СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Деятельность учреждений фиксируется в документах

СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм – это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы; установление ее структуры; определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей – руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация; регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

формирование совещательных органов управления; регламентацию деятельности аппарата управления; лицензирование деятельности; установление режима работы и системы охраны; организацию труда работников и оценка труда работников; реорганизацию; ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации; положения об организации; учредительный договор; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламент; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции по определенным видам деятельности; должностные инструкции работников; правила внутреннего распорядка (положение о персонале) и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом ( например, собранием акционеров или советом директоров) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа.

Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом ( постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. Организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых.

В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет.

В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов. Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Датой организационных документов является датой утверждения. Заголовок к тесту в организационно-правовых документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например: положение (о чем?) об отделе кадров; структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства; инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета; должностная инструкция (кого?) референта.

Организационные документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью теста является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов нумеруется арабскими цифрами.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор. Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ.

Организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида»

Положение об организации (структурном подразделении).

Положение – правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, учреждений, организаций, структурных подразделений (служб).

Положения могут быть типовыми (примерными) и конкретными (индивидуальными). При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации – это документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения.

Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом , предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения. Например: «Общее положение о министерствах», «Положение о государственной автомобильной инспекции».

В управленческой практике создают положения , регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам. Например: «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете».

Схема положения о государственном учреждении аналогична схеме устава государственного учреждения.

Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на: положения о структурных подразделениях; положения о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, ученый совет). положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Положения о структурных подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждается руководителем организации. Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению).

Положение оформляют на общем бланке организации. Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ состоит из реквизитов: наименование организации (наименование ведомства, структурного подразделения) – автора документа; наименования вида документа – ПОЛОЖЕНИЕ; гриф утверждения; дата, номер; место издания (город); заголовок к тексту ( о наименовании структурного подразделения); текст; подпись (наименование должности руководитель структурного подразделения, его инициалы, фамилия и подпись); печать; гриф согласования; визы согласования.

Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения и разработчик. Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Проект положения представляют на утверждение руководителю предприятия. Датой положения является дата утверждения документа. Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.

Текст положения включает следующие разделы: общие положения; цели и задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения (служебные связи).

I.В разделе «Общие положения» указывается точное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, его место в организационной структуре, степень самостоятельности, в чьем непосредственно подчинении находится данное подразделение, кто непосредственно руководит данным подразделением, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати. Кроме того, здесь необходимо дать перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел руководствуется в своей деятельности.

II.В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения, основные задачи, обеспечивающие эффективный вклад в выполнение задач, стоящих перед предприятием в целом, перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.

III. Раздел «Функции» является основным разделом положения. Указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности данного подразделения. Функции должны быть четко сформулированы на основе глубокого изучения организационной деятельности в целом и необходимости распределения между внутренними звеньями подразделения всего объема работ, возложенных на данное подразделение. Кроме того указывается степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов.

IV.Раздел «Права и обязанности» содержит перечень прав , реализуемых руководителем, другими должностными лицами подразделения, необходимых для реализации возложенных на подразделение функций, в соответствии с установившимися разделением и кооперацией труда. Следует выделить специальные права подразделения, если оно наделено ими в отличие от других аналогичных подразделений (право самостоятельно распоряжаться определенными средствами и т.д.).

Важно при изложении прав подразделения отразить их соответствие действующему законодательству, постановлениям правительства и вышестоящих органов, а также документам, регламентирующим деятельность внутри предприятия. Раздел также описывает обязанности, которые структурное подразделение выполняет по отношению к другим подразделениям предприятия и сторонним организациям.

V. Раздел «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом ( должностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанности руководителя выделяют отдельно, в их числе, как правило, указывают функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др

Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по отдельному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения и взыскания и т.д.

В разделе «Руководство» перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением.

VI.В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи подразделений в ходе осуществления производственно-хозяйственной деятельности, взаимные обязательства, отражается характеристика входящей и исходящей документации. При разработке раздела указывается наименование документации, периодичность представления, наименование подразделения, которое представляет данную информацию, а также наименование подразделения, получающего ее.

Положение о структурном подразделении относится к группе документов, подлежащих утверждению, поэтому данный документ должен иметь гриф утверждения. Положения о структурных подразделениях, как правило , вводятся в действие с момента их утверждения руководителем организации, не требуя специальных мер по вводу их в действие, т.е. не требуя издания приказа (распоряжения) об утверждении этих документов. Поэтому для утверждения положений о структурных подразделениях используется гриф с личной подписью руководителя организации.

Положение о структурном подразделении доводится до работников под расписку путем оформления на этом документе виз ознакомления с обязательным указанием (от руки) даты ознакомления.

На практическом занятии №4 составить «Положение об отделе технического контроля», «Положение об отделе стандартизации», «Положение об отделе технической документации», познакомиться с организационной структурой управления предприятием. Приложение: СТП. РАЗРАБОТКА, СОГЛАСОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