Нормативная база в области информации, управления документацией

Нормативная база в области информации, управления документацией и электронного документооборота

Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» , зарегистрирован в Минюсте России 07 сентября 2015 г. № 38830. 21 сентября 2015 года начали действовать разработанные Министерством культуры России, правила организации хранения документов. Новые правила определяют порядок хранения электронных документов.

Нормативное обеспечение работы с электронными документами в Российской Федерации. Отношения, возникающие в информационной сфере при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий и обеспечении защиты информации, комплексно регулирует Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» . Данный закон определяет термин «информация» как «сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления» . По-новому трактуется «документированная информация» — как зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, ее материальный носитель. Специалистами ВНИИДАД создан проект перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, которые можно создавать только в электронном виде.

Общая нормативно-правовая база электронного документооборота Общероссийская нормативно-правовая база в области регулирования электронного документооборота, архивного дела включает в себя следующие документы: ● Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В этом документе собраны основные принципы и нормы, определяющие общие требования к документационному обеспечению управления и обеспечения работы с документами в организациях. ● Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 г. № 125 -ФЗ. Данный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. ● Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02. 05. 2006 г. № 59 -ФЗ. Настоящим Федеральным законом устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами, в том числе обработка подобных обращений в электронном виде. ● Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27. 07. 2006 № 149 -ФЗ. Дает понятие электронного документа и смежных с ним областей. ● Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27 июля 2010 г. № 210 -ФЗ. Данный закон регулирует возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг соответственно федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также местными администрациями и иными органами местного самоуправления, осуществляющими исполнительно-распорядительные полномочия. ● Федеральный закон «Об электронной подписи» (от 06. 04. 2011 г. № 63 -ФЗ). Закон прописывает правила применения электронной подписи.

Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота В соответствии с действующим федеральным законодательством основополагающим законодательным актом, который регулирует отношения, возникающие при использовании информационных технологий (в том числе систем электронного документооборота), а также обеспечении защиты информации, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27. 07. 2006 г. № 149 -ФЗ. В ст. 11 говорится, что электронное сообщение, подписанное электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. Также устанавливается, что обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано ЭП или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами. Следующим не менее важным законодательным актом в области электронного документооборота является Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06. 04. 2011 г. № 63 -ФЗ, который обеспечивает правовые условия использования электронной подписи в электронных документах в качестве аналога собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Иными словами ЭП как реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, идентификации владельца сертификата ключа подписи применяется для удостоверения электронных документов, в том числе при использовании СЭД и ЭД. В данном законе также дается понятие «электронного документа» как документа, в котором информация представлена в электронной форме. Подробнее данный закон, а также его отличия от предыдущего закона об электронно-цифровой подписи, рассмотрим в следующем пункте. Следует также отметить Федеральный закон «О персональных данных» от 27. 07. 2006 г. № 152 -ФЗ. Этот закон регулирует отношения, возникающие при обработке персональных данных, в том числе с использованием средств автоматизации. Руководствоваться положениями данного закона в организации необходимо, прежде всего, при работе с документами по личному составу. «Вопросы работы с электронными документами также затрагивается в нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам правового регулирования: гражданскому, административному, уголовно-процессуальному, трудовому, налоговому и другому законодательству РФ» .

Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота Приказ ФСБ РФ «Об утверждении требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи» от 27. 12. 2011 г. № 795 устанавливает требования к совокупности и порядку расположения полей квалифицированного сертификата электронной подписи. Приказ Министерства финансов РФ от 25. 04. 2011 № 50 н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ). В данном законе прописано, что документ является основой гражданских правоотношений и содержит основополагающие понятия, такие как «сделка» и «договор» . Закреплена возможность подписания документов электронной подписью (п. 2 ст. 160) и обмена документами с помощью электронной связи (п. 2 ст. 434). Кодекс РФ об административных правонарушениях РФ в п. 2 ст. 26. 7 содержит положение о том, документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменной, так и в иной форме. К документам могут быть отнесены материалы фото- и киносъемки, звуко- и видеозаписи, информационных баз и банков данных и иные носители информации. Уголовный кодекс РФ предусматривает в ст. 272 -274 ответственность за неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для персональных компьютеров; нарушение правил эксплуатации техники, систем ЭВМ или их сетей. Арбитражный процессуальный кодекс РФ (в ст. 75), Уголовно-процессуальный кодекс РФ (в ст. 74), Гражданский процессуальный кодекс РФ (в ст. 71) содержат положения, позволяющие рассматривать электронные документы в качестве вещественных доказательств, при этом обязательным условием удостоверения таких документов является наличие ЭЦП.

Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота Отраслевые кодексы также содержат положения, касающиеся работы с электронными документами в соответствующих сферах деятельности. В частности, Налоговый кодекс РФ в ст. 80 содержит разрешение представлять налоговую отчетность в электронном виде. Таможенный кодекс РФ в п. 8 ст. 63 также закрепляет, что документы, необходимые для таможенного оформления могут быть представлены в электронной форме. Трудовой кодекс РФ в главе 49. 1 предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника (данные изменения в ТК РФ были внесены введением в силу ФЗ № 60 от 05. 04. 2013 г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» ). Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06. 12. 2011 № 402 -ФЗ. Закон устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету. В ст. 9 обозначены обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также общие процедуры, связанные с ним, такие как подписание и исправление. Кроме того, п. 5 ст. 9 разрешает составлять первичный учетный документ в электронном виде с электронной подписью. Естественно, СЭД должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам. В свою очередь, отношения, возникающие в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулирует Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22. 10. 2004 № 125 -ФЗ. В ст. 5 закона говорится, что в состав Архивного фонда входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, формы собственности и места хранения, в том числе электронные и телеметрические документы. При использовании СЭД и ЭД появляется острая необходимость в обеспечении информационной безопасности и защиты обрабатываемой и хранящейся информации. Кроме ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» , в этой связи необходимо знать положения Федерального закона «О государственной тайне» от 21. 07. 1993 г. № 5485 -1 и Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29. 07. 2004 г. № 98 -ФЗ (если в деятельности организации создается информация, составляющая данные виды тайн).

Отечественные стандарты, которыми необходимо руководствоваться при использовании СЭД и ЭД. ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов (в том числе электронным). ГОСТ Р 7. 0. 8. -2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения» (заменил ГОСТ Р 51141 -98) устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Вступил в силу с 01. 03. 2014. ГОСТ ИСО 15489 -1: 2007 «Управление документами. Общие требования» . Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др. ). ГОСТ 6. 10. 4 -84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники» устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме. Поскольку электронные документы создаются средствами вычислительной техники, то положения данного стандарта распространяются и на них. ГОСТ 6. 10. 5 -87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» используется и при создании формуляра-образца электронного документа. ГОСТ Р 52294 -2004 «Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчинения и определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента их административной и служебной деятельности. Положения стандарта следует учитывать при создании новых или совершенствовании существующих технологий управления организацией.

Отечественные стандарты, которыми необходимо руководствоваться при использовании СЭД и ЭД. ГОСТ 7. 70 -2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик» устанавливает состав, содержание и представление реквизитов описания электронных информационных ресурсов, являющихся базами данных и машиночитаемыми информационными массивами, предоставляемыми владельцами для регистрации и использования третьим лицам. ГОСТ Р 51353 -99 «Геоинформационное картографирование. Метаданные электронных карт. Состав и содержание» определяет состав и содержание метаданных электронных карт в геоинформационных системах. ГОСТ Р ИСО 22310 -2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами» . Настоящий стандарт объединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489 -1, ИСО/ТО 15489 -2 и ИСО 23081 -1 для включения их во все стандарты, регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделены различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты расширенной структуры управления документацией.

ГОСТ Р ИСО 15489 -1—

Понятие электронного документа и электронного документооборота С юридической стороны понятие электронного документооборота отлично от понятия электронного обмена данными. В основе первого слова — легитимность, т. е. процессуальная допустимость и доказательственная сила электронных документов. Вот почему вместе с модернизацией информационных технологий огромное значение в процессе организации инфраструктуры электронного документооборота имеет нормативная база, целью которой является придание документам, создаваемым и передаваемым в электронным виде, юридической силы. Главной функцией документа в традиционном его понимании является подтверждение определенной информации. В процессе создания и использования документа имеют место два аспекта: 1. некоторая информация; 2. сам документ как материальный субъект, который можно передать, либо представить. Наличие данной материальной сущности документа помогает подтвердить достоверность информации, имеющейся в документе. Может быть, для подтверждения достоверности нужно провести определенную последовательность действий — экспертизу подлинности информации, изложенной в документе. Информацию, имеющуюся в документе, таким же образом можно поделить на два аспекта. Первый – само содержание, второй – дополнительная информация, дающая возможность определить его оригинальность, например реквизиты исходящего документа, такие как номер, печати и подписи. Стоит уточнить, что при наличии электронного документа оригинал имеется в ограниченном количестве экземпляров. Например, существует правило, что договор должен храниться в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный документ будет являться копией, что возможно доказать путем организации экспертизы. В определенных случаях имеет значение наличие непосредственно оригинала документа. Например, покупка акции, выпущенной в бумажном виде, совсем не равнозначна покупке копии ее сертификата, даже заверенной нотариусом.

