ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. БЛАНК ДОКУМЕНТА.

ДОКУМЕНТ; ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ДОКУМЕНТ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007 «Управление документами. Общие требования»

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА – - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – - обязательный элемент официального документа ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

ГОУ ВПО «Тюменский государственный университет» Институт государства и права Очная форма обучения И.о. директору института В.Н. Фалькову ЗАЯВЛЕНИЕ 09.09.2011 Прошу Вас разрешить отсутствовать на занятиях с 13.09.2011 по 18.09.2011 по семейным обстоятельствам. Необходимо съездить домой теплой одеждой. Студент группы 261101 Подпись Илья Антонович Игнатенко

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА - - свойства официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

СТАДИИ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ подготовка проекта текста документа; предварительное согласование текста документа; оформление документа; согласование или визирование проекта документа; подписание документа; регистрация документа.

ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ УТВЕРЖДЕНЫ Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ УТВЕРЖДЕНЫ Приказом РОСАРХИВА от 23 декабря 2009 года № 76

РАЗРАБОТАН СТАНДАРТ Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 г. № 65-ст

Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011—93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.

01. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральный конституционный закон Российской Федерации от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О ГОСУДАРСТВЕННОМ ГЕРБЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

ГЕРБ в многоцветном и одноцветном вариантах

02. ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Закон Тюменской области от 15 апреля 1996 г. № 36 «О гербе и флаге Тюменской области»;

02. ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Закон Ханты-Мансийского автономного округа от 20 сентября 1995 г. № 80 «О гербе и флаге Ханты-Мансийского автономного округа -Югры»;

02. ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 октября 2003 года № 41-ЗАО «О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа»

03. ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ТОВАРНЫЙ ЗНАК (ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ ) Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая) СТАТЬЯ 1477 Товарный знак и знак обслуживания СТАТЬЯ 1478 Обладатель исключительного права на товарный знак СТАТЬЯ 1479 Действие исключительного права на товарный знак на территории Российской Федерации СТАТЬЯ 1482 Виды товарных знаков

04. КОД ОРГАНИЗАЦИИ ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ (ОКОГВУ) ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ (ОКПО)

05. ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА (ОГРН) Федеральный Закон от 08 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц»

06. ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА / КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП) Порядок использования ИНН определяется в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации в нормативных актах МНС России (Приказ МНС России от 27 ноября 1998 г. № ГБ-3-12/309

07. КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (ОКУД)

08. НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование организации должно соответствовать, наименованию закрепленному в ее учредительных документах Организация должна иметь полное и моет иметь сокращенное наименование. Автономное учреждение Тюменской области дополнительного профессионального образования и развития социальных технологий «СЕМЬЯ» (АУ ТО ДПО «Семья»)

Гражданский кодекс Российской Федерации Часть первая СТАТЬЯ 52 Учредительные документы СТАТЬЯ 54 Наименование и место нахождения юридического лица Часть четвертая СТАТЬЯ 1473 Фирменное наименование

Автором документа могут быть организация, филиал, представительство, структурное подразделение организации, должностное лицо

КОНСТИТУЦИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СТАТЬЯ 1 п. 2 Наименование Российская Федерация и Россия равнозначны

Постановление Правительства Российской Федерации от 03 февраля 2010 г. № 52 «Об утверждении Правил включения в фирменное наименование юридического лица официального наименования «Российская Федерация» или «Россия», а также слов, производных от этого наименования» П.2 Разрешение на включение в фирменное наименование юридического лица официального наименования «Российская Федерация» или «Россия», а также слов, производных от этого наименования, выдается Министерством юстиции Российской Федерации

09. СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ почтовый адрес (п.23 «Правил оказания услуг почтовой связи» утв.Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221) номер телефона По усмотрению организации – номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес сайта и т.д. ОФОРМЛЯЕТСЯ ТОЛЬКО НА БЛАНКЕ ПИСЬМА

ОФОРМЛЕНИЕ ПОЧТОВОГО АДРЕСА п. 23 Правил оказания услуг почтовой связи (Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221) название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; для юридического лица – полное или краткое наименование; для граждан – фамилия, имя, отчество; название республики, края, области, автономного округа (области); почтовый индекс.

10. НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ПОЛОЖЕНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ ПРИКАЗ РЕШЕНИЕ В письме наименование вида документа не указывается

11. ДАТА ДОКУМЕНТА ДАТА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и /или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» 01.03.2011 2011.03.01 – цифровой вариант 01 марта 2011 г. – словесно-цифровой вариант

ОФОРМЛЕНИЕ ДАТЫ ДОКУМЕНТА Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти УТВЕРЖДЕНЫ Приказом Росархива России от 23 декабря 2009 г. № 76

12. РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА- цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации СОСТОИТ ИЗ ЭЛЕМЕНТОВ – порядковый номер регистрации документа индекс дела, в который будет подшит документ

13. ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА Используется только на бланке письма. Заполняется только в том случае, если письмо является ответом на запрос

14. МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА Если затруднено определение место издания документа по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документов, т.е по реквизиту - 08 – наименование организации. Место составления или издания документа указывается с учетом административно-территориального деления.

