Оформление реквизитов ГОСТ Р 6. 30 2003

Оформление реквизитов ГОСТ Р 6. 30 2003

Перечень реквизитов n 01 – Государственный герб Российской Федерации; n 02 – герб субъекта Российской Федерации; n 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); n 04 – код организации; n 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; n 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); n 07 – код формы документа; n 08 – наименование организации; n 09 – справочные данные об организации; n 10 – наименование вида документа; n 11 – дата документа; n 12 – регистрационный номер документа; n 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; n 14 – место составления или издания документа; n 15 – адресат; n 16 – гриф утверждения документа; n 17 – резолюция; n 18 – заголовок к тексту; n 19 – отметка о контроле; n 20 – текст документа; n 21 – отметка о наличии приложения; n 22 – подпись; n 23 – гриф согласования документа; n 24 – визы согласования документа; n 25 – оттиск печати; n 26 – отметка о заверении копии; n 27 – отметка об исполнителе; n 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; n 29 – отметка о поступлении документа в организацию; n 30 – идентификатор электронной копии документа.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального документа n При оформлении ОРД принято использовать изготовленные заранее бланки. n Бланк – стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем типографским или каким либо другим способом постоянной информацией об организации авторе и местом, отведенным для переменной информации.

n Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. n Установлены два формата бланков – А 4 (210× 297 мм) и А 5 (148× 210 мм).

n При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 мм× 88 мм (28 ударов) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю (флаговое расположение), либо по центру отведенной площади (центрированное расположение).

Расположение и границы зон реквизитов на формате А 4 углового бланка

Установлено и два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный . n При продольном все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру – центрированный способ.

Расположение и границы зон реквизитов на формате А 4 продольного бланка

01. Изображение Государственного герба Российской Федерации (дополнит. ) n помещают на бланках документов в соответствии с Положе нием о Государственном гербе Российской Федерации. n В соответствии со ст. 70 Конституции РФ Государственный герб РФ, его описание и порядок официального использования устанавливаются Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2 ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» .

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 30 ноября 1993 года Президент Российской Федерации Б. Н. Ельцин подписал Указ "О Государственном гербе Российской Федерации". Согласно "Положению о Государственном гербе Российской Федерации", которое является приложением к Указу главы государства, герб России представляет собой "изображение золотого двуглавого орла, помещенного на красном геральдическом щите; над орлом три исторические короны Петра Великого (над головами две малые и над ними одна большего размера); в лапах орла скипетр и держава; на груди орла на красном щите всадник, поражающий копьем дракона".

¨ Герб – отличительный знак государства, города, сословия, рода, изображаемый на флагах, монетах, печатях, ряде документов и т. п.

Государственный герб РФ помещается на бланках: n Президента РФ; n Палат Федерального собрания; n Правительства РФ; n Конституционного суда РФ; n Верховного суда РФ; n Высшего Арбитражного суда РФ; n Центральных органов федеральной исполнительной власти; n Федеральных судов; n Прокуратуры РФ; n Центрального банка РФ; n Уполномоченного по правам человека; n Счетной палаты; n Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за границей.

n Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. ( Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм. )

Герб (эмблема, товарный знак) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, № телефона, факса и т. д. , № счета в банке код предприятия

02. Изображение герба субъекта Российской Федерации (дополнит. ) n помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

n Порядок использования изображения герба субъекта РФ на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, муниципальных образований.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслужи вания)(дополнит. ) n помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). n Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб, субъекта Российской Федерации.

n Эмблема – условное или символическое изображение какого либо понятия, идеи, рода деятельности.

n Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Закона РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 24. 12. 2002 г.

Товарный знак – n это обозначение, способное отличать товары или услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических лиц. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического или физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.

04. Код организации (обязат. ) n проставляют по Общероссийскому клас сификатору предприятий и организаций (ОКПО). n Код ОКПО включает в себя 8 знаков.

Код организации n – автора документа (автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передачи длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Код организации

n 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. (обязат. ) n Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ОГРН представляет собой 13 значный цифровой код. n Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выданным юридическому лицу. ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

ГОСТ Р 6. 30 n выделяет ОГРН юридического лица в качестве реквизита. n Этот реквизит указывается в составе справочных данных в бланках писем, как и реквизиты 04 «Код организации по ОКПО» и 06 «Идентификационный номер налогоплательщика» .

n 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). (обязат. ) n Этот реквизит организации проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) n – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.