Что регламентируется в нормативных актах • Какие виды информации и документов подпадают под действие нормативного акта; • Использование носителей информации; • Допустимые файловые форматы, порядок контроля версий документов; • Использование стандартов управления информацией и документами; • Порядок сохранения в течение установленных сроков хранения и уничтожения информации и документов на всех видах носителей; • Ответственность участников информационного обмена; • Обязанности по контролю за исполнением нормативного правового акта Принятие федерального закона об электронном документообороте, разработку стандартов в сфере использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти (например, стандартов для офисных систем, используемых сотрудниками федеральных органов государственной власти в повседневной деятельности для подготовки документов и обмена информацией, стандартов для систем управления электронными архивами документов) предусматривает «Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти» .

Понятие электронного документа и электронного документооборота В свете всего вышесказанного, можно сделать вывод, что документ выполняет следующие функции: ● фиксирование определенной информации; ● лица, подписавшего документ; ● определение условий создания документа; ● доказательство в судебном разбирательстве; ● функция уникальности оригинала. С позиции традиционного документооборота эксперты выделяют два главные функции документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность его использования в качестве допустимого доказательства). Основной причиной, вследствие которой непосредственно бумажные документы выполняют эти функции, является то, что именно бумага в течение не одного столетия существовала как наиболее применяемый материальный носитель информации. В последнее время положение кардинально изменилась, объемы информации, передаваемой в электронном виде, беспрестанно растут. Как уже было отмечено выше, системы электронного документооборота развиваются и распространяются все быстрее и быстрее. В связи с этим большое значение имеет определение правового статуса электронного документа.

О современных проблемах документационного обеспечения управления В США особую роль в формировании нормативной базы (управлении документацией) играет Национальное управление архивов и документации (NARA). Согласно требованиям NARA, руководитель каждого федерального ведомства должен обеспечить управление электронными документами. Для этого следует: • назначить лицо, ответственное за применение внутриведомственной программы управления всей документацией – создаваемой, получаемой, используемой или хранящейся на электронных носителях; • интегрировать систему управления электронной документацией с другими документами и информационными ресурсами учреждения; • обеспечить соответствие системы управления документацией требованиям законодательства; • обучать пользователей, обновлять программную документацию, соблюдать установленные правила хранения документов, обеспечивать их соответствие действующим стандартам. Представляет интерес Закон США “О сокращении работы с документами” (1980 г. ), который по неизвестным причинам не находит отражения в отечественных разработках. Суть его заключается в создании отраслевых – ведомственных – центров информации, к которым должны обращаться любые организации при необходимости сбора каких-либо сведений, и только в том случае, если данные сведения в центрах информации отсутствуют, организации дается разрешение на самостоятельный сбор интересующей информации. Положения закона касаются информации на любых носителях.

О современных проблемах документационного обеспечения управления В Великобритании действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. В официальном документе Великобритании “Модернизация государственного управления” всем государственным организациям поставлена цель – перейти на управление документацией при помощи электронных средств к 2004 г. , при одновременном сохранении бумажных документов. Закон “О защите данных” (1998 г. ) распространяется на документы на любых носителях. Государственный архив Великобритании выпустил руководство, устанавливающее порядок применения этого закона при управлении документацией, и опубликовал стандарты, руководства и методики по управлению документацией на любых носителях в процессе их полного жизненного цикла – от создания до передачи на государственное хранение. В 2002 г. Государственным архивом Великобритании были разработаны Функциональные требования к системам управления электронными документами. Британские фирмы – разработчики систем управления документацией, заинтересованные в том, чтобы их программные продукты были оценены на соответствие этим требованиям, проходят соответствующее тестирование в Национальном архиве.

О современных проблемах документационного обеспечения управления В ФРГ в 2000 г. правительство приняло Общие правила работы федеральных министерств, в которых подробно представлены организационно-технологические процедуры обработки документов на бумажной основе и даны принципиальные указания по работе с электронными документами. Законодательство ФРГ наделило государственные архивные органы правом и обязанностью помогать правительственным учреждениям разного уровня в вопросах управления документацией. Например, Закон “Об обеспечении сохранности и использовании архивных документов федерального уровня” (1988 г. ) устанавливает, что федеральный архив консультирует высшие органы государственной власти, федеральные учреждения, объединения и суд в вопросах управления документацией. В Финляндии, в соответствии с Законом об архивах (1981 г. ) и постановлением О публичных архивах (1983 г. ), Национальный архив и архивы провинций осуществляют руководство и инспекцию документов государственных учреждений. Национальный архив разработал и принял в форме правового акта Инструкцию по делопроизводству для государственных и иных учреждений.

