Скачать презентацию Оформление реквизитов документов Основные документы регламентирующие оформление Скачать презентацию Оформление реквизитов документов Основные документы регламентирующие оформление

Основы делопроизводства. Оформление реквизитов.ppt

  • Количество слайдов: 54

Оформление реквизитов документов Оформление реквизитов документов

Основные документы, регламентирующие оформление реквизитов документов Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Основные документы, регламентирующие оформление реквизитов документов Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства от 15. 06. 2009 № 477) + Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (с приложениями) ГОСТ Р 6. 30 -2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Состав реквизитов документов (ГОСТ Р 6. 30 -2003) 01 – Государственный герб Российской Федерации; Состав реквизитов документов (ГОСТ Р 6. 30 -2003) 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП); 07 – код формы документа; 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов в Правилах делопроизводства 1. Государственный герб Российской Федерации; 2. наименование федерального органа Состав реквизитов в Правилах делопроизводства 1. Государственный герб Российской Федерации; 2. наименование федерального органа исполнительной власти; 3. должность лица, подписавшего документ; 4. подпись должностного лица; 5. вид документа; 6. место составления (издания) документа; 7. справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; 8. адресат; 9. дата документа; 10. регистрационный номер документа; 11. наименование документа 12. текст документа; 13. ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; 14. отметка о наличии приложений; 15. гриф согласования; 16. гриф утверждения; 17. виза; 18. оттиск печати; 19. отметка о заверении копии; 20. отметка об исполнителе; 21. указания по исполнению документа; 22. отметка о контроле документа; 23. отметка об исполнении документа; 24. отметка о поступлении документа 25. отметка о конфиденциальности.

01. Государственный Герб Российской Федерации Федеральным конституционным законом РФ «О Государственном Гербе Российской Федерации» 01. Государственный Герб Российской Федерации Федеральным конституционным законом РФ «О Государственном Гербе Российской Федерации» установлены три варианта изображения Государственного Герба РФ на бланках документов: 1. Многоцветный вариант

2. Одноцветный вариант (для федеральных органов исполнительной власти предусмотрен только этот вариант) 3. Одноцветный 2. Одноцветный вариант (для федеральных органов исполнительной власти предусмотрен только этот вариант) 3. Одноцветный вариант без геральдического щита

02. Герб субъекта Российской Федерации (отсутствует в Правилах делопроизводства) 02. Герб субъекта Российской Федерации (отсутствует в Правилах делопроизводства)

03. Эмблема организации (отсутствует в Правилах делопроизводства) 03. Эмблема организации (отсутствует в Правилах делопроизводства)

04. Код организации (отсутствует в Правилах делопроизводства) 04. Код организации (отсутствует в Правилах делопроизводства)

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (отсутствует в Правилах делопроизводства) С Г 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (отсутствует в Правилах делопроизводства) С Г Г К К Х Х Х Х Ч

06. Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (отсутствует в Правилах делопроизводства) N 06. Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (отсутствует в Правилах делопроизводства) N N X X X C – ИНН юридического лица N N X X X C C – ИНН физического лица N N P P X X X – код причины постановки на учет

07. Код формы документа (отсутствует в Правилах делопроизводства) Формат кода: XX XX XXX K 07. Код формы документа (отсутствует в Правилах делопроизводства) Формат кода: XX XX XXX K Контрольное число Порядковый номер формы Подсистема документации Система документации

08. Наименование организации (наименование федерального органа исполнительной власти Полное и сокращенное название министерства на 08. Наименование организации (наименование федерального органа исполнительной власти Полное и сокращенное название министерства на бланке

Наименование вышестоящего органа на бланке ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «ФИЗИКА» Технический отдел Варшавское Наименование вышестоящего органа на бланке ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «ФИЗИКА» Технический отдел Варшавское шоссе, д. 125 ж, Москва, 113587 телетайп 112474 КРИСТ, факс: (495) 381 -44 -83 ________ № ________ На № _______ от _______ Наименование структурного подразделения – автора документа

