Порядок согласования документов. Оформление визы и грифа согласования.

Скачать презентацию Порядок согласования документов. Оформление визы и грифа согласования. Скачать презентацию Порядок согласования документов. Оформление визы и грифа согласования.

589-poryadok_soglasovaniya_dokumentov.pptx

  • Количество слайдов: 20

>Порядок согласования документов.  Оформление визы и грифа согласования. МОСКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ ПСИХОЛОГО–ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ Факультет Порядок согласования документов. Оформление визы и грифа согласования. МОСКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ ПСИХОЛОГО–ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ Факультет «Государственного и муниципального управления» Документационное обеспечение управления Выполнили: студентки 5 курса 1 группы Бабичева А.Д., Шмелькова М.А.

>В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и/или получение согласия В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и/или получение согласия на его издание. ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ со структурными подразделениями и должностными лицами ВНУТРЕННЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ ВИЗА Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т.п. СОГЛАСОВАНИЕ ВНЕ ОРГАНИЗАЦИИ с подчиненными и неподчиненными организациями ВНЕШНЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ

>3 РОЛИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ-ИНИЦИАТОР разрабатывает проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в 3 РОЛИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ-ИНИЦИАТОР разрабатывает проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ-УЧАСТНИК участвует в согласовании проектов решений и документов, если данное подразделение организации выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ-КОНТРОЛЕР выполняет специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентируется на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов «ШТАБНЫЕ» ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п.

>4 ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПОВЕДЕНИЯ 1. на согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный 4 ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПОВЕДЕНИЯ 1. на согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. 2. за реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа несет ответственность инициатор документа, который разработал управленческое решение 3. подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении

>5 УСЛОВИЯ УСПЕШНОЙ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЦЕДУРЫ СОГЛАСОВАНИЯ наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора установление перечня 5 УСЛОВИЯ УСПЕШНОЙ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЦЕДУРЫ СОГЛАСОВАНИЯ наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования.

>6 6

>7 АЛГОРИТМ СОГЛАСОВАНИЯ Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора 7 АЛГОРИТМ СОГЛАСОВАНИЯ Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. 1 ЭТАП 2 ЭТАП

>8 СПОСОБЫ СОГЛАСОВАНИЯ ПАРАЛЛЕЛЬНЫЙ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫЙ КОМБИНИРОВАННЫЙ проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям 8 СПОСОБЫ СОГЛАСОВАНИЯ ПАРАЛЛЕЛЬНЫЙ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫЙ КОМБИНИРОВАННЫЙ проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая устанавливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно сочетание маршрутов направления проекта документа

>9 СРОКИ СОГЛАСОВАНИЯ общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 9 СРОКИ СОГЛАСОВАНИЯ общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора

>10 10

>11 11

>12 12

>13 СХЕМЫ И МАРШРУТЫ СОГЛАСОВАНИЯ В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед 13 СХЕМЫ И МАРШРУТЫ СОГЛАСОВАНИЯ В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед службой делопроизводства встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Выбор маршрута Работа с библиотекой маршрутов Получение и обработка задания по согласованию Принятие решения Просмотр, создание связанных объектов Оперативная корректировка маршрутов Мониторинг согласования договора Работа всех подразделений, задействованных в процессе управления договорами происходит в единой интегрированной среде.

>14 СОПРОВОДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ  обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или 14 СОПРОВОДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы; обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими; договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам; пояснения к «схемам» договоров и сделок; материалы проведенных тендеров / конкурсов; выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа; приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

>15 ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ СОГЛАСОВАНИЯ После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе 15 ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ СОГЛАСОВАНИЯ После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»). Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования. Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования. В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

>16  ПРОТОКОЛ СОГЛАСОВАНИЯ РАЗНОГЛАСИЙ _________________________        16 ПРОТОКОЛ СОГЛАСОВАНИЯ РАЗНОГЛАСИЙ _________________________ "__"_____________ ____ г. (населенный пункт) ___________________________, именуем__ в дальнейшем "Сторона-1", в лице (наименование организации) _____________________, действующ___ на основании _________________________, (должность, Ф.И.О.) (устава, доверенности и пр.) с одной стороны, и _______________________________, именуем___ в дальнейшем (наименование организации) "Сторона-2", в лице ______________________________________, действующ___ на (должность, Ф.И.О.) основании _____________________________, с другой стороны, вместе именуемые (устава, доверенности и пр.) "Стороны", согласовали разногласия по проекту договора ____________________ __________________________________________________________________________. (предмет договора) -----------------T-------------------------T-------------------------T----------------------¬ ¦ Номер пункта ¦Редакция пункта договора,¦Редакция пункта договора,¦Согласованная редакция¦ ¦проекта договора¦предложенная Стороной-1 ¦предложенная Стороной-2 ¦ ¦ +----------------+-------------------------+-------------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------------+-------------------------+-------------------------+----------------------- Адреса, реквизиты, подписи Сторон Сторона-1 Сторона-2 _______________________________ ________________________________ _______________________________ ________________________________ _______________________________ ________________________________ ______________/_______________/ _______________/_______________/ (подпись) (Ф.И.О.) (подпись) (Ф.И.О.)

>17 КОНТРОЛЬ СОГЛАСОВАНИЯ           17 КОНТРОЛЬ СОГЛАСОВАНИЯ сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений

>18 18

>19 ВИЗА СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности 19 ВИЗА СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении. Для документов, подлинники которых остаются в организации, виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа. Замечания прилагаются……… Должность Личная Расшифровка подпись подписи Дата Главный бухгалтер (подпись) Л.И. Иванова 23.11.2007 Юрисконсульт Подпись Е.М. Моисеева 25.06.2007 или

>20 ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом 20 ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п. В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер. СОГЛАСОВАНО Директор школы № 583 Подпись В.В. Соколова 09.08.2007 СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома 09.08.2007 №25 СОГЛАСОВАНО Письмо Минздрава России 05.09.2007 №65-17/184