Понятие документооборота Формы организации делопроизводства Движение

Понятие документооборота Формы организации делопроизводства

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

o Документооборот является частью организации работы с документами. o Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям: o прохождение документов в организации должно быть оперативным; o движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды; o движение документов должно быть целесообразным, документ должен про ходить только через те пункты, которые необходимы; o процесс обработки основных видов документов должен быть максимально единообразным.

o Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. o Копии документов учитывают отдельно. o Объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражено количество основных документов, а в знаменателе — число экземпляров их копий.

Документооборот каждой организации анализируется службой документационного обеспечения управления. Результаты такого анализа необходимы для расчета: o необходимой численности делопроизводственного персонала; o загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами; o эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Централизованная форма делопроизводства предполагает: • что все виды работ с документами проводятся в одном месте (в канцелярии, в службе документационного обеспечения управления, у секретаря); o эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом, так как она позволяет максимально автоматизировать и механизировать трудоемкие операции по обработке документов, контролировать весь делопроизводственный процесс и создавать единую справочно информационную систему по документам.

Децентрализованная форма делопроизводства применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения, с большим документооборотом. Эта форма предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ или один работник, который самостоятельно выполняет все виды работ с документами.

Смешанная форма делопроизводства В крупных организациях с большим объемом документооборота чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой одна часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая (например, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив) проводится в структурных подразделениях.

Основные этапы документооборота В технологической цепочке обработки документов можно выделить этапы: o прием и первичная обработка поступающих документов; o предварительное рассмотрение и распределение документов; o регистрация документов; o информационно справочная работа; o направление на исполнение; o исполнение документов;

o контроль исполнения; o отправка документов адресатам; o формирование дел в соответствии с номенклатурой; o хранение и использование документов в текущей деятельности; o подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на три документопотока: o Входящие (поступающие) документы содержат исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д. ) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д. ); предложения, заявления и жалобы граждан и др.

o Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д. ) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим, подведомственным, общественным и другим организациям и отдельным гражданам.

o Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д. ), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

o Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Прием и первичная обработка входящих документов В организациях прием и первичную обработку документов могут осуществлять: o специальное подразделение службы ДОУ — экспедиция (при значительном объеме документооборота); o сотрудник службы ДОУ, например экспедитор; o секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота). o Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т. д.

При обработке поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки корреспонденции и цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. o Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. o Вскрывается почти вся корреспонденция.

Не вскрываются: o конверты с надписью «Лично» ; o документы, адресованные общественным организациям; o упаковки, содержащие документы на машинных носителях. o На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они поступают на сортировку.

Определяется необходимость сохранения упаковки Конверты сохраняют в случаях, если: o получена доплатная корреспонденция; o адрес отправителя написан только на конверте; o дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.

o Проверяется комплектность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. o В случае обнаружения каких либо недостатков на самом документе и в регистрационной форме об этом делается отметка, ставится в известность отправитель письма, затем составляется акт. o На сортировку документ передается вместе с этим актом.

o Проставляется реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» . Реквизит проставляется от руки или с помощью специального штампа. Эта отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Иногда добавляют сокращенное название организации получателя. o Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она подтверждает факт и время поступления документа в организацию.

o На телеграммах и документах с отметками о срочном вручении рекомендуется проставлять также часы и минуты поступления.

o Правила приема, обработки и распределения документов, поступивших в организацию в электронном виде, виды документов, которые можно передавать по каналам электрической связи, и необходимость доотправки адресату оригинала документа закрепляются в инструкции по делопроизводству организации. o Входящие и исходящие электронные документы, как и все остальные, должны пройти этапы приема, регистрации, доставки исполнителям, составления проекта, отправки документа адресату и др.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи Типовая инструкция предлагает o объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А 4 черным цветом, не должен превышать пять листов; o документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

o ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; o факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; o запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования» ;

o подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; o поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно; o поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение исполнитель; o факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

o Затем производится предварительное рассмотрение и распределение документов. o На этапе предварительного рассмотрения документов сотрудник службы ДОУ или секретарь распределяет корреспонденцию между руководством организации и структурными подразделениями.

