Перечни документов Типы и виды перечней документов Перечни

Перечни документов Типы и виды перечней документов Перечни документов – систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения Р А З Л И Ч А Ю Т виды определяется исходя из категории учреждений, применяющих перечни типовые типы определяется исходя из сроков хранения (перечни для всех учреждений) с указанием сроков хранения ведомственные с постоянным сроком хранения (для определенной отрасли деятельности) примерные (для однородных организаций, например коммерческих банков) с постоянным и долговременным сроком хранения

ТИПОВЫЕ ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ ЦЕЛЬ унификация сроков хранения документов, образующихся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, независимо от: - функционально-целевого назначения уровня и масштаба деятельности формы собственности

ПРИМЕРНЫЕ ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ ЦЕЛЬ унификация сроков хранения документов, образующихся при документировании деятельности однородных организаций (коммерческие банки, АО) указываются виды документов, подлежащих: - постоянному хранению в архивах - выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической или иной ценности

ВЕДОМСТВЕННЫЕ ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ ЦЕЛЬ унификация сроков хранения документов, образующихся при документировании функций, выполняемых учреждениями одного ведомства (одной отрасли) P. S. cистематизация документов дается в соответствии с направлениями деятельности и выполняемыми ведомством функциями, с указанием сроков хранения каждого вида документа

типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения ДОЛЖНА составной частью входить во все ведомственные и примерные перечни

СТРУКТУРА ПЕРЕЧНЯ ПЕРЕЧНИ основная часть вспомогательный аппарата

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ описательные статьи, которые систематизированы в соответствии с классификационной схемой и пронумерованы в порядке сквозной валовой нумерации

ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ АППАРАТ • титульный лист с названием перечня и выходными данными • указания по применению перечня • список сокращений • указатель видов документов

ИМЕЙТЕ В ВИДУ!!! в зависимости от вида перечня могут быть и другие элементы вспомогательного аппарата Например, для ведомственного перечня - типовое положение об ЭК учреждений ведомства, - форма акта о выделении к уничтожению, - форма итоговой части номенклатуры дел, - и т. д.

описательная статья • номер статьи • наименование видов и разновидностей документов • сроки хранения документов • примечание

ЭЛЕМЕНТЫ ОПИСАТЕЛЬНОЙ СТАТЬИ порядковый номер статьи перечня

наименование видов и разновидностей документов • в описательных статьях указываются не конкретные названия видов документов, а их обобщенное наименование «Законодательные, иные нормативные акты Президента РФ, законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов РФ, субъектов РФ, органов местного самоуправления» • при объединении в одной статье разных видов документов с одинаковыми сроками хранения по одному вопросу используется термин «документы» при этом в скобках раскрываются наименования основных видов документов, которые включены в данную статью. «Документы по аттестации, аккредитации, сертификации» (сертификаты, свидетельства, аттестаты, положения, книги регистрации и т. д. )

сроки хранения документов основные сроки хранения 5, 10 лет и т. д. постоянно в ряде случаев используются и такие как до минования надобности срок хранения с отметкой ЭПК ( 10 лет ЭПК)

«до минования надобности» означает, что документы данного вида имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией но не может быть менее 1 года

отметка ЭПК часть указанной документации может иметь научно-историческое или практическое значение и значит должна в установленном порядке передаваться на архивное хранение, т. е. иметь срок хранения - «постоянно»

• снижение сроков хранения, установленных перечнем, запрещается • повышение сроков хранения документов возможно только в случае, когда это вызвано спецификой работы организации и(или) практической необходимостью

ПРИМЕЧАНИЕ Данный элемент описательной статьи дает комментарии и уточнения срокам или месту хранения документов «На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организации» - уточняет место хранения данной категории документов (как правило для документов, имеющих справочный характер) «При условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» - конкретизирует сроки хранения отдельных видов бухгалтерской документации «После истечения срока действия договора» , «После замены новыми» и т. д. – указывают, что исчисление установленного срока осуществляется в определенного момента

СТРУКТУРА ПЕРЕЧНЯ отраслей (строительство, образование, здравоохранение и т. д. ) Любой перечень строится на основе классификационной схемы статей перечня, которая представляет собой систематизированный список наименований функций (планирование деятельности, финансирование деятельности, кадровое обеспечение, трудовые отношения и т. д. ) вопросов и направлений деятельности учреждений (о работе с кадрами, о взаимодействии с органами местного самоуправления, о работе с молодежью и т. д. )

РАЗДЕЛЫ (отрасли, функции, вопросы и направления деятельности учреждений ) подразделы

строительство руководство кадровое обеспечение и т. д. финансирование планирование

Планирование прогнозирование текущее планирование ценообразование

Исчисление срока хранения документов всегда производится с 1 января того года, который следует за годом окончания документов в делопроизводстве