Письменные жанры деловой коммуникации 1. 2. 3. Особенности письменного делового общения, его этикет. Новые тенденции в практике русского делового письма. Нерегламентированные деловые письма. Презентация, сопровождающая устное выступление.
Особенности письменного делового общения, его этикет. 1 вопрос. Общие требования к служебной информации : достоверность (объективность), актуальность (необходимость), новизна, (своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).
Особенности письменного делового общения: 1. Официальность и регламентированность выражается с помощью этикетных формул, соблюдением общей тональности корректности и учтивости.
Не рекомендуется: побуждать к спешке: «Срочно. . » , «Незамедлительно. . . » , «В возможно более короткие сроки» . Лучше: «Прошу Вас ответить до такого то числа» , «Убедительно прошу Вас сообщить о своем решении» ; навязывать решение: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» , «Прошу утвердить эту кандидатуру» ; намекать на невнимательность: «Предлагаю внимательно изучить. . . » ; начинать с отказа. Вначале – мотивация.
Обязательное требование оперативный и четкий ответ
2. Формально логический способ изложения: предмет рассматривается с позиции экономико правовых, социальных отношений, а не межличностных. Субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное общество; описательными конструкциями: «Дирекция. . . ходатайствует. . . » , «Фирма. . . предлагает. . . »
Широкое употребление языковых формул устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде.
3. Лаконизм (1 2 с. ) сочетается с требованием достаточности информации: документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию.
4. Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность использование слов в соответствии с их лексическим значением. Коммуникативная точность реализации замысла пишущего: четкость композиции, стилистическая однородность.
Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад.
Этикет важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего.
ситуация отказа, задержки положительного решения, несогласия предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление: К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия. . . К сожалению, проблемы с неплатежами не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время. . . С сожалением вынуждены сообщить о невозможности. . .
Во всем мире благодарят за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за своевременный ответ. Позвольте выразить признательность за участие в. . . Выражение радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности создает определенную общения: Примите наше приглашение, и мы надеемся, что Вы найдете время для. . . С удовольствием приглашаем Вас принять участие в. . . Имею честь пригласить Вас. . . Мы были бы рады видеть Вас на. . .
Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций: Заранее благодарим. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество. Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения. С удовольствием рассмотрим другие варианты. С интересом ждем от Вас новых предложений. Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время.
Поздравление Уважае мый Многоу важа емый Дорогой Позволь поздра здоровья и успехов вить в работе И. О. те Вас с Разреш юбилее процветания и ми ите благополучия поже лать преуспевания на долгие годы
Соболезнование Выра жаем глубокое соболезнова ние искрен нее Прими те наше безвреме Разде нной ляем кончины. . Ваше горе потерю несчаст ного случая. . . Вашу скорбь сочувствие
2 вопрос. Новые тенденции в практике русского делового письма. Нерегламентированные письма. Новые явления в речи: виды документов оферта, прайс лист, презентация , чартер термины большая свобода в выборе языковых средств, в том числе экспрессивных; стремление к персонифицированному стилю изложения в рекламной деловой корреспонденции.
Специфика рекламных писем требование запоминаемости, способности вызвать коммерческий интерес. необходимость творческого подхода использование языковых средств выразительности
в русской официально деловой письменной речи все еще остается строгая функциональность, так называемый «телеграфный» стиль. в западной деловой переписке к письму предъявляются те же требования, что и к разработкам рекламного характера: «Забудьте все, что слышали раньше о. . . » ; «Сейчас Вы прочитаете нечто, что может резко изменить Вашу жизнь в следующем году. . . » , «Если Вы работаете не там, где хотели бы, значит Вы предлагали свои услуги не так, как следовало бы»
Р. Теппер. «Как писать деловые письма» : Пишите коротко и просто. Обращайтесь к конкретному лицу, а не к определенной группе лиц. Для выражения своих мыслей пользуйтесь принципом Внимание — Интерес — Просьба — Действие Используйте в письмах разговорную речь.