О современных проблемах документационного обеспечения управления Национальный архив Австралии согласно Закону об архивах (1983 г. ) играет лидирующую роль в управлении документацией правительственных учреждений, выпускает основные нормативные разработки по управлению документацией и архивному делу. В марте 1995 г. Национальный архив Австралии выпустил пособие “Управление электронными документами”. В 1996 г. в Австралии впервые в мире принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся требования по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами. Республика Беларусь – одно из первых государств бывшего СССР, успешно разработавших и внедривших законодательную и нормативно-методическую базу управления всей документацией, включая электронную. Закон “Об информатизации” (1995 г. ), Гражданский кодекс Республики Беларусь (1998 г. ), Закон “Об электронном документе” (2000 г. ), государственный стандарт СТБ 1221 -2000 “Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения” являются важными государственными актами в сфере ДОУ. Отметим Закон Республики Беларусь от 06. 10. 94 № 3277 -XII “О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь”, в котором разработка и внедрение систем управления документацией, надзор за соблюдением законодательства по ведению делопроизводства возлагаются на органы управления архивной службой и ее учреждения.

О современных проблемах документационного обеспечения управления в Российской Федерации Организация хранения ЭД • Передача ЭД на хранение в архивы – Курганская область, Смоленская область • Передача на хранение в специализированное ПО – Ростовская область • Участники информационного обмена, уполномоченные лица – Костромская, Саратовская, Тамбовская области • Владельцы сертификатов ключей подписи – Оренбургская область • Администратор корпоративной электронной почты – Оренбургская область. Уничтожение ЭД • «В соответствии с законодательством об архивном деле» – Ростовская область • «После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов)» – Курганская область • «Не ранее уничтожения копий этих электронных документов на бумажных носителях» – Оренбургская область Основные выводы • Уровень освоения ИКТ регионами сильно различается • Ряд регионов существенно опережает федеральный центр в развитии нормативно правовой базы ЭД‐ • В отсутствие координирующей роли федерального центра, региональные СЭД и их нормативно правовая база различаются, и эти различия усиливаются ‐ • Ценный опыт регионов необходимо изучать и обобщать, а наиболее удачные решения – тиражировать • Срочно нужно начинать тем или иным способом согласовывать региональные инфраструктуры и правовые системы • Усиление роли стандартизации

Правила работы с электронными документами в делопроизводстве Минюст приказом от 11. 2014 г. № 1886/5 утвердил Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение. Документом установлены общие требования по внедрению электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, организации работы с электронными документами в делопроизводстве в госорганах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности. В частности, предусмотрено, что учреждения обязаны создавать документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения в 2 -х формах — бумажной и электронной. Создание документов по кадровым вопросам в электронной форме соглашается с государственным архивным учреждением, архивным отделом городского совета. Учреждения организовывают делопроизводство на основании собственных инструкций. Также в Порядке дается определение многим терминам в сфере электронного документооборота, одним из основных является «информационная автоматизированная система (ИАС)» . Это организационно-техническая система, в которой реализуется технология обработки информации с использованием технических и программных средств. ИАС учреждения должна обеспечивать возможность организации и реализации всех этапов документооборота, а также оперативное хранение документов в той системе, в которой они были созданы. Кроме того, в нормативном акте расписаны функциональные обязанности по осуществлению электронного документооборота в учреждении. Отмечается, что организация работы с электронными документами и их техническое сопровождение возлагаются на отдельные структурные подразделения или секретаря. Кроме того, должно быть подразделение, контролирующее защищенность информации, обрабатываемой в ИАС учреждения. Архив учреждения отвечает за хранение информации. В Порядке подробно разъясняются все стадии работы с электронными документами: подготовка и оформление, организация электронного документооборота и исполнения документов, их систематизация и хранение в делопроизводстве, подготовка дел к передаче на архивное хранение, а также уничтожение электронных документов.

