Современные требования к оформлению управленческих документов Лекция, 2008

Современные требования к оформлению управленческих документов Лекция, 2008 г. Рудко Анастасия Марсовна

Типология документов по происхождению: личные официальные (в т.ч. относящиеся к личности)

по способу документирования: рукописные письменные изобразительные графические фотодокументы фонодокументы кинодокументы документы, созданные с помощью компьютерной техники

в зависимости от отношения к аппарату управления: входящие исходящий внутренние

по количеству затронутых вопросов: простые сложные

по ограниченности доступа: секретные несекретные

по способу изложения текста: индивидуальные трафаретные типовые

по степени подлинности: подлинники (оригиналы) черновой документ копии (факсимильная и свободная) дубликаты

по срокам хранения: постоянного долговременного (свыше 10 лет) временного (до 10 лет)

в зависимости от сферы деятельности: управленческие научные технические производственные и т.п.

по назначению документов: распорядительная деятельность выражается в издании приказов, постановлений, распоряжений планирование – планов, регламентаций, положений учет – статистическая, бухгалтерская документация

по способу передачи документов: письма телеграммы телефонограммы факсограммы

История “Генеральный регламент” (1709 г.) С 18 века все делопроизводство регламентируется, включая челобитные С 19 века появляются Письмовники В 1920х гг. разработка форм документов К концу 1930х гг. сложился метод видовой унификации, т.е. по видам документов В 1960х гг. с развитием автоматизации отказ от видовых стандартов и переход к системе документации

Развитие системы документации 1. Выделение управленческой функции 2. Определение минимального набора документов 3. При анализе документов выделение необходимого и достаточного набора реквизитов 4. Закрепляется за каждым реквизитом определенного места

Требования к бланкам Бланк - совокупность реквизитов, идентифицирующих авторов служебных документов Бланк - лицо организации

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4, А5 (С 1920х гг) Бланки изготавливаются полиграфическим способом или с применением компьютерной техники

Поля: Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Возможно увеличение на +10 мм

Виды бланков по расположению реквизитов: Продольный бланк

Угловой бланк с флагово-центровым расположением реквизитов

Угловой бланк с флаговым расположением реквизитов

Виды бланков по содержанию документа: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа бланк должностного лица Все обязательны?

Отличия бланков по составу реквизитов: 1. Герб РФ или герб субъекта РФ или эмблема 2. Автор (без адреса) 3. ВИД документа 4. ______№_______ 5. Место издания 1. Герб РФ или герб субъекта РФ или эмблема 2. Автор 3. Справочные данные об организации авторе 4. ______№_______ 5. На №___ от ______

01 - Государственный герб Российской федерации Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"

Многоцветный герб РФ на бланках: Президента Федерального собрания Государственной Думы Конституционного суда Верховного суда Высшего арбитражного суда Правительства

Одноцветное изображение герба РФ на бланках: Администрации Президента Полномочных представителей Президента Федеральных органах исполнительной власти Генеральной прокуратуры Центральной избирательной комиссии Счетной палаты Центробанка РФ

Одноцветное изображение герба без геральдического щита на бланках: Организаций при Президенте, при Правительстве Федеральных судов Органов прокуратуры Дипломатических представительств Межведомственной комиссии по защите государственной тайны

Гербовые бланки: Бланки строгой отчетности Изготавливаются только типографским способом

ВЗАИМОИСКЛЮЧАЮЩИЕ реквизиты: 01 - Государственный герб РФ 02 - герб субъекта РФ 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Изображение: Герб всегда изображается НАД наименованием организации по центру Эмблема организации может изображаться на уровне наименования

08 - наименование организации (автор) Наименование федерального органа исполнительной власти должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом федеральном органе исполнительной власти При наличии сокращенного наименования федерального органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного Над наименованием федеральной службы или федерального агентства, находящихся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого они находятся (не более 3 степеней подчиненности) Ниже должность (на должностных бланках)

10 - наименование вида документа Согласно ОКУД ВИД (заглавными буквами без пробелов)

09 - справочные данные об организации Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти включают: 1. Почтовый адрес (улица, дом, офис, город, страна, индекс) 2. Номер телефона и другие сведения по усмотрению федерального органа исполнительной власти (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, банковские реквизиты и т.д.).

В каких случаях реквизиты «Вид документа» и «Справочные данные об организации» становятся взаимоисключающими?

11 - дата документа Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Написание даты Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 20.05.2008 Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 20 мая 2008 г.

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа Важен, т.к. облегчат поиск входящего документа Реквизит пуст, если письмо инициативное

14 - Место составления или издания документа Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

15 - Адресат Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент управления делами Ведущему специалисту А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Генеральному директору объединения "Ростекстиль" В.Д. Иванову

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес, например: Бельдовой М.В. Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32 Москва, 117574 При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее

Адресатов - не более 4. Если больше, то … В реквизите НЕЛЬЗЯ допускать обращение «господину» В реквизите НЕЛЬЗЯ ничего сокращать Ограничения для всех реквизитов 28 знаков на строке, если больше, то ..

