Скачать презентацию Специфика действий руководителя в кризисной ситуации Владислав Севастьянов Скачать презентацию Специфика действий руководителя в кризисной ситуации Владислав Севастьянов

Специфика кризисного управления.ppt

  • Количество слайдов: 49

Специфика действий руководителя в кризисной ситуации Владислав Севастьянов Сертифицированный специалист по управлению проектами Специфика действий руководителя в кризисной ситуации Владислав Севастьянов Сертифицированный специалист по управлению проектами

Опыт управления кризисными проектами говорит о том, что: • • • Управление – такая Опыт управления кризисными проектами говорит о том, что: • • • Управление – такая же наука, как физика и химия, и ее законы действуют независимо от того, знает координатор об их существовании или нет. Наибольшую трудность представляет то, что основная часть инструментов руководителя нематериальна: время, еще не состоявшиеся события, информация, логические связи событий и т. п. Ошибки руководителя дают эффект снежного кома, поскольку на них накладываются действия исполнителей. Наиболее коварны мелкие ошибки по той причине, что в момент возникновения они заметны только профессионалу, и обнаруживаются уже в тот момент, когда ком вырос до внушительных размеров. В условиях кризисного проекта ком вырастает на порядок быстрее.

Особенности кризисных проектов. Планирование Определение цели Концепция Составление Плана Проекта Разработка Формирование результатов Реализация Особенности кризисных проектов. Планирование Определение цели Концепция Составление Плана Проекта Разработка Формирование результатов Реализация Анализ Хода Проекта Завершение Время

Особенности кризисных проектов. Ресурсы Обычный проект Кризисный проект Люди Время Бюджет Люди Материальные ресурсы Особенности кризисных проектов. Ресурсы Обычный проект Кризисный проект Люди Время Бюджет Люди Материальные ресурсы

Особенности кризисных проектов. Ресурсы • Как минимум один из ресурсов сильно ограничен. В случае Особенности кризисных проектов. Ресурсы • Как минимум один из ресурсов сильно ограничен. В случае поисковых проектов это время. • В кризисных проектах отсутствует управление бюджетом. Вместо него мы имеем уже привлеченные ресурсы, минуя фазу расходования денег. • Важнейшим ресурсом становится информация, а также способы ее распространения. От этого зависит время реакции.

Что гарантирует успех? • • • Отлично подготовленная команда Доступ к любому оборудованию Достаточный Что гарантирует успех? • • • Отлично подготовленная команда Доступ к любому оборудованию Достаточный запас времени Управление предметной областью Управление изменениями Управление коммуникациями Управление рисками Управление качеством Управление контрактами

Два подхода к управлению • Проблемно-ситуационный • Планово-системный Проблемно-ситуационный подход в десятки раз более Два подхода к управлению • Проблемно-ситуационный • Планово-системный Проблемно-ситуационный подход в десятки раз более затратен, и как следствие, неприемлем. Суть планово-системного подхода: все 9 функций взаимосвязаны и влияют на результат.

Требования к планированию • Наличие конечного списка выполняемых задач в виде иерархического списка. – Требования к планированию • Наличие конечного списка выполняемых задач в виде иерархического списка. – Одна задача – одно действие – Если одна задача описывает более чем одно действие, ее необходимо разбить на подзадачи. • Указание длительности каждой задачи • Наличие взаимосвязей между задачами – Если для задачи отсутствуют связи, такую задачу надо исключить из проекта. • Определение для каждой задачи ресурсов (исполнителей)

Пример правильно сформированного плана Пример правильно сформированного плана

Основное противоречие кризисного управления • План необходим, поскольку он дает визуализацию нематериальных инструментов • Основное противоречие кризисного управления • План необходим, поскольку он дает визуализацию нематериальных инструментов • На составление плана, удовлетворяющего требованиям, нужно много времени • Время – главный ресурс, который должен экономить координатор Решение проблемы – планирование под прогноз.

Виды планирования • Долгосрочное, горизонт 1 год • Среднесрочное, горизонт 1 -3 месяца • Виды планирования • Долгосрочное, горизонт 1 год • Среднесрочное, горизонт 1 -3 месяца • Краткосрочное, горизонт 1 -5 дней На основании реальной информации делается только краткосрочное планирование. Остальные основываются на усредненной прогнозной ситуации.