Выбор формата файла электронных сообщений зависит от условий создания и использования информации и определяется участниками электронного документооборота соответствующих органов исполнительной власти и/или городских организаций. Форматы документов В целях обеспечения совместимости систем электронного документооборота органов власти электронный документ должен иметь формат pdf 1. 4 и odf 1. 2. «Правила делопроизводства в органах исполнительной власти»

При определении условий и возможности замещения бумажных документов аналогичными по содержанию электронными документами Правительство Москвы предлагает исходить из следующего: а) существующий или ранее существовавший бумажный документ может быть временно замещен или вместо бумажного документа может быть использован электронный документ, если выполнены условия признания соответствующего электронного документа электронным дубликатом бумажного или электронной копией бумажного документа. Электронный дубликат или электронная копия не могут использоваться за пределами срока действия соответствующего бумажного документа, а также в том случае, если соответствующий бумажный документ отменен, признан утратившим силу, отозван или аннулирован; б) вместо составления бумажного документа и удостоверения его собственноручной подписью создавшего лица может быть создан электронный документ с использованием электронной цифровой подписи соответствующего лица, если выполняются условия признания электронного документа электронным оригиналом документа; в) бумажный документ, полученный в результате обработки соответствующего электронного документа (распечатки), может признаваться равнозначным соответствующему электронному документу при выполнении условий признания бумажного документа бумажной копией или бумажным дубликатом соответствующего электронного документа. Бумажная копия или бумажный дубликат электронного документа не может быть использован, если соответствующий электронный документ не существует или если владельцем соответствующей информационной системы принято правомерное решение о его удалении (уничтожении); г) обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами. Электронный документ создается, хранится и используется с использованием средств вычислительной техники.

Информация, содержащаяся в электронном документе и предназначенная для обработки с использованием средств вычислительной техники, должна быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком. Электронный документ содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Обязательные реквизиты электронного документа определяются действующим законодательством, нормативными правовыми актами и владельцем информационной системы, в которой данный документ создается, используется и хранится, а также в регламенте информационного взаимодействия сторон, участвующих в электронном документообороте с использованием данного документа. В регламенте информационного взаимодействия определяются: тип документа, структура передаваемой информации, формат передачи данных, периодичность представления информации и способ передачи. Требования к внутренней структуре и содержательной части электронного документа устанавливаются с точки зрения делопроизводства и предметной сферы, где данный электронный документ создается и используется. При составлении, хранении, изменении и передаче электронного документа в качестве способа, позволяющего достоверно идентифицировать составителя электронного документа, отправителя электронного документа, автора изменений, внесенных в электронный документ, и получателя электронного документа используется электронная цифровая подпись в соответствии с действующим законодательством.

Экспертиза ценности электронных документов и комплектование архива организации электронными документами Рекомендациями предусматривается, что экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией организации в том же порядке, какой установлен для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе, с учетом дополнительных признаков, например таких, как: подлинность электронного документа; наличие электронной подписи; возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения и др. Экспертиза ценности электронных документов проводится при разработке номенклатуры дел, при извлечении электронных документов из информационной системы для передачи на хранение в архив и при подготовке электронных документов Архивного фонда Российской Федерации для передачи на хранение в государственный или муниципальный архив. Электронные документы при включении их в информационную систему на стадии делопроизводства формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В номенклатуре дел в графе «Примечание» к заголовкам электронных дел проставляется отметка «ЭД» ( «Электронные документы» ). Экспертиза ценности электронных документов проводится по истечении срока их хранения в информационной системе. В ходе экспертизы составляются описи электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, внутренние описи электронных дел (в приложении к Рекомендациям приведены формы описи дел и внутренней описи электронного дела), а также акты о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли. Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив организации из информационных систем, в том числе информационных систем электронного документооборота, ежегодно, не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами в делопроизводстве. В архив организации электронные дела передаются в упорядоченном состоянии по описям структурных подразделений. При передаче электронных документов Архивного фонда Российской Федерации в архив организации проводится их конвертирование в компьютерные форматы, рекомендованные государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Рекомендациями определена структура электронного дела. Формирование электронных документов в электронные дела осуществляется в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах.

