Реквизиты официальных документов Лекция по курсу «Документационное обеспечение

Реквизиты официальных документов Лекция по курсу «Документационное обеспечение управления»

Реквизиты документа: обязательные элементы оформления официального документа; влияют на юридическую силу документа; требуют правильного офрормления в соответствии с действующими нормативными актами.

Формуляр и формуляр-образец документа Формуляр-образец документа – единая модель создания документов, относящихся к одной унифицированной системе. Формуляр документа – индивидуальный набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Реквизиты официальных документов Состав реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: 30 реквизитов официальных документов.

Перечень реквизитов официальных документов 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат;

Перечень реквизитов официальных документов 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты документов При составлении отдельного вида документа не нужно использовать все 30 реквизитов; Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими; К обязательным реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Группировка реквизитов в документе 1. Заголовочная часть (реквизиты с 01 по 17 и 19) – начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе. 2. Содержательная часть (реквизиты 18, 20 и 21) – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение. 3. Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. Здесь располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

1. Государственный герб Российской Федерации В соответствии с Положением о Государственном гербе изображается на бланках: Президента и Правительства РФ, Конституционного, Верховного, Высшего Арбитражного и федеральных судов, министерств и ведомств, Прокуратуры, Центрального банка РФ, официальных представительств РФ за границей и т.д.

1. Государственный герб Российской Федерации Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ: на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга; на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Эмблема предприятия или товарный знак (знак обслуживания) — символическое графическое изображение. Заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Размещается на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. Используются только эмблемы и товарные знаки (знаки обслуживания), зарегистрированные официально. Порядок регистрации товарного знака изложен в части 4 Гражданского кодекса. Эмблема не воспроизводится при изображении на бланке документа герба.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

4. Код организации Проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) Код имеют все зарегистрированные организации Код является подтверждением правомочности организации — автора документа.

4. Код организации

5. Основной государственный регистрационный номер предприятия (ОГРН) юридического лица Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.

6. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).

6. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) - в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) РФ – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

ОКУД служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418Учредительный договор

8. Наименование организации Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

8. Наименование организации При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (если сокращенного нет, приводится полное)

8. Наименование организации Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Наименования организаций, расположенных в субъектах РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

8. Наименование организации

9. Справочные данные об организации Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения. В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

9. Справочные данные об организации Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); почтовый индекс.

9. Справочные данные об организации

10. Наименование вида документа Один из важнейших реквизитов, определяющий назначение документа, состав реквизитов и структуру текста. Проставляется на всех документах, за исключением писем. Указывается в соответствии с Уставом (Положением) организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000)

10. Наименование вида документа Наименование вида документа печатается прописными буквами под реквизитом "Наименование организации": ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т. п.

11. Дата документа Один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа является: дата его подписания (распорядительные документы, письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

11. Дата документа Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2003. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2003 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2003.07.05. Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).

11. Дата документа

12. Регистрационный номер документа Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему при его регистрации. Для внутренних документов (например: распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.

12. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ Проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом: На № 02-1 3/36 от 04.03.2003. Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и номером документа.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14. Место составления или издания документа Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

14. Место составления или издания документа При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например: с. Ивановка Мытищинского района Московской области. Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации: Воронежский государственный университет. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего. Сокращение "г." при названии города не ставится при обозначении "Москва", а также при названиях городов, оканчивающихся на "град" и "бург".

14. Место составления или издания документа

15. Сведения об адресате Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

15. Сведения об адресате Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам. Адресат проставляется на бланке документа справа. При направлении документа в организацию, ее наименование указывают в именительном падеже. При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации. Например: ЗАО "Термика" Управление производства и внедрения информационных систем

15. Сведения об адресате Если документ адресован руководителю, то в дательном дается название должности, включающее наименование организации и инициалы с фамилией: Например: Генеральному директору ЗАО "Термика" А.Г. Цицину Или ЗАО "Термика" Генеральному директору А.Г. Цицину На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

16. Гриф утверждения документа Утверждение — способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.

Документ может утверждаться: должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе; изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.

Утверждение документа несколькими должностными лицами подписи располагают на одном уровне УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ Коммерческий директор Технический директор ЗАО «Термика» ЗАО «Термика» Личная подпись Е.Н. Ярославцева Личная подпись К.В. Воробьев 15.04.2009 15.04.2009

Утверждение документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2009 № 5 Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению: акты задания инструкции номенклатура дел организации; нормативы отчеты перечни планы положения программы расценки на производство работ; регламенты сметы расходов структура и штатная численность; тарифные ставки; формы унифицированных документов; штатное расписание.