15. АДРЕСАТ АДРЕСАТ – это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату ЭЛЕМЕНТЫ: Наименование организации (именительный падеж) Наименование структурного подразделения (именительный падеж) Должность руководителя (дательный падеж) Инициалы, фамилия руководителя (дательный падеж) Почтовый адрес

Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти Распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. № 943\788

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТА АДРЕСАТ И.о.директора института В.Н. Фалькову Зам.директора института по учебно-методической работе Д.В. Лазутиной

ТИПОЛОГИЯ ОБРАЩЕНИЙ

- реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» УТВЕРЖДАЮ И.о.директора института Подпись В.Н.Фальков 09.09.2011 16. ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Образец оформления «Грифа утверждения» при утверждении документа постановлением, решением, приказом, распоряжением, протоколом УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕН) Наименование утверждающего документа(творительный падеж) Его дата и номер УТВЕРЖДЕНО на заседании комиссии, протокол от 25 октября 2007 года № 5

17. РЕЗОЛЮЦИЯ РЕЗОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТА – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащий принятое им решение ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

18. ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ ЗАГОЛОВОК ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА – реквизит документа, кратко излагающий его содержание ГОСТ Р 511141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?) Приказ об утверждении сметы расходов Чего? (кого ?) Должностная инструкция методиста по учебно-методической работе

19. ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ – реквизит, обозначающий, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков или сроков указанных в резолюции

20. ТЕКСТ ДОКУМЕНТА ТЕКСТ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» СТАТЬЯ 3 Сферы использования государственного языка Российской Федерации

Образец оформления таблицы

Образец оформления разделов в связном тексте ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. 1.2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 2.1. 2.2. 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 4. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ

ФОРМЫ ИЗЛОЖЕНИЯ ТЕКСТА

ФОРМЫ ИЗЛОЖЕНИЯ В ПИСЬМАХ

21.ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ Реквизит располагается под текстом документа, перед реквизитом «подпись». Приложение: на 5 листах в 2 экземплярах Приложение: на 5 листах в 2 экз. только в первый адрес Приложение: Положение об управлении регионального кредитования на 5 листах в 1 экз. Приложение: Положение об управлении регионального кредитования на 5 листах в 2 экз. только в первый адрес

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу председателя комитета от______ № _____ Наименование вида документа Заголовок Подпись лица, ответственного за составление данного документа

22.ПОДПИСЬ ПОДПИСЬ – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

ОФОРМЛЕНИЕ ПОДПИСИ Реквизит состоит из элементов: Наименование должности лица, подписывающего документ; Подпись; Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) Зам.директора института по учебно-методической работе Подпись Д.В.Лазутина

23. ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА СОГЛАСОВАНО Зам.директора института по научной работе и работе с филиалами О.Ю. Винниченко 09.09.2011

24. ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА ВИЗА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА Начальник юридического отдела Н.А. Чемагина 26.09.2006

25. ОТТИСК ПЕЧАТИ ПЕЧАТЬ – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу ГОСТ Р 51511-2001 ПЕЧАТИ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Утвержден Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. № 573-ст

ОБРАЗЕЦ ОТТИСКА ПЕЧАТИ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ Государственного герба Российской Федерации

ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕЧАТИ ОРГАНИЗАЦИЙ Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ (в ред. Федерального закона от 07 августа 2001 г. № 120-ФЗ) «Об акционерных обществах» Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» Федеральный закон от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» Федеральный закон от 12 января 1996 г. № 7 – ФЗ «О некоммерческих организациях»

26. ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу Специалист общего отдела (подпись) О.О. Марчук 01.10.2006

27. ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ Петров 25 25 50 Петров Владимир Иванович 25 25 50

Справка отправлена факсом 25.01.2011 в 15.00 Подшита в дело № 05-15 Секретарь подпись О.В.Горнова 26.01.2011 28. ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО

29. ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ Порядковый номер Дата поступления

30. ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА это отметка проставляется на бумажном носителе информации в момент подготовки документа для размещения в локальной или информационной системе организации (учреждения). Реквизит может включать - имя файла; код оператора, дату документа, место изготовления документа, количество страниц

БЛАНК ДОКУМЕНТА - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующего его как создателя официального письменного документа

ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - ПРОДОЛЬНОЕ – реквизиты располагаются вдоль верхнего поля, выравниваются либо по ширине либо по центру УГЛОВОЕ – реквизиты располагаются в левом верхнем углу листа и выравниваются или по левому полю, или по центру отведенной площади

Формат бумаги для изготовления бланков ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» А 4 ( 210 х 297 мм) А 5 ( 148 х 210 мм ) Формат А 3 (таблицы) Формат А 6 (лист поручений должностного лица)

Образцы форматов бумаги

ВИДЫ БЛАНКОВ: ОБЩИЙ БЛАНК (оформление всех документов кроме письма и распорядительных документов БЛАНК ПИСЬМА (письмо) БЛАНК КОНКРЕТНОГО ДОКУМЕНТА (распорядительные документы)

БЛАНК ПИСЬМА Постоянные реквизиты 01,02 или 03 08 – наименование организации 09 – справочные данные об организации 04 – код организации 05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11 – дата документа 12 – регистрационный номер документа 13 – ссылка на регистрационный номер документа 15 – адресат 18 – заголовок к тексту документа

ОБЩИЙ БЛАНК Постоянные реквизиты 01,02 или 03 08 – наименование организации 14 – место составления или издания документа Ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11 – дата документа 12 – регистрационный номер документа

БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА Постоянные реквизиты 01,02 или 03 08 – наименование организации 14 – место составления или издания документа 10 – наименование вида документа Ограничительные отметки для верхних зон расположения реквизитов 07 – код формы документа 11 – дата документа 12 – регистрационный номер документа 18 – заголовок к тексту документа