Обеспечение сохранности дел
Ответственность за сохранность документов ОУ возложена на его руководителя. Делопроизводственное хранение документов начинается с момента окончания работы с документом и подшивки его в дело. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от попадания пыли и солнечного света.
Дела хранятся в папкахрегистраторах или скоросшивателях, что обеспечивает свободную подшивку в дело новых документов. Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т. е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов.
На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документа в дело. Дела располагают в шкафах или на стеллажах вертикально, корешками наружу в соответствии с последовательностью, закрепленной номенклатурой дел. На каждом корешке пишется индекс дела по номенклатуре дел.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается. Процедура выдачи дела во временное пользование должна проводиться лицом, ответственным за формирование дел (например, секретарем).
На каждое выданное дело заводится карта-заместитель, в которой указываются заголовок дела, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Законодательно установлены не только правила хранения документов, но и ответственность за их несоблюдение. В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13. 20) к числу правонарушений относят нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.
Административная ответственность при этом может выражаться в вынесении предупреждения или наложении штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.
Спасибо за внимание!
Скачать презентацию Обеспечение сохранности дел Ответственность за сохранность документов
Обеспечение сохранности дел. Верховкина.ppt