Подготовка и проведение деловых совещаний. «Шесть

Подготовка и проведение деловых совещаний. «Шесть шляп» Эдварда де Боно Выполнила Исмагилова Динара гр. 21202

Деловые совещания (заседания) — это важнейшая форма совместного обсуждения тех или иных производственных, коммерческих, управленческих и иных вопросов на предприятиях и в организациях; способ выработки и принятия управленческих решений.

Преимущества деловых совещаний: • в ходе обсуждения предлагаются и рассматриваются разнообразные подходы к решению проблемы; • проявляется и усиливается ответственность и взаимопонимание между участниками совещания; • участникам совещания, как правило, предоставляется возможность свободного обмена мнениями по проблеме; • в процессе выработки решения используется значительный объем информации и знаний участников совещания; • имеется возможность принятия обоснованных, конкретных решений.

Недостатки деловых совещаний: • размывание ответственности за принимаемые решения; • велико влияние сильных личностей - менеджеров (и не на пользу качеству принимаемых решений); • процесс подготовки и проведения совещания требует значительно больших, по сравнению с другими видами управленческой деятельности, затрат времени и средств. Так, опросы показывают, что менеджеры, в зависимости от уровня управления, от 50 до 80% своего времени проводят на совещаниях и конференциях.

Порядок подготовки делового совещания: 1. Определение целей и задач совещания. 2. Назначение ответственных за подготовку совещания и распределение между ними обязанностей. 3. Составление (иногда) сметы расходов на подготовку и проведение совещания. 4. Определение даты и времени проведения совещания. 5. Выбор подходящего помещения.

6. Составление списка участников совещания. 7. Определение докладчиков, а при необходимости и выступающих. Подготовка докладов и выступлений. 8. Подготовка и рассылка приглашений и материалов участникам совещания в сроки, достаточные для их подготовки к совещанию. 9. Подготовка проекта решения совещания (заседания), также направление его участникам.

10. Подготовка помещения для проведения совещания. 11. Подготовка необходимых средств наглядной информации, технических и вспомогательных средств. 12. Подготовка для участников совещания рабочих (раздаточных) материалов, блокнотов, ручек и т. д.

В день проведения совещания рекомендуется: 1. перед началом заседания произвести регистрацию присутствующих; 2. начать заседание точно вовремя; 3. сообщить о стоимости минуты данного совещания и о своем намерении провести его рационально, выразить уверенность в успешном ходе заседания;

4. согласовать с участниками правила совместной работы: • время выступлений, • перерывов, • окончания совещания, • порядок принятия решений и т. д. ; 5. поручить одному из участников или секретарю ведение протокола; 6. держать под контролем перерывы;

7. распознавать и блокировать такие критические пункты в дискуссии, как разговоры на отвлеченную тему, поспешные выводы и неверные решения; 8. во время заседания перепроверять, как достигаются поставленные цели: • анализ проблемы, • альтернативные решения, • поиски итоговых решений, • информация, • координация;

9. повторить принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия; 10. в конце заседания подвести итоги и пояснить: что, кем и к какому времени должно быть сделано; 11. перед окончанием совещания подготовить и раздать участникам краткий протокол, содержащий главным образом принятые решения, ответственных и сроки; 12. завершить совещание на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов. Поблагодарить выступавших, всех участников и готовивших совещание; 13. закончить совещание точно в назначенное время, чем обеспечить себе репутацию умелого организатора.

Типовая планировка комнаты совещаний и деловых встреч: 1 — стол для совещаний; 2 — стулья; 3 — экран; 4 — шкаф для проекционной аппаратуры; 5 — столы для совещаний; 6 — шкаф для макетов; 7 — стол журнальный; 8 — кресло для отдыха; 9 — цветочница

Как точно сформулировать вопрос, кому и в каком контексте его задать – знание основных приемов и правил поможет провести совещание наиболее результативно.

