Профессия секретарь Выполнили: ученицы 11 «Б» класса МОУ
Профессия секретарь Выполнили: ученицы 11 «Б» класса МОУ СОШ №112 Емельянова Дина Александровна Ситникова Светлана Борисовна Проверила: Размерова Галина Анатольевна
введение требования к секретарям квалификация секретаря работа секретаря в приёмной работа с документами
заключение спрос на секретарей этикет секретаря Техника общения по телефону
Введение Значение документов трудно переоценить, ведь они являются основными носителями информации, на базе которой принимаются решения и строится работа учреждения. От того, насколько грамотно составлен документ, часто зависят решения различных вопросов, а от быстроты получения и обработки информации зависит своевременность принятия решения. Совершенствование системы управления общественным производством - всегда в центре внимания. Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда. Необходимость профессии.
Введение Что за профессия секретарь? Что это за профессия - офис-секретарь? Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя". На основе опроса руководителей ведущих российских фирм составлен список характеристик идеального секретаря, который включает в себя такие качества, как высокая квалификация и профессионализм, исполнительность и высокая работоспособность, коммуникабельность и способность избегать конфликтов, привлекательность и элегантность, умение хранить конфиденциальные сведения и отстаивать интересы своей фирмы.
Требования к секретарям Отношение к профессии секретаря неоднозначно. Одни воспринимают их как девушек на побегушках, другие возлагают обязанности, уходящие за сферу профессиональных обязанностей. Однако единственно верным и правильным является отношение к секретарю, как к помощнику руководителя. При подборе секретаря руководители обычно ориентируются на профессиональное знание делопроизводства, компьютера (на уровне пользователя), оргтехники и в последнее время к разряду основных требований можно добавить свободное владение иностранным языком. Важен так же возраст. Горячая десятка требований, предъявляемых клиентами агентства к кандидатам на должность секретаря-референта: 1. Свободное владение иностранным языком. 2. Высшее образование (желательно лингвистическое) 3. Знание делопроизводства. 4. Возраст (самый популярный от 22 до 30). 5. Навыки работы на компьютере. 6. Высокая скорость печати. 7. Эффектная внешность. 8. Знание оргтехники. 9. Знание психологии делового общения. 10. Опыт в организации встреч и ведении переговоров.
Требования к секретарям Если с деловым обликом мужчины все понятно: хороший костюм, свежая рубашка, соответствующий галстук, то, женщины превращают офис в подиум, где демонстрируются модные туалеты, украшения, прелести фигуры, но никак не профессионализм. Именно неумение женщины подать себя выгодно и весомо часто мешает сделать ей соответствующую карьеру. Женщины должны выглядеть не сексуально, а женственно. Идеал секретаря всем известен - длинноногая, с эффектной внешностью девушка, безупречно одетая. В руках сотовый телефон. При этом она владеет двумя-тремя иностранными языками, на "ты" с компьютером и на "Вы" с клиентами. На практике такую найти достаточно сложно, и фирмы ограничиваются каким-то минимальным набором. Кроме внешности секретарю необходимо знать основы психологии и права, этики и культуры общения. Профессия секретаря учит человека быть чётким, исполнительным, уметь подчиняться, представлять интересы другого, вести здоровый образ жизни.
