Особенности составления и оформления документов системы ОРД ТЕМА
lekciya_3.ppt
- Размер: 1,012.0 Кб
- Автор:
- Количество слайдов: 19
Описание презентации Особенности составления и оформления документов системы ОРД ТЕМА по слайдам
Особенности составления и оформления документов системы ОРД ТЕМА 3. Организационно-распорядительная документация
Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются: ● нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти; ● конкретные поручения вышестоящих органов; ● осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией; ● потребность правового регулирования работы аппарата управления.
По видам деятельности: О рганизационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, учетно-финансовые, научно-технические, кадровые, отчетно-статистические, хозяйственно-договорные; внешнеэкономические.
Классификация ОРД По происхождению (в зависимости от издавшего документ автора) – официальные (служебные), личные (персональные, именные) и личного происхождения. По месту составления – внутренние и внешние. Внутренняя документация создается в организации для нужд самой организации и не выходит за её пределы. Внешние документы выходят за пределы организации или поступают из других организаций.
По содержанию – простые (рассматривается один вопрос) и сложные (два или более вопросов). По наименованию – акт, отчет, протокол, приказ, распоряжение, справка и пр. По способу документирования (способу фиксации информации) – письменные (рукописные, типографские, отпечатанные на пишущей машинке, ПК), изобразительные (рисунки, схемы, диаграммы, чертежи); звуковые (пластинки, магнитные ленты, электромагнитные кассеты); кино- и фотодокументы (киноленты, фотографии, кино- и фотопленки); документы, созданные с помощью компьютерной техники. По характеру изложения материала – примерные, индивидуальные (содержание излагается в свободной форме), типовые.
8) По форме — табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др. 9) По степени гласности — несекретные, секретные (конфиденциальные) и для служебного пользования. 10) По стадиям создания: черновик — предварительная редакция документа; беловик (чистовик); подлинник, или оригинал — документ в окончательной редакции, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТ; копия — точное воспроизведение подлинника. Бывают факсимильные и свободные. Факсимильная содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления — ксерокс, факс, фотокопия; отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении; дубликат — копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала; обладает той же юридической силой, что и подлинники; выписка — копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке; автограф — документ, написанный рукой автора.
По срокам хранения: постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др. ); долговременного (свыше 10 лет) — личные дела, истории болезни, техническая документация и пр. ; временного (до 10 лет) хранения. По функции управления: организационно-правовые — устав, регламент, положение (о структурном подразделении, о коллегиальных и совещательных органах), штатное расписание, инструкция (по делопроизводству, должностная инструкция и пр. ), правила внутреннего трудового распорядка и др. ; распорядительные — постановления, решения, распоряжения. приказы по основной деятельности, указания; информационные — служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, объяснительные и служебные записки, сводки и др. ; документы по личному составу — автобиография, заявление, резюме, характеристика, приказы по личному составу, анкета и др.
Организационно-правовые документы составляют правовую основу организации, определяют ее статус, компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения. Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан. Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламент работы коллегиальных и совещательных органов, регламент работы аппарата управления (руководства), инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению управления), должностные инструкции, правила и др.
Условно организационно-правовые документы можно разделить на две группы: 1)Документы, регламентирующие деятельность всего персонала либо различных его категорий в масштабах предприятия в целом: Учредительные документы (учредительный договор, устав, положение об организации). Положение о персонале. Правила внутреннего трудового распорядка. Структура и штатная численность. Штатное расписание. Положение об аттестации и др. 2) Документы, регламентирующие деятельность организации в рамках отдельных служб: Положения о структурных подразделениях. Положение о коллегиальных и совещательных органах. Должностные инструкции и пр.
Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: наименование организации (подразделения); наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; текст документа; подпись; оттиск печати; гриф утверждения.
К информационно-справочным документам относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, предложение, представление, справка, акт, переписка, сводка, заключение, список и др.