Электронное дело имеет следующую структуру: • внутренняя опись электронных документов дела, которая заполняется исполнителем (пользователем информационной системы) в момент помещения электронно¬го документа в электронное дело, с указанием индекса дела и заголовка дела по номенклатуре дел. Внутренняя опись может автоматически формироваться информационной системой как отчет, содержащий последовательное перечисление в хронологическом порядке дат, индексов, заголовков электронных документов, помещенных в электронное дело, с указанием количества листов документа, формата файла и его информационного объема (в байтах); • файл или файлы электронных документов, имеющие наименования, присвоенные им в момент создания (подписания) электронного документа, расположенные в хронологическом порядке, по алфавиту авторов, корреспондентов или в ином порядке, обеспечиваемом информационной системой. Для включения электронного документа постоянного или временных (свыше 10 лет) сроков хранения в электронное дело в информационной системе производится конвертирование документа в формат архивного хранения (pdf, pdf/A, tiff или иной), установленный нормативным правовым актом организации и согласованный с государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация; • файл или файлы метаданных (учетно-регистрационных карточек или иных «входных» форм), с помощью которых электронный документ был включен в информационную систему и с помощью которых он может быть идентифицирован; • файл или файлы электронных подписей электронных документов или файл, содержащий расположенные в хронологической последовательности отметки о результатах проверок подлинности электронных подписей (может формироваться как отчет из информационной системы). Рекомендациями установлено, что многостраничные документы, а также документы, имеющие приложения, должны быть конвертированы в формат архивного хранения как один файл.

Хранение документов в электронном виде и поиск электронных документов При необходимости объемные или представляющие важное самостоятельное значение приложения могут храниться в составе электронного дела как самостоятельные электронные документы, при этом связь основного документа и документа-приложения обеспечивается через описание приложения (оформление отметки о наличии приложений) или через систему ссылок на регистрационно-учетную карточку электронного документа ( «входную» форму), с помощью которой осуществляется учет и поиск электронных документов в информационной системе ( «связанные документы» в информационной системе). При записи электронных документов на обособленные материальные носители соблюдается принцип размещения на одном носителе одной единицы хранения электронных документов (одного электронного дела). Опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении организации, является первичным учетным документом для единиц хранения электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе для составления описи электронных дел, передаваемых на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив. При составлении описи электронных дел в структурном подразделении, кроме сведений, установленных формой описи, дополнительно указывается тип носителя (основного экземпляра и рабочего экземпляра), а также объем информации в байтах. На основной и рабочий экземпляры электронных документов составляются отдельные сдаточные описи.

Рекомендациями предусмотрена следующая процедура подготовки электронных документов к передаче в архив организации: • отбор в информационной системе организации электронных дел, подлежащих передаче в архив; • конвертирование электронных документов в формат, установленный для архивного хранения документов (pdf, pdf/A, tiff или иной графический формат), документы Архивного фонда Российской Федерации конвертируются в формат, рекомендованный государственным (муниципальным) архивом, источником комплектования которого является организация; • проверка правильности формирования и систематизации единиц хранения электронных документов; • проверка физического и технического состояния электронных носителей, предназначенных для записи электронных документов; • проверка файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ; • запись электронных дел на электронные носители (оптические диски) однократной записи в двух экземплярах — основном и рабочем; • проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов; • составление в структурном подразделении описи (описей) электронных дел, передаваемых в архив (сдаточных описей).

Online архив Решение предназначено для организаций и предприятий различного масштаба, принадлежности, сфер деятельности. Предоставляется услуга удаленного электронного архива документов с Online доступом и сопутствующими услугами: перевод традиционных документов (бумажные, кино-, фото- и др. ) в электронно-цифровую форму, удаленное традиционное хранение оригиналов и копий на любых носителях и их доставка. единица хранения электронных документов – электронное дело, находящееся на хранении в архиве. информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств; конвертирование (электронных документов) – перемещение с одного носителя на другой или из одного формата в другой; метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими; миграция (электронных документов) – перемещение документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования;

Документы на обособленных электронных носителях физически перемещаются из структурных подразделений в архив организации. При приеме единиц хранения электронных документов в архиве: • проверяется соответствие единиц хранения описям дел; • проводится проверка физического и технического состояния обособленных электронных носителей, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ; • проводится проверка наличия и технического состояния электронных документов (проверка воспроизводимости каждого файла каждого экземпляра — основного и рабочего). Информационная система архива организации должна поддерживать требования к организации архивного хранения и использования электронных документов и иметь: • программные средства для преобразования компьютерных форматов (конверторы); • программные средства для просмотра электронных документов в разнообразных форматах; • возможность проводить копирование, конвертирование и миграцию электронных документов; • специализированное программное обеспечение для поиска электронных документов, хранящихся в архиве. Рассматривая вопрос о значимости электронной подписи при передаче документов на архивное хранение, разработчики Рекомендаций исходили из положения о том, что если электронный документ, подписанный электронной подписью уполномоченного лица, был включен в информационную систему и проверке электронной подписи был получен положительный результат, электронный документ считается аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.