Требования к секретарям
В настоящий момент существует несколько часто предлагаемых на рынке труда типов вакансий, базирующихся на квалификации секретаря. Стандарты четырёх квалификационных уровней профессий: "Секретарь I-II " и "Помощник руководителя III-IV ". Секретарь – референт - эта должность требует, прежде всего, знаний делопроизводства и документооборота, то есть умения составлять, хранить, систематизировать документы, а также умения быстро печатать, пользоваться персональным компьютером и другой офисной техникой, работать с электронной почтой, информацией, вести телефонные переговоры и общаться с посетителями и клиентами компании. Эта профессия требует высокой культуры, грамотности, выдержки, пунктуальности. Ресепшионист или секретарь офиса или секретарь приемной, в основные обязанности которого входит прием и распределение входящих звонков и почты, а также прием посетителей, часто ресепшионисту поручают планирование работы автопарка и технического персонала компании, закупку канцелярских товаров и расходных материалов и доверяют выполнение других небольших поручений. Эта работа требует повышенной пунктуальности, внимательности и ответственности, зачастую знания иностранного языка на уровне выше среднего. Должность Личного ассистента или личного секретаря требует эмоциональной стабильности, выдержки, внимательности, часто навыка «слепой» печати, элементов аналитического мышления, высокой грамотности, умения работать с информацией, иностранного языка на разговорном уровне, делового этикета, умения рационально и эффективно планировать время руководителя. Должность офис-менеджера или администратора офиса, кроме стандартных требований к секретарю требует организаторских способностей, умения быстро и эффективно работать с информацией, коммуникабельности, иногда специфических знаний, например, бухгалтерских программ. Профессия офис-менеджера подразумевает большую самостоятельность и профессиональную инициативу, но и большую ответственность за эффективное функционирование офиса компании. Квалификации секретаря
Первое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей. Предупредительность, внимание секретаря во многом определяют атмосферу приёма. Организация приёма зависит от категории посетителей, но во всех случаях секретарь должен быть любезным и приветливым. Секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к руководителю доступ в любое время. Для приёма сотрудников своей или других организаций желательно иметь установленное время и дни. При их приёме необходимо выяснить: их Ф.И.О.; было ли назначено; по какому вопросу; должность и место работы. Во всех случаях задача секретаря – направить посетителя к тому сотруднику, который занимается данными вопросами, и избавить руководителя от лишних приёмов. Если посетитель будет принят руководителем, о нём докладывают, передав по телефону или передав руководителю его визитку. В случае задержки приёма - посетителю предлагают подождать, выпить кофе, полистать журналы, буклеты. Если приём не состоится - нужно извиниться, перенести встречу, объяснить, по каким причинам приём невозможен. При большом числе посетителей, регистрация ведётся на регистрационно-контрольных карточках. работа секретаря в приёмной
Подготовка документов Существуют единые требования и правила оформления документов. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определённый набор реквизитов. Регистрация документов Регистрация документа – запись основных сведений о документе, с последующим проставлением на нём номера и даты регистрации. Она необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учёта и контроля. Формирование дел Документы группируются по следующим признакам: Тематическому (документы одинакового содержания составляют одну группу); Номинальному (документы, имеющие одно и тоже название, объединяются в группу); Хронологическому; Авторскому; Корреспондентскому. Однако при формировании дел нельзя ограничиться одним признаком. При разыскании документов чаще всего пользуются тематическим и номинальным признаками. работа с документами
Группировка документов по признакам: Отчёты, планы – Тематический, номинальный, авторский, хронологический. Инструкции, правила – Тематический, номинальный. Переписка – Корреспондентский, номинальный, тематический. Контроль исполнения документов Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Всю документацию на контроле можно разбить на следующие группы: Входящая корреспонденция, на которую нужно подготовить ответы. Исходящие документы, не обусловленные запросами. Лучшим средством осуществления контроля за исполнением документов может служить сроковая и учётная картотеки, а также приказы и графики. Так же осуществляется контроль исполнения распоряжений и указаний. В случае существенного отставания в исполнении документа, или же в случае не исполнения, делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе. Обработка корреспонденции Ответственность за поступившую в структурное подразделение почту несет, прежде всего, секретарь. Корреспонденция подразделяется на входящую и исходящую. С точки зрения секретаря всю поступившую корреспонденцию можно разделить на две неравные части: Корреспонденция, уже вскрытая в главной канцелярии. Корреспонденция в конвертах, адресованная на имя начальника. работа с документами
44-210446_(1).ppt
- Количество слайдов: 21