ОФОРМЛЕННЯ ТА ВЕДЕННЯ ОСОБОВОЇ СПРАВИ ПРАЦІВНИКА Підготували: учні групи № 33 Герасимів Вікторія Мируцький Андрій Ярмуш Андрій
Особова справа працівника — це комплект документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. ОС посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформлюється після зарахування працівників на роботу.
Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності: опис документів; доповнення до особового листка з обліку кадрів; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації; перелік наукових праць (для працівників, які мають вчений ступінь чи звання); різного роду характеристики чи рекомендаційні листи; копія документа про затвердження на посаді; копії документів, на основі яких видаються накази; заява про прийняття на роботу (контракт); матеріали проведення атестації; згода на обробку персональних даних.
У подальшому, в хронологічній послідовності, до особової справи додаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін. До особової справи не додають: накази (розпорядження) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування тощо. Не рекомендується включати до особової справи накази про переведення на іншу роботу, заохочення, дисциплінарні стягнення (зазначені відомості записуються до розділу «Доповнення до особового листка з обліку кадрів» ).
«Опис документів» заповнюється при первинному оформленні особової справи. Наступні записи до нього вносяться в разі залучення до особової справи додаткових документів.
Кожен документ, який включається до особової справи, в «Описі документів» записується окремо, при цьому його назва має відповідати назві, присвоєній цьому документу при його складанні. У графі «Найменування документів» , крім власне найменування, проставляється номер і дата, а також дата внесення до особової справи. Графи «Кількість аркушів» , «Дата вилучення документів» , «Ким вилученодокумент та з якої причини» заповнюються відповідно до їх найменування.
Записи в «Доповнення до особового листка з обліку кадрів» робляться вперше при оформленні особової справи, згодом — при наступних змінах в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів (розпоряджень) та документів, наданих працівником.
«Особовий листок з обліку кадрів» заповнюється особисто працівником чорнилами або кульковою ручкою, розбірливо, без підчисток та виправлень. Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів, а також дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів обов’язково звіряються із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку тощо.
зазначається прізвище, ім’я, по батькові (у називному відмінку); вказується стать; вказується рік, число, місяць народження; записується повна назва населеного пункту; зазначається освіта; вказується мова; вказується вчений ступінь; вказуються країни з назвами, які вони мали на час перебування в них працівника; записується дата нагородження, назва державної нагороди; запис повинен відповідати запису у військовому квитку; вказується сімейний стан; вказується поштовий індекс, назва населеного пункту.
Дякуємо за увагу!
Скачать презентацию ОФОРМЛЕННЯ ТА ВЕДЕННЯ ОСОБОВОЇ СПРАВИ ПРАЦІВНИКА Підготували учні
ОС.ppt