Нерегламентированные деловые письма: письмо объявление, письмо предложение, письмо представление, информационное письмо рекламного характера
Пример: письмо-презентация AM ОЛИ ЭНТЕРПРАИЗИС ЛИМИТЕД Москва, Азовская ул. , дом 6, корпус 3, этаж 6. Тел. : (7095) 318 26 66, факс: (7095) 310 74 90. E mail : amoli@amoli. msk. ru Уважаемые господа! Мы рады представить вам группу компаний "АМОЛИ", которая начала свою деятельность в виде отдельных компаний более 40 лет назад в Индии и является в настоящее время одним из лидирующих торговых домов Дальнего Востока в области электроники, химического и фармацевтического сырья, компьютеров, периферии и копировальной техники. Наш Торговый дом состоит из нескольких компаний, занимающихся производством и экспортным и импортным бизнесом в разных областях и объединенных в 1986 году под общим названи ем "АМОЛИ". Это "АМОЛИ ЭНТЕРПРАИЗИС ЛТД". (Гонконг), являющаяся руководящим центром группы компаний, "КЕМФАР", "АМОЛИ""ОРГАНИКСЛТД'и "УМЕДИКАЛА-БОРАТОРИЗ ЛТД".
Язык рекламных писем сочетает характерные черты официальноделового и публицистического стилей речи: языковой стандарт, шаблонность, с одной стороны, и экспрессия с другой.
Влияние стандарта ОДС: общие правила расположения текста, единство композиции, использовании унифицированной лексики (клише, терминов, сокращений, номенклатурных знаков), универсальные этикетные средства.
Влияние публицистического стиля: 1. Ориентация на интересы и потребности адресата
Интерес к тексту письма могут вызвать: показ жизненной важности и практической значимости информации; ее новизна; нестандартная подача материала (новизна эстетики, дизайна, композиционные сдвиги);
2. Оценочная лексика: полезный, удобный, надежный, эффективный, лучший, престижный, изысканный, солидный, комфортный и т. п.
3. Употребление риторических фигур Риторическое обращение и восклицание Уважаемые бизнесмены! Все желающие преуспеть в строительном бизнесе! Цена — всего 4, 5 DM!
• Градация стилистическая фигура, состоящая в особом расположении слов, при котором каждое последующее содержит усиливающийся (или уменьшающийся) элемент значения: Звоните, приезжайте, покупайте! Яркие, незабываемые впечатления останутся у Вас от посещения города на Неве в период белых ночей.
Цитирование Антитеза Наши клиенты говорят: "Мы строим дома с пластиковыми окнами, чтобы в них было приятно жить. Мы не строим дома с деревянными окнами, потому что в них люди мучаются всю жизнь ".
Гипофора (вопросно-ответное единство Почему именно Direct Mail (прямая почта)? Направленность: прямую почтовую рассылку можно нацелить на нужную группу потребителей как по отраслевой, так и по территориальной принадлежности. Попадание в нужные руки: Ваша информация попадет непосредственно к руководителю человеку, принимающему решения. Оперативность: доставка писем по Москве занимает 3 дня, по регионам в зависимости от их удаленности.
• Риторический вопрос Нужно ли объяснять выгоду такого решения? Кто не знает сегодня преимуществ электронной почты?
3 вопрос. Презентация, сопровождающая устное выступление Презентация – широкое значение: показ, предъявление продукции, товара, информации; узкое значение: электронный документ, созданный в программе Power. Point
Цель презентации: визуальное представление замысла автора, максимально удобное для восприятия конкретной аудиторией и побуждающее ее на позитивное взаимодействие с автором презентации
Задачи презентации зависят от особенностей информации и аудитории особенности задачи интерес аудитории невысок привлечь внимание аудитории информация самодостаточна включать информацию, достаточную для восприятия без пояснений время ограничено представлять информацию в удобном для аудитории темпе информация объемна и/или сложна представлять информацию аудитории максимально комфортно
Изменение уровня внимания Слушателя нужно «разбудить»
Речь как конкретная последовательность языковых единиц в устной и письменной реальности Речь последовательность знаков языка, построенная по его законам и из его материалов (единиц) в соответствии с требованиями выражаемого, конкретного содержания (мыслей, чувств) это язык в действии конкретно применённые средства общения одна из многих форм проявления общего языка индивидуальный акт воли и понимания производство конкретных высказываний процесс говорения и его конкретный результат
Презентация ≠ выступление Доклад без слайдов может обойтись.