17. Резолюция В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций.

Резолюция включает в себя: фамилию (фамилии) и инициалы исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции. Васильеву К.А. Подготовить проект контракта к 26.05.2003 подпись 22.05.2003

Пример резолюции

Особенности подготовки резолюции Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. Обязательно определение срока исполнения документа: типовой (определяемый в инструкции по делопроизводству) или индивидуальный (определяемый содержанием документа и трудоемкостью и сложностью задания). Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

18. Заголовок к тексту Должен максимально кратко и точно отражать содержание документа Заголовок грамматически согласовывается с названием вида документа: приказ (о чем?) о приеме на работу; протокол (чего?) собрания акционеров. Размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Печатается без кавычек и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28—30 знаковпри количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатают через один интервал.

Пример заголовка к тексту

19. Отметка о постановке документа на контроль Свидетельствует о постановке документа на контроль (службой делопроизводства). Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Отметка о контроле проставляется в виде буквы "К" цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом — "К" или "Контроль". Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.

19. Отметка о постановке документа на контроль

20. Текст документа Основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

Офциально-деловой стиль изложения: Объективность Нейтральность по тону Использование стандартных терминов Краткость Использование общепринятых сокращений для уменьшения объема текста и ускорения восприятия

Правила оформления текста документа в виде таблицы Графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Точки не проставляются. Употребляются только общепринятые условные обозначения. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Если таблиц в документе более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами.

Правила оформления связного текста Связный текст, как правило, состоит из двух частей: Причины, основания, цели составления документа, Решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть

Правила оформления связного текста Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами: 1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1. Пункт 1.1.1.1. Подпункт

21. Отметка о наличии приложений содержит сведения о документах, дополняющий основной документ Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии приложения оформляется обобщенно: Приложение: на 2 л. в 3 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение: Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству на 40 л. в 1 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 2 л, в 2 экз.

21. Отметка о наличии приложений Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают: Приложение: Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде "Кодекс- Сервер" для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Оформление приложения (к распорядительному документу) на первом листе приложения в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера: Приложение № 2 к приказу ЗАО "Термика" от 05.04.2009 № 25 Если приложение одно, порядковый номер не указывается: Приложение к приказу ЗАО "Термика" от 05.04.2009 № 25

22. Подпись В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Генеральный директор ЗАО "Термика" А.Г. Цицин Генеральный директор А.Г. Цицин

Оформление подписи При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Подписание документа несколькими должностными лицами

Подписание документов, составленных комиссией указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

23. Гриф согласования Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. СОГЛАСОВАНО коммерческий директор ЗАО "Термика" Личная подпись Е.Н. Ярославцева Дата

Осуществление согласования письмом, протоколом и др.: СОГЛАСОВАНО Письмо ЗАО "Термика" от 06.04.2009 № 430 Или: СОГЛАСОВАНО Протокол общего собрания акционеров ЗАО "Термика" от 06.04.2009 № 10

Лист согласования Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается

Очередность внешнего согласования с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области

24. Визы согласования документа Виза официального документа -реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визирование документа – согласование внутри организации. Согласование документа оформляют визой согласования, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания: Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

Оформление визы согласования при наличии замечаний визирующего При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу

25. Оттиск печати организации Печать ставится на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой "МП" или "Место для печати". Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений — отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

Пример проставления печати

26. Отметка о заверении копии Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).

26. Отметка о заверении копии Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения: Верно Инспектор службы кадров подпись О.В. Белова 01.06.2003 При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью. Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (отличается от нотариального заверения).

27. Отметка об исполнителе содержит сведения о непосредственном составителе документа оформляется в письмах – для оперативной связи с исполнителем включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона: В.А. Жуков 924 45 67 располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении слова "В дело", номер дела по номенклатуре дел, личная подпись исполнителя документа или руководителя подразделения дата исполнения. Отметка может дополняться сведениями о характере исполнения документа.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отправлен факс от 09.04.2009 № 12 В дело № 05-10 Личная подпись Дата

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке для этого используется специальный штамп с наименованием организации Канцелярия ГУУ 13.04.2003 №356

30. Идентификатор электронной копии документа отметка (колонтитул), проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа: наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные указывается полный путь к файлу, содержащему электронную копию документа С:\Приказы\Петров.__