Использование планирования под прогноз • Определяются задачи, которые будут присутствовать в плане независимо от Использование планирования под прогноз • Определяются задачи, которые будут присутствовать в плане независимо от условий поиска • Даются усредненные оценки длительностей задач • Составляется план-шаблон • На месте этот шаблон правится под реальные условия.

Управление предметной областью • Технологические требования, описывающие основные принципы и методы, которые будут использованы Управление предметной областью • Технологические требования, описывающие основные принципы и методы, которые будут использованы для достижения цели. • Задачи, которые необходимо выполнить для того, чтобы цель была достигнута в соответствии с технологическими требованиями.

Задача выполняется так, как она поставлена • • • S M A R T Задача выполняется так, как она поставлена • • • S M A R T – Specific (Конкретизирована) – Measurable (Измерима) – Agreed (Согласована всеми участниками) – Realistic (Реальна) – Time bound (Определена во времени)

Оповещение о начале поисков – частный случай постановки задачи Геннадий Петрович Вершинин 71 год. Оповещение о начале поисков – частный случай постановки задачи Геннадий Петрович Вершинин 71 год. Ушел 01 сентября в районе 16 часов. Шатурский район, деревня Минино Дед поддерживал связь, последнее время не отвечает. Состояние по разговору плохое. Проезд: На 11 км МКАДа поворот на Новорязанское ш. Далее будет резкий поворот налево на Рязанское ш. Затем поворот направо на Егорьевское ш. Продолжаем движение по ул. Гаршина и далее по Егорьевскому ш. На 85 километре Егорьевского шоссе на круговом движении поворот на Шатуру. Связь: LPD: канал 29, частота 433. 775 Ci. Bi: 25 канал сетки D (Alan сетка E) модуляция FM Координаты лагеря дер. Сидоровская 55 27 302 039 40 065 инфа у Андрея (Школьник) 8(905) 748 68 59

Управление временем • Время – главное ограничение поисковой операции • Планирование начинается с определения Управление временем • Время – главное ограничение поисковой операции • Планирование начинается с определения ограничения по времени в конкретных условиях • Основная задача координатора – вписать выполнение всех задач в рамки полученного ограничения

Приемы сокращения времени на всю операцию • Определение взаимосвязей задач и назначение высших приоритетов Приемы сокращения времени на всю операцию • Определение взаимосвязей задач и назначение высших приоритетов тем, от которых зависит выполнение всех остальных. • Максимальное запараллеливание задач • При необходимости – введение дополнительных ресурсов, но с четким пониманием, под какую задачу они нужны

Время на выполнение отдельной задачи складывается из: • Времени на подготовку. • Времени на Время на выполнение отдельной задачи складывается из: • Времени на подготовку. • Времени на выполнение. • Затрат времени, вызванных транзакционными издержками. Транзакционные издержки – это затраты на преодоление факторов, мешающих выполнению задачи.

Задача: перемолоть мясо в мясорубке Подготовка Сборка и установка мясорубки Выполнение Перемалывание мяса ТИ Задача: перемолоть мясо в мясорубке Подготовка Сборка и установка мясорубки Выполнение Перемалывание мяса ТИ Сопр. на ручке ТИ Тупые ножи ТИ Соскакивает ручка

Управление ресурсами. Специфика кризисной ситуации • На каждую задачу необходимо планировать два ресурса: основной Управление ресурсами. Специфика кризисной ситуации • На каждую задачу необходимо планировать два ресурса: основной и резервный, который продолжит выполнение задачи в случае выбытия основного. • Повышенные требования к наличию резервов. В обычном проекте норма – 20% ресурсов в резерве, для кризисного проекта цифра в полтора-два раза выше.

Управление людскими ресурсами • Координатор должен иметь максимально полную информацию о тех людях, которыми Управление людскими ресурсами • Координатор должен иметь максимально полную информацию о тех людях, которыми он располагает. К этой информации относятся: – Наличие опыта, который может быть использован в поисковых операциях. – Время, на которое человек прибыл. – Наличие необходимого снаряжения и опыта его применения. • Особенностью людских ресурсов является необходимость планировать их восстановление: питание, отдых и т. д.

