ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Номенклатура дел и порядок

ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Номенклатура дел и порядок работы с ней Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел — это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов, справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел: распределение исполненных документов в дела; систематизация и учет дел; закрепление индексов дел; установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел: служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения; является основой для составления актов на уничтожение дел; может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Виды номенклатур дел Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Типовая инструкция конкретизирует эти сроки: номенклатуры дел структурных подразделений должны быть составлены не позднее I5 ноября, а сводная номенклатура дел должна быть утверждена руководителем не позднее конца текущего года.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный, в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале так, чтобы она была завершена в декабре и с января следующего года номенклатуру можно было ввести в действие.

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие -- это номенклатуры дел структурных подразделений, которые отражают документы этих подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения: составляется работниками этого подразделения; согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с архивом или лицом, ответственным за архив организации; подписывается руководителем этого структурного подразделения; направляется в службу ДОУ.

Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объединяет эти номенклатуры дел в сводную номенклатуру служба ДОУ. Сводная номенклатура дел: подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления; визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив;

согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации; направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государственные архивы); утверждается руководителем организации.

Составление и оформление номенклатуры дел Для разработки индивидуальной номенклатуры дел необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.

Кроме текущего дело­производства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений, или (при отсутствии структурных подразделений) направлениям деятельности, или должностям руководителей и специалистов.

Документы общественных органов включаются в номенклатуру как самостоятельный раздел. Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется индекс.

Первым разделом указывают службу ДОУ, потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 — служба ДОУ, 02 — финансовый отдел, 03 — плановый отдел, 04 — служба персонала и т. д.

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 — дирекция, 02 — учебная работа, 03 — учебно-воспитательная работа, 04 — производственная практика, 05 — физическое воспитание и т. д.

Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов. Например: 01 — генеральный директор, 02 — заместитель генерального директора, 03 — коммерческий директор и т. д. Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установленной форме (пример 2.6.1), которая приведена в Основных правилах работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью. Сначала систематизируют документы вышестоящих организаций. Затем дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д. В последнюю очередь — справочно-нформационные документы (переписка, докладные записки, справки и т. д.). В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.