Реквизиты текста: Заголовок Сам текст Отметка о наличии приложения

18 - заголовок к тексту Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например: ПРИКАЗ Об изменении штатного расписания "чего?" ("кого?"), например: Должностная инструкция главного бухгалтера

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться

20 - текст документа Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Формы изложения: Распорядительные, принятые на основе единоначалия (приказы, распоряжения, указания) от 1 лица, ед.ч. Приказываю На основе коллегиальности от 3 лица, ед.ч. Совет постановляет Совет решил Протокол форма прош. вр., мн. ч. Слушали, приняли, постановили

Письмо (3 возможные формы) 3 лицо, наст. р. Фирма предлагает Мн. ч., 1 лицо, наст. вр. Мы направляем 1 лицо, ед.ч., наст. вр. прошу, предлагаю НО личное местоимение Я не употребляется

21 - Отметка о наличии приложений Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Состав удостоверения документа: подпись гриф утверждения оттиск печати

22 - подпись Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем федерального органа или, по его поручению, первым заместителем руководителя. Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

16 - гриф утверждения документа На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федерального архивного агентства ________________ А. М. Петров (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. УТВЕРЖДЕНО Приказом Росархива от 16.03.2005 N 1505

25 - оттиск печати Федеральный орган исполнительной власти имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в положении о данном федеральном органе. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Интернет-ресурсы: «Делопроизводство и электронный документооборот» www.pbu.ru/termika/dou Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» www.sekretariat.ru

Тестовые задания

Российская федерация РОО «Объединение частно- практикующих адвокатов» 101000, г. Москва, ул. Тверская, д. 5 тел. 111-11-11 10 августа 2005 г. № 87/и Руководителю ООО «АБВГД» на __________ № ______ В связи с рассмотрением гражданского дела о взыскании процентов за неправомерное пользование чужими денежными средствами прошу сообщить паспортные данные процессуального правопреемника истца. Заместитель директора личная подпись Б. И. Воскресенский

1. Реквизит документа - это: 1. Его отдельный элемент. 2. Часть служебного письма. 3. Фирменный бланк

2. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»? 1. Директору школы № 69 Матвеевой Тамаре Петровне 2. Директору школы № 69 Матвеевой Т.П. 3. 129128, Москва, ул. Ростова, 7 Директору школы № 69 г-же Матвеевой Т.П. 4. Директору Московской школы № 69 Т.П. Матвеевой

3. При адресовании инициалы ставят: 1. Перед фамилией адресата 2. После фамилии адресата

4. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении? 1. Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз. 2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз. 2. Приложение: на 6 л. в 1 экз.

5. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя? 1. Для оперативной связи с исполнителем. 2. Для придания документу юридической силы

6. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа? 1. Ректор академии ______ В. А. Петрова 2. Ректор академии _______ Петрова В. А. 3. Ректор Сибирской академии государственной службы _______В. А. Петрова

8. Реквизит согласования оформляют следующим образом: 1. СОГЛАСОВАНО Протоколом заседания Правления страховой компании «Планета» от 21.04.2008 № 12 2. _______________ Н.И. Орлов подпись 3. Начальник юридического отдела личная подпись Г.И.Сидоров 21.04.2008

10. В отсутствии руководителя подписывает документ заместитель, исполняющий обязанности руководителя: 1. За Директор (подпись его зама Сидорова) А. И. Петров 2. /Директор (подпись его зама Сидорова) А. И. Петров 3. И.о. Директора (личная подпись) Г. В. Сидоров

11. Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется: 1. На бланке первой организации 2. На бланке второй организации 3. На листе формата А4

12. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации? 1. Должностные инструкции 2. Положение о структурном подразделении 3. Штатное расписание 4. Правила внутреннего распорядка

14. Какая часть приказа является обязательной? 1. Констатирующая 2. Распорядительная

15. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»? 1. Копия верна Инспектор отдела кадров Личная подпись И. И. Петрова 2. Верно: Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И.Петрова 3. Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И.Петрова 20.05.2008

16. Что означает виза юриста на приказе? 1. Внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону 2. Обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу

17. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа? 1. Вид документа 2. Дата документа 3. Адресат 4. Наименование организации 5. Подпись 6. Текст 7. Заголовок к тексту

18. Что является датой протокола? 1. Дата подписания протокола 2. Дата заседания 3. Дата регистрация протокола

19. Кем подписываются документы, составляемые комиссией? 1. Руководителем организации 2. Председателем 3. Председателем и членами комиссии 4. Председателем и секретарем

20. На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»? 1. Просьбах 2. Сопроводительных 3. Информационных 4. Ответных

21. Должна ли инструкция по делопроизводству вашей организации установить технологию всех делопроизводственных операций, выполняемых в организации? 1. Да 2. Нет

Ваши вопросы ?