Управление материальными ресурсами. «Точно вовремя» • Каждый ресурс должен появляться в то время и Управление материальными ресурсами. «Точно вовремя» • Каждый ресурс должен появляться в то время и в том месте, где и когда в нем возникает потребность • Появившись раньше, ресурс не работает и в некоторых случаях приходит в негодность • Если ресурс появился позже – простаивают те люди, которым ресурс необходим для выполнения задачи

Пример: группа вездеходы 30 км Обед Приготовление обеда Доставка топлива 40 км Пример: группа вездеходы 30 км Обед Приготовление обеда Доставка топлива 40 км

Ресурсный план • План потребности в ресурсах вытекает из основного плана проекта и является Ресурсный план • План потребности в ресурсах вытекает из основного плана проекта и является его неотъемлемой частью • При старте поиска одной из первоочередных задач координатора является определение потребности в ресурсах • Координатор сам не занимается поиском ресурсов, а передает ресурсный план в группу обеспечения и инфогруппу • К моменту старта поиска по каждому ресурсу необходимо иметь четкое понимание, откуда его можно получить.

Управление изменениями • Получение и анализ информации об изменении. • Выработка решения о реагировании Управление изменениями • Получение и анализ информации об изменении. • Выработка решения о реагировании на ситуацию. • Корректирующее воздействие. Снижение суммарного времени реакции на изменение легче всего проводить за счет первого и второго этапа На первом этапе затраты времени полностью зависят от управления коммуникациями На втором этапе координатору необходима плотная информационная поддержка от инфогруппы

Снижение времени на принятие решения • Анализ прецедентов, то есть поиск информации о том, Снижение времени на принятие решения • Анализ прецедентов, то есть поиск информации о том, не решал ли аналогичную проблему кто-то раньше, и если решал, то как и к каким последствиям это привело. На момент начала поиска необходимо располагать уже подобранными источниками информации. • Метод «мозгового штурма» . На помощь координатору с использованием всех имеющихся способов связи привлекается группа специалистов, которые обсуждают сложившуюся ситуацию и вырабатывают решение.

Корректирующие воздействия • Ключевой вопрос: кто должен об этом знать? • Запаздывание корректирующих воздействий Корректирующие воздействия • Ключевой вопрос: кто должен об этом знать? • Запаздывание корректирующих воздействий ведет к росту транзакционных издержек • Корректирующее воздействие должно быть обеспечено ресурсами, что еще раз подчеркивает важность наличия резервов.

Управление коммуникациями • Информация – важнейший ресурс в кризисной ситуации • Согласно принципу «точно Управление коммуникациями • Информация – важнейший ресурс в кризисной ситуации • Согласно принципу «точно вовремя» она должна доставляться туда, где она востребована ровно в те моменты, когда в ней возникает потребность. Коммуникации - открытые каналы для многократного обмена информацией, как правило создаваемые для решения каких-либо вопросов, связанных с исполнением задач. Контакты – однократные обмены информацией в рамках коммуникации

Почему важна система коммуникаций? • При каждом контакте в рамках коммуникации теряется или искажается Почему важна система коммуникаций? • При каждом контакте в рамках коммуникации теряется или искажается порядка 5% передаваемой информации. Соответственно, при оптимальной структуре коммуникаций такие потери могут быть сведены к минимуму. • В оптимизированной системе коммуникаций принятие управленческих решений происходит максимально быстро. • Корректное прохождение информации позволяет исключить получение ненужной информации и не допускать возникновения «зависших» вопросов.

Количество контролируемых коммуникаций и эффективность управления Количество контролируемых коммуникаций Качество управления От 3 до Количество контролируемых коммуникаций и эффективность управления Количество контролируемых коммуникаций Качество управления От 3 до 5 Стабильное функционирование От 5 до 8 Функционирование с периодическими сбоями От 8 до 10 Более 10 Нестабильное функционирование с постоянными сбоями Коллапс управления

Структура оптимизированных коммуникаций Структура оптимизированных коммуникаций

Принципы функционирования оптимизированных коммуникаций • Каждая группа и каждый из участников имеет только одну Принципы функционирования оптимизированных коммуникаций • Каждая группа и каждый из участников имеет только одну точку входа, через которую поступает информация от других участников и групп. Обычно это координаторы или старшины. • Количество уровней подчиненности (а следовательно, и количество контактов при передаче информации) сводится к минимуму, чтобы по возможности избежать потерь при передаче информации. • Прямые коммуникации между конечными исполнителями открываются только с санкции координатора. Каждый контакт в рамках коммуникации контролируется им же. • Контакты могут осуществляться только в рамках той или иной коммуникации. • Коммуникация закрывается координатором после выполнения задачи, под которую она была создана.