Обеспечение сохранности электронных документов в архиве Рекомендации выделяют несколько основных направлений в обеспечении сохранности электронных документов в архиве организации: • создание оптимальных условий хранения носителей электронных документов; • рациональное размещение электронных носителей в архивохранилище; • проверки наличия и состояния хранения документов в электронном виде; • контроль физического и технического состояния носителей и электронных документов; • копирование электронных документов в целях создания рабочих экземпляров, в том числе для фонда пользования; • конвертирование электронных документов на новые (в технологическом отношении) электронные носители и в новые форматы записи. Для проведения многих работ по обеспечению сохранности электронных документов, например, контроля технических параметров электронных носителей (соответствие характеристик электронного носителя сведениям, содержащимся в сдаточной описи структурного подразделения; проверка электронных документов на наличие в них вредоносных компьютерных программ ( «компьютерных вирусов» ); проверка на сбои при считывании информации и др. ), а также самих электронных документов архив организации должен располагать специализированным аппаратным и программным обеспечением. Поскольку Рекомендации предлагают хранить документы в электронном виде в двух идентичных экземплярах, записанных на оптических дисках однократной записи, предусматривается применение специальных средств хранения и перемещения документов, а также раздельное хранение основного и рабочего экземпляров документов.

Рекомендациями предусмотрены мероприятия по проверке наличия и состояния электронных архивных документов в архиве организации, в рамках которых должны проводиться: • установление фактического наличия единиц хранения электронных документов и единиц учета электронных документов, находящихся на хранении; • выявление и устранение недостатков в учете единиц хранения электронных документов; • выявление отсутствующих единиц хранения; • контроль физического и технического состояния единиц хранения электронных документов; • контроль технического состояния и воспроизводимости электронных документов программными средствами; • выявление и учет единиц хранения электронных документов, требующих специальной технической обработки; • выявление и учет электронных документов, требующих копирования на новые электронные носители и проведения другой технической обработки. Проверки наличия и состояния электронных документов проводятся раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов. Обнаруженные в ходе проверок недостатки фиксируются в актах проверки наличия и состояния электронных документов (по каждому экземпляру отдельно). Акты, составленные по окончании проверки, включаются в дело фонда.

Что такое архиваторы? Архиваторы являются одними из наиболее распространенных сервисных программ, предназначенные для архивации и упаковки файлов путем сжатия информации. Архивный файл – это специальным образом организованный файл, содержащий в себе один или несколько файлов в сжатом или несжатом виде и служебную информацию (имена файлов, дата и время их создания, размер и т. д. )Сжатие информации для увеличения возможностей хранения данных в архиве. Сжатие информации – это процесс преобразования информации, хранящейся в файле к виду, при котором уменьшается избыточность в ее представлении и соответственно требуется меньший объем памяти для хранения Происходит сжатие информации за счет устранения избыточности информации различными способами, например за счет упрощения кодов, исключения из них постоянных битов или представления повторяющихся символов в виде коэффициента повторения. Сжатие информации – это процесс преобразования информации, хранящейся в файле к виду, при котором уменьшается избыточность в ее представлении и соответственно требуется меньший объем памяти для хранения Происходит сжатие информации за счет устранения избыточности различными способами, например за счет упрощения кодов, исключения из них постоянных битов или представления повторяющихся символов в виде коэффициента повторения. Подробнее…Например, если в текстовом файле слово «мама» встречается 1000 раз, то размер НЕсжатого файла равен 4000 байт (4 байта х 1000 раз= 4000 байт). Если же сжать этот файл, то архиватор запишет слово «мама» в архив только один раз, но при этом отметит, что это слово встречается 4000 раз. Таким образом наш текстовый файл сожмется приблизительно в 500 раз. Степень сжатия информации – это один из важнейших показателей архива. Характеризуется коэффициентом Кс, определяемым как отношение объема сжатого файла Vc к объему исходного файла V 0, выраженное в процентах (%). Плохо сжимаются файлы исполняемых программ (*. exe, *. com) и загрузочных модулей (*. dll, например) – 60 -90%. Почти не сжимаются архивные файлы.