Расчет количества (условно) Максимум слайдов на лекции (45 мин): 20 ÷ 30 1, 5 ÷ 2 минуты на слайд
ОБЩИЕ ПРАВИЛА СОЗДАНИЯ ТЕКСТОВ ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОГО ВОСПРИЯТИЯ: 1. 2. 3. 4. Заголовки должны содержать менее 6 слов, тогда они хорошо запоминаются. Текст в эллипсе воспринимается лучше, чем в квадрате или круге. Европейцы читают слева направо, поэтому правая сторона запоминается лучше (там останавливается взгляд). Верхняя часть страницы, в свою очередь, читается с большим вниманием. Повторение - наиболее эффективное средство воздействия (четыре -семь повторов).
Быть или не быть? Иметь возможность сделать что либо, вовсе не значит, что это нужно делать
Этапы работы над презентацией: 1. Структурирование учебного материала составление развернутого плана лекции; написание текста, тезисов, заметок (по необходимости); установление логики переходов;
2. Составление сценария презентации ЧТО? (тип информации) то, что нельзя показать иначе (иллюстрации, графики, диаграммы) определение, главную мысль КОГДА? (целесообразность) необходимо привлечь внимание
2. Составление сценария презентации Вариант 1. Заметки к плану выступления: Тема 9. «Речевая коммуникация» Слайд 1. Тема Слайд 2. План Слайд 3. Дополнительная литература Вопрос 1. «Структура речевого поступка» Слайд 4. Определение речевой коммуникации Слайд 5. Схема речевого поступка Слайд 6. Иллюстрация к схеме Слайд 7. .
3. Разработка дизайна определение стиля презентации создание (или выбор) шаблона слайда: 1. использование готовых шаблонов 2. создание своего стиля выбор цветовой гаммы определение элементов образца выбор шрифтов
4. Размещение информации на слайде Вид информации Расположение объектов Объем информации иллюстрации графика диаграммы таблицы видео аудио
Требования к тексту отсутствие орфографических, грамматических и стилистических ошибок
Требования к тексту краткость максимальная информативность
Смысловые переносы Редко используемый, но очень важный для восприятия прием – смысловые переносы.
Объем информации Человек единовременно «схватывает» не более трех единиц информации: фактов выводов определений 89090841534 8 909 08 41 534
Объем информации Короткие слова и предложения воспринимаются и запоминаются легче «Магическое число» Дж. Миллера: 7± 2
Объем информации Как сократить длину предложения? Попробуйте убрать слово Смысл изменился? Нет это слово не нужно!
Заголовки должны содержать менее 6 слов, тогда они хорошо запоминаются
Текст в эллипсе воспринимается лучше, чем в квадрате или круге
Европейцы читают слева направо, поэтому правая сторона запоминается лучше (там останавливается взгляд)
Верхняя часть страницы читается с большим вниманием
для привлечения внимания предпочтение следует отдавать чистым основным цветам, а не смешанным.
Следует подобрать оптимальное цветовое сочетание фона и шрифта. Хорошо смотрятся зеленые на белом, красные на белом.
по силе, с которой цвета привлекают внимание, их можно расположить в следующей последовательности: оранжевый, красный, желтый, зеленый, синий, фиолетовый
5. Настройка презентации Анимационные эффекты Оптимальная скорость анимации предупреждает утомление глаз Большое количество анимации отвлекает внимание от сути изложения
Скачать презентацию Письменные жанры деловой коммуникации 1 2 3 Особенности
Письменные жанры деловой коммуникации.ppt