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «ФИЗИКА» Генеральный директор Варшавское шоссе, д. 125 ж, Москва, ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «ФИЗИКА» Генеральный директор Варшавское шоссе, д. 125 ж, Москва, 113587 телетайп 112474 КРИСТ, факс: (495) 381 -44 -83 ________ № ________ На № _______ от _______ Наименование должностного лица – автора документа. В Правилах делопроизводства наименование должности выделено в отдельный реквизит: «НАИМЕНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ ЛИЦА, ПОДПИСАВШЕГО ДОКУМЕНТ»

09. Справочные данные об организации (о федеральном органе исполнительной власти 09. Справочные данные об организации (о федеральном органе исполнительной власти

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГАЗПРОМ» OPEN JOINT STOCK COMPANY «GAZPROM» ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГАЗЭКСПОРТ» ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГАЗПРОМ» OPEN JOINT STOCK COMPANY «GAZPROM» ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГАЗЭКСПОРТ» LIMITED LIABILITY COMPANY «GAZEXPORT» 3 -й Голутвинский пер. , 10, Москва, Россия, 109180 Телефон/факс: (495) 230 -24 -10 Телетайп: 114249 ОЛЕФИН _______ № _____ На № _____ от_____ 3 -d Golutvinskii per. , 10 Moscow, Russia, 109180 Telepfone/fax: (495) 230 -24 -10 Telex: 411987 GAZ RU Your ref. _________ Our ref. _________ Наименование организации и справочные данные об организации на двух языках

10. Наименование вида документа (вид документа) 10. Наименование вида документа (вид документа)

11. Дата документа ДАТА ДОКУМЕНТА УТВЕРЖДЕНИЯ ПОДПИСАНИЯ СОБЫТИЯ инструкция; положение; регламент; план; отчет приказ; 11. Дата документа ДАТА ДОКУМЕНТА УТВЕРЖДЕНИЯ ПОДПИСАНИЯ СОБЫТИЯ инструкция; положение; регламент; план; отчет приказ; распоряжение; письма; докладные и службные записки протокол

Основные варианты оформления даты документа ВАРИАНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ ДАТЫ ЦИФРОВОЙ: 29. 11. 2012 БУКВЕННО-ЦИФРОВОЙ: 29 Основные варианты оформления даты документа ВАРИАНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ ДАТЫ ЦИФРОВОЙ: 29. 11. 2012 БУКВЕННО-ЦИФРОВОЙ: 29 ноября 2012 г. В ГОСТ Р 6. 30 -2003 существует еще один вариант оформления даты ЦИФРОВОЙ: 2012. 11. 29

12. Регистрационный номер документа Основной формат регистрационного номера: порядковый номер документа № 113 Номер 12. Регистрационный номер документа Основной формат регистрационного номера: порядковый номер документа № 113 Номер документа, дополненный номером дела по номенклатуре: № 01 -11/113 Номер документа, дополненный первой буквой наименования вида документа: № 114 -ФЗ Номер документа, дополненный первой буквой фамилии корреспондента № 156 -А

Место для даты и номера на бланке: Место для даты и номера на бланке:

13. Ссылка на входящий номер и дату документа (ссылка на исходящий номер и дату 13. Ссылка на входящий номер и дату документа (ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта) На №____ от _____

Заполненная ссылка на номер и дату входящего документа Заполненная ссылка на номер и дату входящего документа

14. Место составления документа 14. Место составления документа

15. Адресат Адресование документа в организацию, органы власти и управления 15. Адресат Адресование документа в организацию, органы власти и управления

15. Адресат Адресование документа в структурные подразделение 15. Адресат Адресование документа в структурные подразделение

15. Адресат Адресование документа должностному лицу 15. Адресат Адресование документа должностному лицу