Управление рисками • Риск – воздействие непредвиденных событий, способных нанести определенный ущерб и препятствовать Управление рисками • Риск – воздействие непредвиденных событий, способных нанести определенный ущерб и препятствовать достижению цели • Факторы риска – Рисковые события, оказывающие негативное воздействие – Вероятность появления рисковых событий – Оценка ущерба, наносимого при наступлении рискового события

Оценка рисков Название риска Вероятность возникновения, % Вероятность неуспешного Степень угрозы завершения проекта при Оценка рисков Название риска Вероятность возникновения, % Вероятность неуспешного Степень угрозы завершения проекта при проекту в целом, рисковом событии, % % Риск 1 60 100 60 Риск 2 90 90 81 Риск 3 90 1 0. 9 Риск 4 5 100 риска 5 Затраты, понесенные на своевременное демпфирование угрозы от риска, от 10 до 100 раз меньше, чем те затраты, которые возникают при наступлении рискового события. Обязательным условием является увязка оценки рисков с управлении изменениями: риски переоцениваются при каждом изменении.

Возможные реакции на риск • • Принятие Демпфирование Страхование Перенос В кризисной ситуации применяются Возможные реакции на риск • • Принятие Демпфирование Страхование Перенос В кризисной ситуации применяются только принятие и демпфирование риска

Что такое утечка ресурсов? Утечка ресурсов – ситуация, заставляющая координатора дополнительно расходовать время и Что такое утечка ресурсов? Утечка ресурсов – ситуация, заставляющая координатора дополнительно расходовать время и ресурсы для достижения того же самого результата

Основные признаки утечки ресурсов • Расходование ресурсов вхолостую. Все что-то делают, а результата в Основные признаки утечки ресурсов • Расходование ресурсов вхолостую. Все что-то делают, а результата в виде выполненных задач это не дает. • Взаимоотношения между участниками поиска принимают форму хронического конфликта. • Работа на поиске ведется в режиме постоянного аврала, возникшие проблемы решаются за счет увеличения нагрузки на ресурсы.

Утечки ресурсов при нарушении критериев SMART S M A R T – Specific (Конкретизирована) Утечки ресурсов при нарушении критериев SMART S M A R T – Specific (Конкретизирована) – Measurable (Измерима) – Agreed (Согласована всеми участниками) – Realistic (Реальна) – Time bound (Определена во времени)

Последствия нарушения критериев SMART • Нарушение принципов Конкретизирована и Измерима приводит к тому, что Последствия нарушения критериев SMART • Нарушение принципов Конкретизирована и Измерима приводит к тому, что задача выполняется итеративно методом последовательных приближений. Задача про бабушкины котлеты. • Нарушение принципа Определена во времени влечет неоправданное увеличение срока выполнения задачи или вынуждает на действия в режиме аврала. Студенческий синдром.

Задача: приготовить котлеты такие же, как бабушкины, при условии, что бабушка умерла Это бабушкина Задача: приготовить котлеты такие же, как бабушкины, при условии, что бабушка умерла Это бабушкина котлета? Нет, это вообще не котлета Это бабушкина котлета? Это котлета, но не бабушкина Это бабушкина котлета? Да

Нарушение принципа Согласована Задача: разработать портал, способный хранить контент и имеющий функции администрирования. Термин Нарушение принципа Согласована Задача: разработать портал, способный хранить контент и имеющий функции администрирования. Термин Определение заказчика Определение исполнителя. Портал Средство управления комплексом вебресурсов с одной консоли. Централизованное средство представления информации, получаемой из разных ресурсов Контент Стиль представления и оформления документов на каждом из сайтов. Набор документов, представляемых на портале. Администриров ание Возможность перемещения документов Определение прав пользователей на между сайтами портала с изменением доступ к информации стиля оформления Результат: заказчик трижды требовал смены проектной команды, потому что его не устраивал представленный результат.

