бюджетов реальным нуждам.
Закон обеспечения необходимого числа степеней свободы системы управления Обеспечение необходимого числа степеней свободы достигается универсальностью законодательных актов, четкостью подзаконных актов, разъяснениями и комментариями исполнительной власти, что в совокупности характеризует гибкость системы управления. Число степеней свободы управляющих систем ограничивается рамками принятых в стране законов, нормами исцолнительной власти, международными и: национальными нормами, обычаями, обыкновениями. Жесткость системе управления придают и субъективные ограничения — уровень квалификации руководителей, их способность оценивать окружающую обстановку, использовать резервы и т. д.
Закон необходимого разнообразия систем управления Этот закон заключается в том, что системы уп равления должны обладать необходимым разнообразием в соответствии с потребностями управляемой системы. Разнообразие систем управления обусловлено разно образием факторов различной природы — отраслевых, природно климатических, этнических, демографических, профессионально квалификационных, религиозных, культурных и т. д. Более того, различия в системах управления могут быть даже связаны с личностью руководителя и его ближайших подчиненных. Важным фактором функционального и структурного разнообразия систем управления выступают также формы собственности. Однако во всех случаях должны соблюдаться законодательные и подзаконные акты, нормы, обычаи, обыкновения.
Закон соотносительности управляющих и управляемых систем Соотносительность систем означает, что они должны соответствовать другу по функциональным и структурным возможностям, уровням, направлениям целям и задачам развития. Во первых, соотносительность систем необходимо понимать как их адекватность в плане интенсивного и экстенсивного развития. Во вторых, соотносительность систем означает, что функциональной сложности управляемых систем должна соответствовать более высокого порядка функциональная сложность управляющих систем. В третьих, соотносительность систем необходимо понимать и в том плане, что совершенствование управляющей системы должно осуществляться более динамичными темпами, чем управляемой.