Главные типы вопросов Пример Фактический вопрос Что? Где? Почему? Кто? Когда? Как? 1. Получить информацию 2. Открыть дискуссию Объясняющий вопрос Каким образом это поможет решить проблему? 1. Получить причины и объяснения Какие еще аспекты надо рассмотреть? 2. Расширить дискуссию Как именно можно это сделать уже сейчас? 3. Использовать дополнительную информацию Оценивающий вопрос Почему вы так думаете? 1. Поставить под сомнение старые идеи Как вы пришли к такому выводу? 2. Развить новые Что подтверждает вашу правоту? 3. Изучить причины и получить доказательства Управляющий вопрос Можем ли мы рассматривать вашу идею, как вариант 1. Представить новые идеи возможного решения? 2. Подкрепить доказательствами собственные или Это предложение может быть здравой альтернативой? чужие идеи Гипотетический вопрос Давайте предположим, что мы сделаем это таким 1. Развить новые идеи способом… Что произойдет? 2. Предложить другое (возможно, непопулярное) Другая компания сделала это так: … Может, и нам стоит решение попробовать? 3. Сменить курс дискуссии Альтернативный вопрос Какое из этих двух решений лучше? 1. Сделать выбор между альтернативами 2. Прийти к соглашению Координирующий вопрос Можем ли мы считать, что… делая следующий шаг? 1. Достичь консенсуса Так это наше общее решение по поводу данного плана? 2. Прийти к соглашению 3. Начать действовать

Вопросы «на все случаи жизни» • Если собеседник уклоняется от темы: « Что мы собираемся решить сейчас? Что именно мы обсуждаем? » • Если руководитель не знает, что сказать: «Как бы вы ответили на моем месте? » • Если на руководителя давят: « Почему я не прав? Какие факты говорят вам, что это не так? » • Если дело идет к конфликту: « Что вы предлагаете? Что мы можем сделать, чтобы решить проблему? »

• Если подчиненные жалуются: «Как исправить положение? » • Если руководитель хочет наладить отношения с подчиненными: «А как бы вы решали эту проблему? » • Если нужно, чтобы подчиненный всерьез задумался о качестве своей работы: «Как это сделать еще лучше? Для чего нужна ваша работа? »

Типы участников обсуждения и их нейтрализация Типы участников обсуждения Методы обхождения или нейтрализации участников обсуждения Сохранять невозмутимость и деловитость. Спорщик Предоставить группе отвергать его утверждения. Позитивист Предложить ему подведение итогов, втянуть в дискуссию. Всезнайка Призвать группу занять определенную позицию по отношению к его утверждениям. Словоохотливый Тактично прерывать. Напоминать о регламенте. Застенчивый Ставить несложные вопросы, укрепить его уверенность в силах. Негативист Признать, оценить его знания и опыт. Не проявляющий интереса Спросить его о работе. Привести примеры из его сферы интересов. Крупная шишка Избегать прямой критики, применять технику «Да, но. . . » Расспрашивающий Адресовать его вопросы группе.

После совещания рекомендуется: 1. Проанализировать ход и результаты состоявшегося совещания. 2. По результатам анализа наметить: что может быть сделано лучше при подготовке и проведении следующего совещания. 3. Контролировать выполнение принятых решений, добиться полного и своевременного выполнения содержащихся в них планов и заданий.

Афоризмы по теме • Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным. (Ален Маккензи) • Уверенность – половина победы. (В. Корбан) • ПРАВИЛО БУРАВЧИКА: чтобы продвигаться, надо вертеться. (Александр Ратнер) • Угол зрения зависит от занимаемого места. (Закон Майлса) • Искусство управления состоит в том, чтобы не позволять людям состариться в своей должности. (Наполеон I) • Две вещи губительны для того, кто хочет взойти по лестнице успеха – молчать, когда наступает время говорить, и говорить, когда наступает время молчать. (Фридрих Бодиштейн) • Всё в наших руках, поэтому их нельзя опускать. (Коко Шанель)

«Шесть шляп мышления» Эдварда де Боно для развития навыков работы с информацией

Методика Эдварда де Боно «Шесть шляп мышления» это простой и удобный инструмент, чтобы научиться лучше: • работать с информацией • находить выгоды и возможности • использовать интуицию • критически анализировать проблемы • генерировать творческие идеи • организовывать свое мышление

Рассмотрение первой пары: Белая шляпа и Красная шляпа мышления. Белая шляпа — объективные факты и цифры. Мы должны задать себе и оппоненту следующие вопросы: • какая информация имеется; • какая информация необходима; • как и где получить недостающую информацию. Ключевые моменты: • отметить конфликтующие/противоречащие точки зрения; • оценить уместность и точность информации; • отделить факты от предположений; • определить действия, необходимые для устранения пробелов; • узнать о настроениях и эмоциях.