15. Адресат Адресование документа частному лицу Образцову О. П. Ул. Садовая, д. 5, кв. 15. Адресат Адресование документа частному лицу Образцову О. П. Ул. Садовая, д. 5, кв. 2, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл. , 301264

Оформление реквизита Адресат на разных типах бланков Пример оформления реквизита на бланке с угловым Оформление реквизита Адресат на разных типах бланков Пример оформления реквизита на бланке с угловым расположением реквизитов КОМТОРГПРЕДБАНК КОММЕРЧЕСКИЙ БАНК РАЗВИТИЯ ТОРГОВЛИ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА Ул. Поддубная, 45, Москва, 110045. Телефон: (495) 284 -04 -22. Факс: (495) 974 -19 -48 _____21. 04. 2008___ № _____02 -09/38____ Генеральному директору На № ___02 -551__ от ____14. 04. 2008 ____ Закрытого акционерного общества Научно-производственной фирмы «Азъ» В. И. Петрову ул. Голубева, 60, Москва, 125011 Пример оформления реквизита на бланке с продольным расположением реквизитов

16. Гриф утверждения документа УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Ростекстиль» Личная подпись В. А. Степанов 12. 16. Гриф утверждения документа УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Ростекстиль» Личная подпись В. А. Степанов 12. 08. 2008 УТВЕРЖДЕНА протоколом совета директоров от 05. 08. 2008 № 8 Утверждение должностным лицом Утверждение через издание распорядительно го документа

17. Резолюция Морозовой Н. В. Федосеевой Н. А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой 17. Резолюция Морозовой Н. В. Федосеевой Н. А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05. 10. 2003 Личная подпись Дата

18. Заголовок к тексту (наименование документа) 18. Заголовок к тексту (наименование документа)

18. Заголовок к тексту (наименование документа) 18. Заголовок к тексту (наименование документа)

18. Заголовок к тексту (наименование документа) ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «СЕЛЕНА» (ООО «СЕЛЕНА» ) 18. Заголовок к тексту (наименование документа) ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «СЕЛЕНА» (ООО «СЕЛЕНА» ) ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ___09. 2009______ Тверь № _______4____ секретаря-референта

19. Отметка о контроле 19. Отметка о контроле

21. ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ ВАРИАНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ В ПИСЬМАХ 1. ОФОРМЛЕНИЕ ОТМЕТКИ, ЕСЛИ 21. ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ ВАРИАНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ В ПИСЬМАХ 1. ОФОРМЛЕНИЕ ОТМЕТКИ, ЕСЛИ ПРИЛОЖЕНИЕ НАЗВАНО В ТЕКСТЕ ПИСЬМА: 2. ОФОРМЛЕНИЕ ОТМЕТКИ, ЕСЛИ ПРИЛОЖЕНИЕ НЕ НАЗВАНО В ТЕКСТЕ ПИСЬМА; ОФОРМЛЕНИЕ ОТМЕТКИ ПРИ НЕСКОЛЬКИХ ПРИЛОЖЕНИЯХ:

21. ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ 3. ОФОРМЛЕНИЕ ОТМЕТКИ, ЕСЛИ ПРИЛОЖЕНИЕ НАПРАВЛЯЕТСЯ НЕ ВО ВСЕ 21. ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ 3. ОФОРМЛЕНИЕ ОТМЕТКИ, ЕСЛИ ПРИЛОЖЕНИЕ НАПРАВЛЯЕТСЯ НЕ ВО ВСЕ УКАЗАННЫЕ АДРЕСА: 4. ОФОРМЛЕНИЕ ОТМЕТКИ, ЕСЛИ В КАЧЕСТВЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ВЫСТУПАЮТ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ:

21. ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ ВАРИАНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ В РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ 1. ОФОРМЛЕНИЕ ОТМЕТКИ, 21. ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ ВАРИАНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ В РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ 1. ОФОРМЛЕНИЕ ОТМЕТКИ, ЕСЛИ В КАЧЕСТВЕ ПРИЛОЖЕНИЯ К РАСПОРЯДИТЕЛЬНОМУ ДОКУМЕНТУ ВЫСТУПАЕТ ДОКУМЕНТ СПРАВОЧНОГО ХАРАКТЕРА:

21. ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ ВАРИАНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ В РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ 2. ОФОРМЛЕНИЕ ОТМЕТКИ, 21. ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ ВАРИАНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ В РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ 2. ОФОРМЛЕНИЕ ОТМЕТКИ, ЕСЛИ В КАЧЕСТВЕ ПРИЛОЖЕНИЯ К РАСПОРЯДИТЕЛЬНОМУ ДОКУМЕНТУ ВЫСТУПАЕТ УТВЕРЖДАЕМЫЙ ДОКУМЕНТ. ГОСТ ДОПУСКАЕТ ОФОРМЛЕНИЕ ОТМЕТКИ В ЭТОМ СЛУЧАЕ БЕЗ СЛОВА «ПРИЛОЖЕНИЕ №»

22. Подпись (подпись должностного лица) 1. На бланке организации: Вице-президент Подпись А. А. Борисов 22. Подпись (подпись должностного лица) 1. На бланке организации: Вице-президент Подпись А. А. Борисов 2. Не на бланке организации Вице-президент Ассоциации региональных предприятий Подпись А. А. Борисов

22. Подпись (подпись должностного лица) ПОДПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА ЛИЦАМИ, РАВНЫМИ ПО ДОЛЖНОСТИ Заместитель Министра финансов 22. Подпись (подпись должностного лица) ПОДПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА ЛИЦАМИ, РАВНЫМИ ПО ДОЛЖНОСТИ Заместитель Министра финансов Подпись И. О. Фамилия ПОДПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА ЛИЦАМИ, НЕ РАВНЫМИ ПО ДОЛЖНОСТИ

22. Подпись (подпись должностного лица) ОФОРМЛЕНИЕ ПОДПИСЕЙ ПРИ ПОДПИСАНИИ АКТА 22. Подпись (подпись должностного лица) ОФОРМЛЕНИЕ ПОДПИСЕЙ ПРИ ПОДПИСАНИИ АКТА

23. Гриф согласования документа 1. Согласование с должностным лицом СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при 23. Гриф согласования документа 1. Согласование с должностным лицом СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись____ А. Г. Грязнова 12. 2008 2. Оформление согласования другим документом

24. Виза согласования (виза) Основной вариант оформления визы Руководитель юридического отдела Личная подпись А. 24. Виза согласования (виза) Основной вариант оформления визы Руководитель юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 15. 10. 2008 Оформление визы при наличии замечаний Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 27. 11. 2008

24. Виза согласования (виза) Оформление визы при несогласии с текстом С проектом не согласен, 24. Виза согласования (виза) Оформление визы при несогласии с текстом С проектом не согласен, замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 27. 11. 2008

25. Оттиск печати 25. Оттиск печати

26. Отметка о заверении копии Вариант оформления отметки по ГОСТу Вариант оформления отметки в 26. Отметка о заверении копии Вариант оформления отметки по ГОСТу Вариант оформления отметки в федеральных органах исполнительной власти

27. Отметка об исполнителе 27. Отметка об исполнителе

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Произведен перерасчет В дело 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Произведен перерасчет В дело № 09 -11 за 2008 г. Подпись 20. 02. 2008

29. Отметка о поступлении документа Канцелярия Вх. №________ «____» _______20__г. 29. Отметка о поступлении документа Канцелярия Вх. №________ «____» _______20__г.

30. Идентификатор электронной копии документа (нет в Правилах) С: Приказы по личному составу ПетровПриказ 30. Идентификатор электронной копии документа (нет в Правилах) С: Приказы по личному составу ПетровПриказ 6. doc

Отметка о конфиденциальности (нет в ГОСТе) Для служебного пользования Отметка о конфиденциальности (нет в ГОСТе) Для служебного пользования