Понятие документооборота Формы организации делопроизводства Движение документов в

Понятие документооборота Формы организации делопроизводства

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Документооборот является частью организации работы с документами. Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям: прохождение документов в организации должно быть оперативным; движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды; движение документов должно быть целесообразным, документ должен про­ ходить только через те пункты, которые необходимы; процесс обработки основных видов документов должен быть максимально единообразным.

Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно. Объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражено количество основных документов, а в знаменателе — число экземпляров их копий.

Документооборот каждой организации анализируется службой документационного обеспечения управления. Результаты такого анализа необходимы для расчета: необходимой численности делопроизводственного персонала; загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами; эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Централизованная форма делопроизводства предполагает: • что все виды работ с документами проводятся в одном месте (в канцелярии, в службе документационного обеспечения управления, у секретаря); эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом, так как она позволяет максимально автоматизировать и механизировать трудоемкие операции по обработке документов, контролировать весь делопроизводственный процесс и создавать единую справочно-информационную систему по документам.

Децентрализованная форма делопроизводства применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения, с большим документооборотом. Эта форма предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ или один работник, который самостоятельно выполняет все виды работ с документами.

Смешанная форма делопроизводства В крупных организациях с большим объемом документооборота чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой одна часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая (например, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив) проводится в структурных подразделениях.

Основные этапы документооборота В технологической цепочке обработки документов можно выделить этапы: прием и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация документов; информационно-справочная работа; направление на исполнение; исполнение документов;

контроль исполнения; отправка документов адресатам; формирование дел в соответствии с номенклатурой; хранение и использование документов в текущей деятельности; подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на три документопотока: Входящие (поступающие) документы содержат исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и др.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим, подведомственным, общественным и другим организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Прием и первичная обработка входящих документов В организациях прием и первичную обработку документов могут осуществлять: специальное подразделение службы ДОУ — экспедиция (при значительном объеме документооборота); сотрудник службы ДОУ, например экспедитор; секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота). Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т. д.

При обработке поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки корреспонденции и цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Вскрывается почти вся корреспонденция.

Не вскрываются: конверты с надписью «Лично»; документы, адресованные общественным организациям; упаковки, содержащие документы на машинных носителях. На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они поступают на сортировку.

Определяется необходимость сохранения упаковки Конверты сохраняют в случаях, если: получена доплатная корреспонденция; адрес отправителя написан только на конверте; дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.

Проверяется комплектность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе и в регистрационной форме об этом делается отметка, ставится в известность отправитель письма, затем составляется акт. На сортировку документ передается вместе с этим актом.

Проставляется реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию». Реквизит проставляется от руки или с помощью специального штампа. Эта отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Иногда добавляют сокращенное название организации-получателя. Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она подтверждает факт и время поступления документа в организацию.

На телеграммах и документах с отметками о срочном вручении рекомендуется проставлять также часы и минуты поступления.

Правила приема, обработки и распределения документов, поступивших в организацию в электронном виде, виды документов, которые можно передавать по каналам электрической связи, и необходимость доотправки адресату оригинала документа закрепляются в инструкции по делопроизводству организации. Входящие и исходящие электронные документы, как и все остальные, должны пройти этапы приема, регистрации, доставки исполнителям, составления проекта, отправки документа адресату и др.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи Типовая инструкция предлагает объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пять листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно; поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель; факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Затем производится предварительное рассмотрение и распределение документов. На этапе предварительного рассмотрения документов сотрудник службы ДОУ или секретарь распределяет корреспонденцию между руководством организации и структурными подразделениями.

При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов: 1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директора и заместителей). В эту группу документы попадают по степени важности, по автор­ству, по виду, по срочности и т. д. На поступивших к нему документах должностное лицо пишет резолюцию (реквизит 17). В резолюции указывают: исполнителя; содержание поручения; срок исполнения.

Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что для принятия решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирают и передают руководителю вместе с основным документом. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем. Если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой срок (ГСДОУ, Приложение 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов»). Например, срок исполнения служебного письма — 10 дней.

После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут. Резолюция переносится в регистрационную форму.

2. Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие резолюции руководства. Не передают на просмотр руководителю организации документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя. Это документы, адресованные в структурные подразделения, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.

3. Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается маршрут. Большинство документов подлежит обязательной регистрации. Это документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, а также предложения, заявления, жалобы и обращения граждан. Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения, и некоторые другие документы.

В инструкции по делопроизводству организации должен быть перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения, с указанием места их регистрации. Основой для создания такого перечня может быть примерный перечень документов, не подлежащих регистрации.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления: Письма, присланные в копии для сведения. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня. Графики, наряды, заявки, разнарядки. Сводки и информации, присланные для сведения. Учебные планы, программы. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п. Прейскуранты. Нормы расхода материалов.

Поздравительные письма и пригласительные билеты. Бухгалтерские документы. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени). Научные отчеты по темам. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты. Формы статистической отчетности.

Документы, перечисленные в пп. 4,6,11-15, подлежат специальному учету в соответствующих службах учреждения (бухгалтерии, отделе снабжения, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации).

4. Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и ходатайства граждан). Обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности. Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества. Обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса.

Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные органы власти. Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем. Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства.

Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации: Они возвращаются отправителю или передаются по назначению. Такое предварительное распределение документов сокращает время, необходимое для решения вопроса. До отправки по маршруту документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация документов Регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация преследует три цели: учет документов, то есть создание банка данных о документах организации; контроль над их исполнением; поиск документов. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

По регистрационным данным можно получить сведения о времени поступления или отправки документов, об их содержании и местонахождении. Процедура регистрации состоит из двух этапов: проставление отметки на документе; заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка). Регистрация должна быть однократной!

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы.

Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следующие сведения: дата получения и входящий индекс (номер); дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором; автор (корреспондент), то есть чей это документ; заголовок (о чем документ); резолюция (срок исполнения, исполнитель); ход исполнения (отметки о контроле); номер дела, куда подшит документ после исполнения.

Индексация документов — присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений) при регистрации. При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы.

Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов: приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу, протоколов и др. Индексами распорядительных документов, протоколов, актов являются порядковые номера, которые присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы, начиная с № 1 с первого января и заканчивая нумерацией 31 декабря каждого года.

Входящим и исходящим документам присваиваются номера, состоящие из следующих элементов: условное обозначение структурного подразделения, указывающее место исполнения или составления документа (индекс отдела); номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ или копия-отпуск; порядковый номер документа по журналу или картотеке (традиционной или электронной).

Например, номер документа № 01-12/32 состоит из: 01 — индекс (условное обозначение) структурного подразделения; 12 — номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ; 32 — индивидуальный порядковый номер, полученный при регистрации. Последовательность может быть обратная.

Регистрационный номер документа можно дополнять по усмотрению организации информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При индексации предложений, заявлений, жалоб и обращений граждан регистрационный номер документа может дополняться первой буквой фамилии заявителя. Так, номер 205-Д будет означать, что заявление подано Деминой.