Красная шляпа — мышление в красной шляпе связано с эмоциями и чувствами, а также с иррациональными аспектами мышления (интуицией, предчувствиями). Мышление в красной шляпе позволяет прояснить: • что я сейчас чувствую; • что мне подсказывает моя интуиция; • что говорит мне мой «внутренний голос» . Ключевые моменты использования красной шляпы: • ограничиться 30 секундами; • разрешено выражать чувства, подсказки интуиции и «внутреннего голоса» ; • не нужно оправдываться и объяснять причины своих чувств; • использовать как часть мыслительного процесса, способствующего принятию решения; • применять после принятия решения.

Рассмотрение пары — Черная шляпа и Желтая шляпа Черная шляпа — мышление в Черной шляпе должно быть логичным и правдивым, это не атака, не критические нападки, это критическое исследование. Мышление в Черной шляпе должно быть основано на логике соответствия и несоответствия. Вопросы, которые мы задаем «под Черной шляпой» : • каковы возможные проблемы; • каковы вероятные сложности; • на что нужно обратить внимание; • в чем опасность. Ключевые моменты. Мышление в Черной шляпе: • помогает в принятии правильного решения; • указывает на сложности; • исследует слабые моменты; • может совпадать с белой шляпой; • исключительно эффективный инструмент оценки при использовании после Желтой шляпы.

Желтая шляпа — требует сознательного усилия. Позитивное мышление должно быть смесью любопытства, удовольствия и желания осуществлять задуманное. Вопросы «под Желтой шляпой» : • каковы преимущества; • каковы положительные стороны; • в чем ценность; • привлекательна ли концепция данного предложения; • можно ли это воплотить в жизнь. Мышление в Черной шляпе и Мышление в Желтой шляпе могут быть использованы и для оценки проблемной ситуации и при оценке поведения другого человека.

Рассмотрение пары — Зеленая шляпа и Синяя шляпа. Зеленая шляпа мышления имеет непосредственное отношение к новым идеям и взглядам на вещи. Надевая Зеленую шляпу, человек выходит за рамки старых идей, чтобы найти что-то получше. Зеленая шляпа связана с изменениями. Вопросы «под Зеленой шляпой» : • какие творческие идеи имеются; • каковы возможные альтернативы; • как преодолеть сложности, обнаруженные под Черной шляпой.

Синяя шляпа — рефлексивное мышление, мышление о мышлении. Под Синей шляпой мы управляем процессом восприятия и переработки поступающей информацией. Фокусирование — одна из ключевых ролей Синей шляпы. Вопросы «под Синей шляпой» : • с чего начать; • что на повестке дня; • каковы цели; • какие шляпы использовать; • как подвести итог; • что делать дальше. Ключевые моменты. Под Синей шляпой мышление: • фокусирует и перенаправляет внимание; • фиксирует требования к мыслительному процессу; • запрашивает резюме; • принимает или запрашивает решения.

Вопросы для рефлексии в конце занятия: • Под какой шляпой мы определяем и формулируем проблему? • Каким будет процесс рассмотрения ситуации или проблемы, если не будет рамок и регламента? • В каких ситуациях рассмотрение вопроса может заканчиваться мышлением в Зеленой шляпе?

Метод «Шесть шляп мышления» применяется при проведении любой дискуссии (поиск новых идей, решение проблем, разрешение конфликтных ситуаций) как удобный способ управлять мышлением и переключать его. С помощью этого метода можно научиться лучше понимать особенности своего мышления, контролировать свой образ мыслей и более точно соотносить его с поставленными задачами с целью более эффективного использования процесса мышления при решении проблем. Метод Шести шляп обогащает наше мышление и делает его более всесторонним.

Спасибо за внимание!