Российский государственный социальный университет Факультет социального управления и

Российский государственный социальный университет Факультет социального управления и социологии ДОКУМЕНТООБОРОТ Заведующий кафедрой управления персоналом документоведения и архивоведения доктор исторических наук, профессор КИРИЛЛОВ Андрей Владимирович

Документооборот движение всех документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки адресатам; основа информационного обеспечения деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов; порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Основные правила организации документооборота оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени и труда; максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

УЧЁТ КОЛИЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ НУЖЕН ДЛЯ: определения штатной численности самой службы делопроизводства; планирования и приобретения технических средств обработки документов; анализа общей напряжённости труда сотрудников; более чёткого распределения обязанностей выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.

Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчёт и анализ документооборота должна проводить не реже одного раза группа сотрудников под руководством службы документации .

-подсчёт количества документов производится в местах их регистрации по регистрационным формам; -нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения -определяется количество создаваемых машинописных копий -подсчёт тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы -отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.

Количественные показатели Входящие Исходящие Внутренние Итого Смысловые (качественные) показатели количество сопроводительных документов; количество документов, присланных для сведения, «на всякий случай»; количество повторных обращений по тому же вопросу; по каждому структурному подразделению; по группам документации; по адресам рассылки и т.п.

Итоговые данные подсчёта документооборота могут представляться в графической форме: показывать динамику изменения количества документов в течение года, сопоставлять данные за несколько лет.

Объективные факторы роста документооборота свойство документной информации при активном её использовании возрастать, а не сокращаться Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению новой информации и т.п.

Субъективные факторы роста документооборота массовое внедрение технических средств в управленческий труд, возможность лёгкого создания и тиражирования документов; недостаточная разработанность законодательной базы; частая подмена реального дела «бумаготворчеством»; создание документов в ритуальных целях; издание некачественных нормативных актов, вызывающих лавину запросов, разъяснений, инструкций; несвоевременное выполнение поручений и заданий; документооборот является неуправляемым, так как в РФ отсутствует орган, который регулировал бы состояние документации и её объёмы .

Список нерегистрируемой документации Чертежи Графики Материалы информационного и справочного характера Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты Документы по материально-техническому снабжению Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты Отчеты месячные, квартальные и полугодовые Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.) Технические условия Проекты планов Проекты смет расходов Учебные планы и программы Технологические карты Расчеты Сообщения о различных заседаниях, совещаниях Технологические карты

Входящий документопоток – документы, поступившие в учреждение. Большинство входящих документов порождают соответствующие исходящие. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документопоток – официальные документы, отправляемые из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать ответа, т.е. поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренний документопоток – официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации. Данные документы обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчётные документы, документы по учёту личного состава, материальных и денежных средств или оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки) и т.д.

Оперограммы подготовки документов Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления. Главная задача избежать параллельного участия в документообороте традиционной и электронной документации, содержащей дублированную информацию

Документационное обеспечение управления