Служ. корреспонденция.ppt
- Количество слайдов: 43
Служебная корреспонденция Е. Н Вакулова Доцент Северо-Западной академии государственной службы, кандидат филолог. наук
Служебное (деловое) письмо Так обобщенно называют различные по содержанию документы, выделяемые в связи с особым способом передачи текста – o пересылкой по почте.
Форматы бланков В зависимости от объема текста письма составляются на специальных бланках форматов o А 4 (210 мм х 297 мм) или o А 5 (148 мм х 210 мм)
Обязательные реквизиты письма o o o o o наименование организации-автора, справочные данные об организации дата документа, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения
Особенности бланка письма o различия между общим бланком и бланком для письма связано с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия и ссылаться на реквизиты инициативного письма.
Постоянные дотекстовые реквизиты служебного письма герб либо эмблема предприятия, o код по ОКПО, o основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН); o идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); o код унифицированной формы документа; (по ОКУД), o наименование министерства или ведомства, o наименование предприятия, o справочные данные об организации
Переменные дотекстовые реквизиты письма черточками, уголками отмечается место для таких реквизитов, как o дата, o регистрационный номер, o ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, o адресат, o заголовок к тексту, o отметка о контроле. На некоторых бланках могут быть ограничены поля документа.
Специфические реквизиты бланка письма в бланке для писем специфическими реквизитами являются o справочные данные учрежденияавтора; o ссылка на номер и дату входящего документа
Способы расположения реквизитов бланка Обязательные, постоянные реквизиты документа (реквизиты бланка), а также ограничительные отметки для переменных, но обязательных реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: o центрованным, при котором начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизита в целом (выравнивание по центру), o флаговым, при котором каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов (выравнивание по левому краю).
Расположение реквизитов ГОСТ Р 6. 30. 2003 допускает два варианта расположения реквизитов - продольное и угловое: o при продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхнего поля документа; o при угловом - у границы левого поля в верхнем углу.
Угловой бланк o Наиболее экономичным по использованию площади листа и удобным для обработки является угловой вариант бланка, Его следует особенно рекомендовать для писем и документов, требующих утверждения (например, актов, инструкций, правил) либо резолюции, поскольку правый верхний угол в них используется для размещения адресата, грифа утверждения либо резолюции.
Экономия o Специалистами подсчитано, что оправданное применение углового расположения реквизитов бланка (см. выше) позволяет в целом экономить до 20 % бумаги.
o В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа справочные данные учреждения (адрес, номера телефонов, факсов, электронной почты, банковские реквизиты) располагают на нижнем поле бланка, что противоречит требованиям нормативных документов (ГОСТов, типовых инструкций).
Поля В соответствии с требованиями ГОСТ РФ 6. 30 -2003, поля на бланках документов должны быть следующими: o Левое, верхнее и нижнее - не менее 20 мм, o правое – не менее 10 мм.
Макет бланка o Для типографии на основе конструкционной сетки ГОСТ РФ 6. 30 -2003 в масштабе 1: 1 вычерчивается макет бланка, на котором указывают его формат и размер полей. Бланки желательно изготовлять на белой бумаге в одну краску (черную), либо на бумаге светлых тонов контрастной краской.
Последующие реквизиты Оформляются организацией-получателем o «отметка о поступлении документа в организацию» (справа внизу), o «резолюция» (между адресатом и текстом), o «отметка о контроле» (справа наверху), o «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (внизу посередине).
Заголовок к тексту o В письмах, оформленных на бланке формата А 4 этот реквизит обязателен, он строится по схеме «О чем? »
Примеры заголовков к тексту o О нарушении договорных обязательств o Об оказании научно-технической помощи
Ссылка на номер и дату инициативного документа Если письмо является ответным, то в специально выделенном месте бланка ( а не в начале текста!) указываются номер и дата инициативного письма, на которое дается ответ: На №_____ от _______.
Адресование и рассылка o Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то составляется список рассылки. o На каждом письме при этом остается только один адресат, а список становится приложенном к письму.
Визирование До подписания письма руководителем оно проходит внутреннее согласование - визирование. Визы проставляются на последней странице его второго экземпляра (который будет храниться в деле).