Нарушение принципа Реалистична: синдром морской пехоты • Имеется в наличии один или несколько успешных Нарушение принципа Реалистична: синдром морской пехоты • Имеется в наличии один или несколько успешных поисков. • Условия каждой следующей задачи становятся жестче по отношению к условиям предыдущей. Если в прошлый раз задача была выполнена за 8 часов, то в следующий раз мы сможем сделать то же самое за 6 … 5 … 4 … и так далее. • «Настоящим десантникам нужны только ножи» (Отто Скорцени). Иными словами, появляется уверенность в том, что с имеющимся опытом может быть выполнена любая задача и на любых условиях. • Рано или поздно поставленные задачи входят в противоречие в принципом R (Реалистичны).

Управление изменениями: блуждающая цель Цель -2 Постановка задачи -2 Цель -1 Постановка задачи -1 Управление изменениями: блуждающая цель Цель -2 Постановка задачи -2 Цель -1 Постановка задачи -1 Стартовая ситуация

Нарушение коммуникаций: эффект сороконожки • Коммуникации в проекте создаются и исчезают абсолютно хаотично • Нарушение коммуникаций: эффект сороконожки • Коммуникации в проекте создаются и исчезают абсолютно хаотично • Информацию, циркулирующую по системе коммуникаций, невозможно ни отследить, ни проверить • Вводные и задачи приходят из разных источников и зачастую противоречат другу

Слом системы коммуникаций: нарушение принципа единоначалия Слом системы коммуникаций: нарушение принципа единоначалия

Слом системы коммуникаций: избыточность звеньев передачи информации Слом системы коммуникаций: избыточность звеньев передачи информации

Идентификация контакта в рамках коммуникации: разгром Африканского корпуса • • • После первого дня Идентификация контакта в рамках коммуникации: разгром Африканского корпуса • • • После первого дня боев командующий Африканским корпусом генерал Роммель отправляет в ставку Гитлера донесение, в котором указывает, что ввиду изменения обстановки удержать позиции первого рубежа невозможно. В связи с этим запрашивалось разрешение отвести войска на гораздо лучше укрепленные позиции второго рубежа обороны. По причинам чисто бюрократическим донесение Роммеля попадает к Гитлеру с задержкой в сутки. Гитлер, давно собиравшийся сделать войскам Африканского корпуса «идеологическую накачку» , готовит приказ с призывом к солдатам проявлять стойкость и мужество. Поскольку никакой полезной информации приказ не содержит, его отправка откладывается в течение нескольких недель. Наконец, в какой-то момент приказ все-таки отсылается Роммелю. По фатальному стечению обстоятельств, во-первых, отправка происходит именно в тот день, когда Роммель посылал свое донесение, а во-вторых, приказ содержит фразу о необходимости удерживать текущие позиции до последней возможности. Роммель воспринимает полученный приказ как ответ на свое донесение с просьбой разрешить отвод на второй рубеж. В итоге на следующий день Африканский корпус вступает в бой на позициях первого рубежа. К тому моменту, когда ситуация с донесением и приказом прояснилась, Африканский корпус был разгромлен.

Переоценка рисков при управлении изменениями Название риска Вероятность возникновения, % Вероятность неуспешного Степень угрозы Переоценка рисков при управлении изменениями Название риска Вероятность возникновения, % Вероятность неуспешного Степень угрозы завершения проекта при проекту в целом, рисковом событии, % % Риск 1 60 100 60 Риск 2 90 90 81 Риск 3 90 1 0. 9 Риск 4 5 100 риска 5 Название риска Вероятность возникновения, % Вероятность неуспешного Степень угрозы завершения проекта при проекту в целом, рисковом событии, % % Риск 1 60 100 60 Риск 2 90 90 81 Риск 3 90 1 0. 9 Риск 4 75 100 75 риска

Предварительная подготовка координатора • Предварительное планирование под прогноз. Шаблон плана поисковой операции. • Шаблон Предварительная подготовка координатора • Предварительное планирование под прогноз. Шаблон плана поисковой операции. • Шаблон ресурсного плана, полученный из общего шаблона. • Предварительно выстроенная система коммуникаций с разделением зон ответственности • Оценка повторяющихся рисков поисковой операции и источников их демпфирования • Информационная база прецедентов • Анализ результатов после каждых учений или поисков и корректировка всех шаблонов