Структура ИНН представляет собой: n Для организации – 10 значный цифровой год; n Для физических лиц – 12 значный цифровой код.

n В связи с особенностями учета организаций в дополнение к ИНН организации вводится код причины постановки на учет (КПП). Структура КПП представляет собой девятизначный цифровой код.

07. Код формы документа (обязат. ) n проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

ОКУД предназначен для решения следующих задач: n регистрация форм документов; n упорядочение информационных потоков; n сокращение количества применяемых форм; n исключение из обращения неунифицированных форм документов на основе их регистрации; n контроль состава документов и исключение дублирование информации; n рациональная организация контроля над применением унифицированных форм документов.

Код формы документа Типовая межотраслевая форма № Т 1 Утверждена постановлением Госкомстата России От 30. 10. 97 № 71 а Коды Форма по ОКУД 0301001 Организация __________________по ОКПО 0301001 ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) о приеме на работу Номер документа Дата составления (фамилия, имя, отчество)

08. Наименование организации (обязат. ) n являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. n Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо, представляющее организацию.

n Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. n Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами: n • по первым буквам слов, входящих в наименования. n Например: МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

n • по начальным слогам букв, входящих в наименования. Например: Уралмаш (Уральский машиностроительный завод); n • смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными. n Например: ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.

Наименование филиала, территориального отделения n представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Отдел документационного обеспечения управления 101000, Москва, Центр, Милютинский пер. , д. 7 а, тел. 923 43 13 ______ №_____ На №_____от_______

n Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

Эрасан Федеральная архивная служба государственн архивин церглан России Архивсин кергар Хальмг Такпчин Комитет по делам архивов при Правительствин медлд баадг Комитет Правительстве Республики Калмыкия 358000, г. Элиста, ул. Пушкина, 9 а, тел: 5 76 85

n Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

ЦЕНТР МЕНЕДЖМЕНТА и ОБУЧЕНИЯ CENTER for MANAGEMENT and EDUCATION 129256, Москва ул. Вильгельма Пика, 4 тел. (095) 181 19 96

n Если документ составляется совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае следует наименования организаций печатать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. В случае оформления совместных документов организаций одного ранга их наименования располагают на одном уровне.

09. Справочные данные об организации. (дополнит. ). n Этот реквизит содержит сведения об организации, важные при информационных контактах.

Включают: n почтовый адрес; n номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электрон ной почты и др. ); n коды по ОКПО или ОКОГУ (Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления).

ГОСТ Р 6. 30 2003 n не содержит подробного описания требований к элементам этого реквизита. Обычно в справочных данных об организации приводится индекс предприятия связи почтовый адрес с указанием административно территориального деления ( в последовательности от большего к меньшему).

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА 101000, Москва, Центр, Милютинский пер. , д. 7 а, тел. 925 55 60, ОКПО 02842708 ______ №_____ На №_____от_______

Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами, установленными Банком России: n наименование кредитной организации; n номер расчетного счета; n банковский идентификационный код (БИК); n корреспондентский счет (кор/счет); n номер участников расчетов по межфилиальным оборотам (ШМФО).

n Адреса электронной почты и веб страницы служат идентификаторами физического и юридического лица в глобальной компьютерной сети Интернет.

10. Наименование вида документа (обязат. ) n составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно распорядительных документов (УСОРД) и ОКУД (класс 02 00000). n В письме наименование вида документа не указывают.

11. Датой документа (обязат. ) n является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. n Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: n день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. n Например, дату 1 сентября 2000 г. следует оформлять: 01. 09. 2000. n Допускается словесно циф ровой способ оформления даты. Например: 1 сентября 2000 г. , а так же оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000. 09. 01.

n В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. n Например: 2003. 07. 01.

n Все служебные отметки на документе, связанные с его происхождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

12. Регистрационный номер документа (обязат. ) n Этот реквизит представляет собой цифровое или буквенно цифровое обозначение, присеваемое документу при его регистрации. n Состоит из его порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

n Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организаций и от частных лиц. n Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в инструкцию по делопроизводству.

n Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. n Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (дополнит. ) n Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. n Этот реквизит оформляется только в письмах ответах, наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражения типа: «На Ваше письмо от______№______ сообщаем…» .

