ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Документооборот – движение документов в организации

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (прием, передача, составление, согласование, оформление, удостоверение и отправка документов).

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Основное правило организации документооборота – прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, т.к. централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положением о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников .

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому аппарату. По направлению выделяют горизонтальные потоки , связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы

. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Входящий документопоток складывается из :

документов вышестоящих организаций – директивные указания, нормативные и методические акты (указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации);

документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий (отчеты о финансовой, хозяйственной , социальной и управленческой деятельности; инициативные докладные записки, письма, акты);

документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий, консультирования, информации ( письма информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы; договоры, акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.).

Входящие документы образуют три направления: к руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самой организации . К внутренним относятся организационные документы , распорядительные документы, создаваемые руководством, протоколы, акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава , докладные, служебные и объяснительные записки и т.д.

Организационные формы работы с документами

Существует три формы организации работы с документами - централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в введении одного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника. В этом подразделении выполняется полный цикл обработки документов от момента их получения или создания до сдачи в архив. Полная централизация возможна только в небольших учреждениях .

Децентрализованная форма – создается в том случае, когда структурное подразделение одной организации создает свою службу для работы с документами. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен и имеет специфические особенности (например , исходя из соображений защиты информации ).

Смешанная форма. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства , а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов (печати), их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы может быть работа , при которой регистрация документов может быть для одних централизованно , а для других децентрализованно ( если документ адресован руководству предприятия, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения – в подразделении).

Прием и первичная обработка документов

Документы, поступающие на предприятие на бумажных носителях , проходят первичную обработку , предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрывают ( за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Должны приниматься к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте, в противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты не сохраняются, целесообразно сохранять, если только по конверту можно определить обратный адрес.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации , и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений

.). Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступающих документов исполнение каждого из них различное.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняют несколько структурных подразделений , получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Основное назначение канцелярии заключается в прохождении по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и выходных документов – проверяет, кто и когда задержал выполнение документов. При этом существуют два основных маршрута документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.

Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа , откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы.

Передача документов

Согласно рекомендациям ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц , которые отвечают в них за работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами

Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа. Проект документа проходит этап согласования – сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов.

. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы производства.

После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства (указывает адресата).

Поступивший документ , копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело , сделав соответствующие отметки об исполнении.

По такой же схеме исполнитель работает над инициативными документами – запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.

Т.о. , подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. Чем выше уровень подписания документов, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же , как исходящих.

Общие правила регистрации документов

Регистрация документов – это ключевой момент в организации делопроизводства, предопределяет быстрый поиск необходимой информации и документов. Для это необходимо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учтенных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» (ГОСТ Р 51141-98). Регистрация придает юридическую силу документу, фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть перечень нерегистрируемых документов (рекламные извещения, плакаты, листовки; прейскуранты (прайс-листы); поздравительные письма; приглашения, программы семинаров; печатные издания; пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; документы и информационные материалы , присланные для сведения), нерегистрируемые документы сразу передаются по назначению.

Каждый документ , отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Документы должны регистрироваться один раз , при этом внутренние документы должны регистрироваться в день в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа в регистрационную форму выписываются следующие сведения: дата получения; входящий регистрационный номер, присваиваемый получателем; дата документа; регистрационный номер документа, присвоенный ему отправителем; автор (корреспондент) – тот чей это документ;

заголовок (о чем документ); резолюция; срок исполнения; исполнитель (кто с ним работает); ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения); номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Для регистрации исходящих документов существуют следующие отличия: указывается название подразделения, подготовившего документ; исходящий номер (переносится на исходящий документ); дата документа ( подписания, утверждения, отправки); адресат (название организации, которой посылается документ); исполнитель;

если на документ ожидается ответ, заполняется «контрольная дата»; если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов; номер дела, в которое подшита копия отправленного документа.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие поля регистрационной карточки: порядковый номер; вид документа. Каждый вид документа нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» - личный состав, распоряжение – «рп», «БМ» - Борис Мишин –автор документа; дата документа ;

количество листов документа и количество листов приложения; краткое содержание документа; подразделение, ответственное за исполнение; исполнитель (ФИО); срок исполнения («Контрольная дата»); отметка об исполнении; ход исполнения; связанные документы; дело, в которое подшит документ.

Регистрационную форму дозаполняют резолюцией, исполнителем и сроком исполнения после передачи документа руководителю. Ход исполнения и номер дела вносятся по ходу и после исполнения документа. У внутреннего, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер.

Формы регистрации документа. Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная, автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Форма регистрационного журнала входящих документов имеет такие графы: Дата получения Регистрационный номер Корреспондент Номер и дата документа Содержание Резолюция Исполнитель Срок исполнения Отметка об исполнении Номер дела

ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА Форма регистрационного журнала входящих документов имеет такие графы:

Формы регистрации документа Оборотная сторона Лицевая сторона Пример регистрационно-контрольной карточки

ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА Преимущество карточной системы заключается в следующем: регистрацией одновременно могут заниматься несколько сотрудников; карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость повторной регистрации документов в структурных подразделениях; карточки «подвижны». Их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу; карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.