Регистрация документов. Автоматизация регистрации. Выполнила: Васильева Вера гр.

Регистрация документов. Автоматизация регистрации. Выполнила: Васильева Вера гр. 3-СД-10с

Понятие регистрации Согласно ГОСТ Р 51141-98 регистрация документов определяется как запись учетных данных о документах по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения документа. Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Регистрационный индекс Регистрационный индекс — это условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Регистрационный индекс исходящих и внутренних документов проставляется в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка. Регистрационный индекс входящего документа проставляется в регистрационном штампе (или от руки) на нижнем поле справа при поступлении документа в организацию. ЗАО «Луч» 15.03.2009 № 45/01-15

Входящие, исходящие и внутренние документы должны регистрироваться в организации однократно в день поступления, подписания или утверждения. Регистрационный индекс присутствует также в реквизите «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который располагается в левом верхнем углу бланка для письма ниже даты и регистрационного индекса документа и проставляется только на ответных исходящих письмах.

Порядок регистрации входящих документов При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются ра­ботнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации.

Предварительное рассмотрение документа Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Главная цель предварительного рассмотрения документа — установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им.

Регистрация входящих документов Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп: Наименование организации Вх.№__________________ От_____________________

Подготовка и регистрация исходящих документов Все документы, отправляемые организацией проходят несколько этапов: составление проекта документа; его изготовление; согласование; визирование (в необходимых случаях); подписание (утверждение); регистрацию и отправку.

Регистрация исходящих документов После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.) Например: 20.01.2000 №259-02/36 На № 2054-02/5 от 05.01.2000 Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй — с визами согласования остается в деле организации.

Основные формы регистрации В зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используются регистрационные журналы (журнальная форма регистрации) или регистрационно-контрольные карточки (РКК). (карточная форма регистрации).

Особенности журнальной формы регистрации Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. По журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

РКК Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку.

Автоматизированная форма регистрации Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть). При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Преимущества автоматизированной формы регистрации: быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки; автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам; автоматический контроль за исполнением документа; возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах; возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.