14. Место составления или издания документа (дополнит). n Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации» . n Место составления или издания указывают с учетом принятого административно территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Пример: РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ Администрация Калужской области Управление народного образования ПРИКАЗ ____№______ г. Калуга

15. Адресат (дополнит) n Этот реквизит указывает, кому предназначается документ. n В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. n При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например: Администрация Новосибирской области Контрольно правовое управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже Например: Администрация Новосибирской области Контрольно правовое управление Главному специалисту А. С. Сидорову или Президенту АОЗТ «Сиблитмаш» И. И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организа ций или в несколько структурных подразделений одной организа ции их следует указывать обобщенно. Например: Администрации районов, городов Новосибирской области

В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последова тельности, установленной Почтовыми правилами. Пример: Учебно методический центр Документоведения и управления Смоленский пер. , д. 24, стр. 1 Москва, 121099

n Документ не должен содержать более четырех адресатов. n Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. n При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Редакция журнала «Новый мир» Малый Путинковский переулок, д. 1/2 Центр, Москва, 103006

Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке. Например: Директору ЗАО «Кристалл» Г. В. Сидорову

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию, а затем почтовый адрес получателя. Например: А. Н. Гуляеву ул. Мира, д. 11, кв. 12 г. Новосибирск, 630102

n 16. Гриф утверждения документа (дополнит. ) n Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

n При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Зам. главы администрации Подпись А. А. Иванов 12. 02. 2000

n При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. n Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа.

n Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, правила, а также некоторые виды актов, протоколов, смет, расценок на проведение работ и оказание услуг приобретают юридическую силу после их утверждения.

n При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) (без ка вычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например: УТВЕРЖДЕНО Протоколом общего собрания акционеров 15. 03. 2000 № 12 или УТВЕРЖДЕНЫ Приказом Председателя Правления банка 30. 09. 2000 № 82 или УТВЕРЖДЕН Постановлением администрации области 12. 03. 2000 № 375

17. Резолюция (дополнит. ) n В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т. п. , зафиксированного в документе. Резолюция пишется от руки на документе на свободном месте соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату

Напимер: А. В. Зайцевой П. С. Никитину Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21. 02. 2000 Подпись 05. 02. 2000

n При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. n На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту (обязат. ). n Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа

Например: n приказ (о чем? ) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года» ; протокол (чего? ) «Заседания педагогического совета» . n Например: ПРИКАЗ О приеме на работу Серова А. Е.

n Заголовки во всех документах оформляются с прописной буквы, а заголовки к протоколам – со строчной. n В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатают без кавычек и не подчеркивают. Заголовки располагают от левого поля листа. Если длина заголовка превышает 150 знаков, его допускается печатать от левого до правого поля через один межстрочный интервал и переносить на следующую строку. n Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А 5.

19. Отметка о контроле (дополнит. ) n сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. n Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Эту отметку обозначают штампом «Контроль» или буквой «К» .

20. Текст документа (обязат. ) n должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. n Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Тексты документов пишут на русском языке при направлении их n в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; n на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. n При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ( «имеете» , «владеете» или «были» , «находились» и т. д. ). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

n Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. n Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. n Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

n Связный текст, как правило, состоит из двух частей. n В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной)—решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. n Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

n В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организа ции, автора документа, дату документа, его регистрационный но мер, заголовок к тексту.

n Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д. , то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

n В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т. д. ) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа ( «приказываю» , «предлагаю» , «прошу» ).

n В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ( «постановляет» , «решил» ). n В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ( «приказываю» , «решили» ). n Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ( «слушали» , «выступили» , «постановили» ).

n В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ( «отдел осуществляет функции» , «в состав объединения входят» , «комиссия установила» ).

В письмах используют следующие формы изложения: n • от первого лица множественного числа ( «просим направить» , «направляем на рассмотрение» ); n • от третьего лица единственного числа ( «министерство не возражает» , «ВНИИДАД считает возможным» ). n Печатать реквизит «Текст» рекомендуется через 1, 5 2 межстрочных интервала шрифтом № 13.

21. Отметка о наличии приложения (дополнит. ) n Данный реквизит располагается после текста документа перед подписью. n Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: n Приложение: на 10 л. в 3 экз.

n Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

n В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. n На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. n Например: Приложение к постановлению администраций области от 10. 01. 2000 № 30

n Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №____» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.