При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов: 1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директора и заместителей). В эту группу документы попадают по степени важности, по автор ству, по виду, по срочности и т. д. o На поступивших к нему документах должностное лицо пишет резолюцию (реквизит 17). В резолюции указывают: o исполнителя; o содержание поручения; o срок исполнения.

o Если предварительном рассмотрении документа устанавливают, что для принятия решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирают и передают руководителю вместе с основным документом. o Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем. o Если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой срок (ГСДОУ, Приложение 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов» ). Например, срок исполнения служебного письма — 10 дней.

o После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут. Резолюция переносится в регистрационную форму.

2. Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие резолюции руководства. o Не передают на просмотр руководителю организации документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя. o Это документы, адресованные в структурные подразделения, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.

3. Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается маршрут. o Большинство документов подлежит обязательной регистрации. Это документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, а также предложения, заявления, жалобы и обращения граждан. o Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения, и некоторые другие документы.

В инструкции по делопроизводству организации должен быть перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения, с указанием места их регистрации. Основой для создания такого перечня может быть примерный перечень документов, не подлежащих регистрации.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления: o Письма, присланные в копии для сведения. o Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков. o Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня. o Графики, наряды, заявки, разнарядки. o Сводки и информации, присланные для сведения. o Учебные планы, программы. o Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п. o Прейскуранты. o Нормы расхода материалов.

o Поздравительные письма и пригласительные билеты. o Бухгалтерские документы. o Печатные издания (книги, журналы, бюллетени). o Научные отчеты по темам. o Месячные, квартальные, полугодовые отчеты. o Формы статистической отчетности.

o Документы, перечисленные в пп. 4, 6, 11 15, подлежат специальному учету в соответствующих службах учреждения (бухгалтерии, отделе снабжения, отделе кадров, библиотеке, отделе научно технической информации).

4. Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и ходатайства граждан). o Обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности. Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества. o Обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса.

o Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные органы власти. o Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем. o Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства.

5. Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации: Они возвращаются отправителю или передаются по назначению. o Такое предварительное распределение документов сокращает время, необходимое для решения вопроса. o До отправки по маршруту документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация преследует три цели: o учет документов, то есть создание банка данных о документах организации; o контроль над их исполнением; o поиск документов. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

По регистрационным данным можно получить сведения о времени поступления или отправки документов, об их содержании и местонахождении. Процедура регистрации состоит из двух этапов: o проставление отметки на документе; o заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка). Регистрация должна быть однократной!

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: o входящие документы; o исходящие документы; o внутренние документы.

Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следующие сведения: o дата получения и входящий индекс (номер); o дата и индекс документа, присвоенный ему организацией автором; o автор (корреспондент), то есть чей это документ; o заголовок (о чем документ); o резолюция (срок исполнения, исполнитель); o ход исполнения (отметки о контроле); o номер дела, куда подшит документ после исполнения.

Индексация документов — присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений) при регистрации. o При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). o Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы.

Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов: приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу, протоколов и др. o Индексами распорядительных документов, протоколов, актов являются порядковые номера, которые присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы, начиная с № 1 с первого января и заканчивая нумерацией 31 декабря каждого года.

Входящим и исходящим документам присваиваются номера, состоящие из следующих элементов: o условное обозначение структурного подразделения, указывающее место исполнения или составления документа (индекс отдела); o номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ или копия отпуск; o порядковый номер документа по журналу или картотеке (традиционной или электронной).

Например, номер документа № 01 12/32 состоит из: o 01 — индекс (условное обозначение) структурного подразделения; o 12 — номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ; o 32 — индивидуальный порядковый номер, полученный при регистрации. Последовательность может быть обратная.

o Регистрационный номер документа можно дополнять по усмотрению организации информацией о корреспонденте, исполнителях и др. o При индексации предложений, заявлений, жалоб и обращений граждан регистрационный номер документа может дополняться первой буквой фамилии заявителя. o Так, номер 205 Д будет означать, что заявление подано Деминой.