Визирование o Письмо визируется руководителем подразделения, подготовившего проект, руководителями заинтересованных подразделений, заместителем руководителя - куратором направления, если письмо будет подписано руководителем. o Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение, на последней его странице, лучше – на ее оборотной стороне.
Текст письма o Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. o Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. o Текст письма не должен допускать двоякого толкования.
Композиция текста письма В зависимости от типа и содержания письма его текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Содержание частей текста o Вступление - обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, можно на него сослаться. o Основная часть (доказательство) - существо вопроса, доказательства или опровержения (аргументы «за» или «против» ). Должна быть убедительной, чтобы исключить сомнения в правильности и обоснованности решений. o Заключение - основная цель письма.
Последовательность изложения Эффективно «обратное» расположение материала: начинать с главного, сути, того, ради чего письмо составляется и отправляется ( «с места в карьер» ), а затем - мотивировать, приводить причины. o Эта смысловая схема позволяет быстрее вникнуть в существо вопроса. o Специалисты, работающие с большим массивом писем (в отделах писем администраций), признают: скорость обработки писем возрастает, если читать письма «с конца» , чтобы не погрязнуть в непонятных пока деталях, не зная, к чему они относятся.
o В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Глагол в тексте письма имеет форму 1 лица множественного числа (просим, направляем), поскольку автором является юридическое лицо: организация, учреждение, предприятие, фирма.
«Одноаспектные» ( «однопредметные» ) письма Для упрощения обработки и ускорения исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письма должны быть посвящены одному вопросу o Их легче читать, регистрировать, назначать исполнителей, сроки исполнения, ставить на контроль и снимать с контроля. o Становится осмысленным реквизит «заголовок к тексту» . o Объем письма не должен превышать двух страниц (в исключительных случаях - до пяти). Такие письма малоэффективны, и необходимо вести переговоры.
Подпись Письма подписываются o руководителем организации, o его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, o руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено такое право.
Отметки, исправления, печать o Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, подписью руководителя. o Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. o Гарантийные письма удостоверяются печатью организации
Интервалы o Текст письма печатается через 1, 5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами должно равняться 1, 5 -3 межстрочным интервалам, расстояние между строками внутри реквизита должно равняться одному межстрочному интервалу.
Размер шрифта o При компьютерном составлении документа размер шрифта и межстрочных интервалов должен быть максимально приближен к параметрам пишущей машинки. Не менять размер шрифта для разных реквизитов и не применять различные варианты выделения шрифта (курсив, подчеркивание, полужирный).
Нумерация страниц o При значительном объеме документа (более одной страницы) все страницы, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами без точек и тире в центре верхнего поля страницы.
Образец письма Фирма «Эконика» 109542, Москва, Рязанский пр, 99, корп. 1 т. 371 -3922, факс (095) 377 -8227 10. 09. 2006 № 01 -18/395 На №_______от_____ Директору павильона Выставочного центра Т. В. Серову О выставочной площади Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300 -400 кв. м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2006 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви. Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: Исполнительный директор подпись А. А. Кучеров Главный бухгалтер подпись Г. В. . Цветков
Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).
o Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри учреждения и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. o Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере. o Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти «почтовые ящики» практически в режиме реального времени.
o Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный почтовый ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@» . Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (в сети Rel. Com это обычно «su» (Советский Союз), предпоследний обозначает город - msk (Москва) или организацию внутри страны и т. д.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Используется для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. д. ).
Обязательные реквизиты телефонограммы o исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, o наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, o подпись лица, принявшего телефонограмму, o входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
Объем текста и особенности оформления телефонограммы o В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. o Составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если передается нескольким адресатам, к ней прилагается список рассылки с номерами телефонов.
Для записи телефонограммы используют специальный бланк либо записывают ее в журнал по следующей форме o Должность, инициалы, фамилия и номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму o Должность, инициалы, фамилия и номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму o Дата, номер телефонограммы o Время передачи o Текст телефонограммы o Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма
Запись телефонограммы o Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. o Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Служ. корреспонденция.ppt