Реквизиты документов Бланк – это стандартный

Реквизиты документов

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Реквизит – это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов и управлении В действующем ГОСТе Р 6. 30 -97 «Унифициро-ванные системы документации. Унифициро-ванная система организационно-распоря-дительной документации. Требования к оформлению документов» указан перечень из 30 -и реквизитов.

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации) Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

Код по ОКПО является цифровым и состоит из восьми знаков. В документах, подготовленных на общем бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием документа, в письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне. Код организации используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.

55. ОГРН основной государственный регистрационный номер Информация о том, какой ОГРН присвоен организации, содержится в свидетельстве о государственной регистрации юридического лица, которое выдает налоговый орган по месту регистрации фирмы. ОГРН, вносимый в ЕГРЮЛ, состоит из 13 знаков

имеет следующую расшифровку: — первый символ – признак отнесения государственного регистрационного номера записи: 1, 5 – к ОГРН; 2, 6, 7, 8, 9 – к иному государственному регистрационному номеру. Иными словами, первая цифра указывает на характер записи в ЕГРЮЛ и означает первичную регистрацию или просто изменение данных; — 2 -й, 3 -й знаки – две последние цифры года внесения записи в ЕГРЮЛ; — 4 -й, 5 -й – кодовое обозначение субъекта РФ, в котором зарегистрирована организация; — с 6 -го по 12 -й знак – сам номер записи, внесенной в госреестр в течение года; — 13 -й символ – контрольное число, младший разряд остатка от деления предыдущего 12 -значного числа на 11.

ОГРН указывается: — во всех записях в госреестре, относящихся к данному юрлицу; — в документах, подтверждающих внесение соответствующих записей в госреестр; — во всех документах этой организации наряду с ее наименованием; — в сведениях о государственной регистрации, публикуемых регистрирующими органами; — в актах правительства и федеральных органов исполнительной власти при упоминании юридических лиц, зарегистрированных на территории РФ (за исключением органов государственной власти и органов местного самоуправления).

С помощью ОГРН можно проверить факт существования юрлица, достоверность документации, получаемой от контрагента, узнать Ф. И. О. директора фирмы, ее ИНН и юридический адрес. Также можно выяснить, не находится ли организация, в том числе и ее руководитель, в так называемом черном списке налоговых органов, в который включаются фирмы-однодневки и лица, занимавшие когда-либо в них руководящие должности.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учёт (ИНН/ КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

77. Код формы документа проставляют по Общерос-сийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)

ОКУД предназначен для решения следующих задач: регистрации форм документов; упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименование организации должно включать: Сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации, если она имеется; Указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фон, государственное учреждение, муниципальное унитарное предприятие и т. п. )

Собственное индивидуальное название организации; Сокращенное наименование организа-ции, если оно закреплено в учредитель-ных документах организации (сокра-щенное наименование в скобках поме-щают ниже полного) Наименование филиала, территориаль-ного отделения, представительства, структурного подразделения организа-ции, если оно является автором документа.

Бланк организации с указанием полного наименования вышестоящей организации

9. 9. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др. ) В соответствии с Федеральным законом от 26. 12. 1995 г. г. № 208 -ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 4) общество должно иметь почтовый адрес, по которому с ним осуществляется связь, и обязано уведомлять органы государственной регистрации юридических лиц об изменении своего почтового адреса. В соответствии с образцами бланков в справочных данных об организации указывается индекс предприятия связи и почтовый адрес с указанием единиц административно-территориального деления (в последовательности от большего к меньшему)

10. Наименование вида документов Составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме наименование вида документа не указывают. Наименование вида документа в бланке печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др.

11. Дата документа ГОСТ 6. 30 -2003 устанавливает два основных способа оформления даты: Цифровым способом в последовательности день, месяц, год: 05. 04. 2004; Словесно-цифровым способом: 05 апреля 2004 г.

Датой документа может быть дата: Подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др. ) Утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, и др. ) События (в протоколах)

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Этот реквизит используется только в бланках писем в виде отметки, указывающей место расположения реквизита На №________ от _________________ Конкретные сведения о документе вносятся при подготовке ответа на поступившее письмо.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации» . Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Место составления документа не указывается: Если оно включено в состав наименования организации На письмах. Местом составления или издания ОРД, как правило считается место нахождения юридического лица, т. е. место его государственной регистрации.

15. Адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Минтруд России Департамент занятости населения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже Информационно-правовое агентство Начальнику Управления налогового законодательства М. Н. Юрьеву Или Председателю депутатской группы «Российские регионы» О. В. Морозову

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указать обобщенно Администрации районов г. Челябинска В состав реквизитов «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи,

Утвержденными постановлением Правительства РФ от 26. 09. 2000 г. № 725 : наименование адресата; название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта; название области, края, автономного округа; страна; почтовый индекс. Государственный университет управления Рязанский просп. , 99 Москва,

Адресование документа физическому лицу Е. И. Матвеевой ул. Елькина, д. 5, кв. 12 г. Челябинск, 454000 Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово «Копия» перед 2, 3, 4 адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

16. Гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специальным издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Спецтехника» ______ И. В. Иванов 12. 08. 2003 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа распорядительным документом, издаваемым руководителем или коллегиальным органом, в грифе утверждения указываются наименование документа, в котором зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер, при этом все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе и падеже (творительном)

(Инструкция) УТВЕРЖДЕНА общим собранием акционеров (протокол от 15. 01. 2003 № 1) (Положение) УТВЕРЖДЕНО Приказом председателя Правления банка от 30. 04. 2004 №

17. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату

18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о ком? О чем? Чего? (Кого? )

19. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К» , словом или штампом «Контроль»

20. Текст документа

21. Отметка о наличии приложения

22. Подпись

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии правительстве Российской Федерации Личная подпись А. Г. Грязнова 23. 04.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др. , гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмом Российской академии медицинских наук от 30. 11. 2000 № 451 -805 Или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания правления страховой компании «Планета» от 21. 06. 2000 №

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие изданного правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

В соответствии с ГОСТ зона для реквизита «Гриф согласования» размещается в нижней части листа (под реквизитами «отметка о наличии приложения» , «подпись» , «печать» ) или на отдельном листе согласования, при этом делается отметка на документе: Лист согласования прилагается.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами.

24. Визы согласования документа Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — должность визирующего, например: Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25. 01. 2003 При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Личная подпись А. С. Орлов 25. 01.

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

25. Оттиск печати Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотрен-ных специальными норматив-ными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.

Печать проставляется на документах организационно-правового характера (положение, штатное расписание), на документах, содержащих разрешение заниматься определенным видом деятельности (лицензия), удостоверяющих права отдельных лиц (доверенность), подтверждающих сведения персонального характера (справка), оформляющих соглашение двух или нескольких лиц (договор), обязательства по выполнению определенных действий (гарантийное письмо), фиксирующие факты приема-передачи денежных средств и материальных ценностей (платежное поручение, акт) и др.

Печатью заверяют копии документов и выписки из документов, предназначенные для представления в другие организации. Такие документы, не заверенные печатью, не имеют юридической силы.

26. Отметка о заверении копии При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно» ; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения

27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29. Отметка о поступлении документа в организацию

30. Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Е. И. Матвеева С: \Докум\Приказ 6. doc