Организация контроля исполнения документов В контроле исполнения

Организация контроля исполнения документов

В контроле исполнения документов можно выделить: n n контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения; контроль за сроками исполнения задания.

В ГОСТе Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов»

Основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются: n n n отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства; обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде; выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: n n n постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие документов с контроля; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

n Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Существует две формы (т. е. способа ведения) контроля за исполнением документов: n n ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека); автоматизированная система контроля исполнения документов

Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки лицевая сторона оборотная сторона

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов: n n n n постановка документов на контроль; проверка своевременности доведения документов до исполнителей; предварительная проверка и регулирование хода исполнения; снятие документа с контроля; направление исполненного документа в дело; учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов; информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов

n Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.