Оптимальные условия хранения электронных документов Хранение электронных документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды. Требования к зданиям и помещениям архива, хранящего электронные документы, должны соответствовать общим требованиям к зданиям и помещениям подобного назначения. Защита электронных документов обеспечивается за счет соблюдения (поддержки): 1) светового режима хранения; 2) температурно-влажностного режима хранения; 3) санитарно-гигиенического режима хранения. В архивохранилищах все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Для защиты электронных документов применяют хранение обособленных материальных носителей с записанными на них единицами хранения в первичных защитных средствах хранения – футлярах. В архивохранилищах для документов на электронных носителях информации (оптические диски) поддерживается следующий температурно-влажностный режим: температура +15 – +20°С, относительная влажность воздуха в диапазоне от 20 до 50%. В хранилище с рабочими экземплярами электронных документов допустима комнатная температура – +23°С. В хранилище с основными экземплярами электронных документов должны поддерживаться: температура – не выше +17°С и по возможности низкая относительная влажность воздуха. Не допускается хранение дисков при температуре выше +32°С и ниже – 10°C и относительной влажности ниже 10%. Возможна транспортировка дисков при температуре до – 5°С и относительной влажности 50%. При наличии рекомендаций фирмы-изготовителя электронных носителей по организации температурно-влажностного режима хранения им следует отдавать предпочтение перед приведенным выше общими рекомендациям. В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются соответствующие мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления, проветривания и увлажнения (осушения) воздуха и др. Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха на основании показаний соответствующих контрольно-измерительных приборов: в кондиционируемых помещениях – два раза в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – три раза в неделю. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, форма которого определяется организацией самостоятельно.

Проверка физического и технического состояния носителей электронных документов, технического состояния электронных документов Проверка физического и технического состояния электронных носителей заключается в оценке: • физического состояния электронных носителей (единиц хранения), в том числе: состояние первичных средств хранения электронных носителей (наличие трещин, деформаций, разрушения, наличие и качество надписей на вкладышах и этикетках и т. п. ), наличие запыления и загрязнения поверхностей электронных носителей, наличие влаги на поверхностях электронных носителей, физическое состояние рабочей поверхности и корпусов электронных носителей (выявление механических повреждений и деформаций, расслоения, пузырения, изменения цвета, наличие царапин, проколов) и др. ; • оценке технического состояния электронного носителя, в том числе: соответствие характеристик электронного носителя сведениям, содержащимся в сдаточной описи структурного подразделения или в удостоверяющем листе к описи; проверка электронных документов на наличие в них вредоносных компьютерных программ ( «компьютерных вирусов» ); проверка на сбои при считывании информации, в том числе проверяется уровень параметров, характеризующих электронные носители (например, число сбоев при считывании информации в единицах времени, число поврежденных и нечитаемых секторов, количество ошибок при чтении файлов и т. п. ). При проверке технического состояния электронных документов проводится проверка воспроизводимости всех единиц учета электронных документов на оборудовании архива (визуальный просмотр) в ходе приема единиц хранения в архив и далее с периодичностью один раз в 5 лет. Контроль технических параметров электронных носителей, электронных документов проводят с помощью специализированного аппаратного и программного обеспечения. Результаты проверки наличия и состояния электронных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния электронных документов раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов. В случае если рабочие и основные экземпляры единиц хранения хранятся в одном хранилище, результаты проверки их наличия и состояния вносятся в сводный акт.

Учетные единицы электронных документов Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные дела, электронные документы и описи электронных дел. Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра. Архивный шифр единицы хранения – условное обозначение, присваиваемое каждой единице хранения электронных документов (электронному делу) в целях обеспечения ее идентификации при использовании. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы: • номер фонда, в состав которого включены электронные документы; • номер описи электронных дел; • номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) по описи электронных дел. При учете электронных документов под единицами измерения объема информации принимаются байты или мегабайты (Мб). Основными учетными единицами при организации хранения электронных документов являются: • единицы хранения электронных документов – электронные дела; • единицы учета электронных документов – электронные документы (файлы, включенные в состав электронного дела).

Система учетных документов В архиве организации ведется централизованный учет электронных документов, осуществляемый раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов. Для фиксации учетных данных об электронных документах в архиве организации используются следующие учетные документы: • книга учета поступления электронных носителей (инвентарная книга в пределах архивохранилища); • книга учета единиц хранения электронных документов (электронных дел); • список фондов; • лист фонда; • лист учета электронных документов фонда; • описи электронных дел; • реестр описей. При приеме электронных документов в архив организации в Книге учета поступления электронных носителей (инвентарной книге) указывается наименование обособленных материальных носителей, статус экземпляра обособленных материальных носителей (основной, рабочий), объем информации (в байтах), общее количество единиц хранения электронных документов (по описям), количество включенных в них электронных документов (по внутренним описям). На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших и выбывших за год носителей электронных документов. Книга учета единиц хранения электронных документов предназначена для регистрации, учета поступления в архив и выбытия единиц хранения электронных документов (электронных дел) и присвоения единицам хранения учетных номеров. Учетный номер единицы хранения электронных может содержать указание статуса экземпляра обособленных материальных носителей (основной, рабочий), номер основного экземпляра носителя или номер рабочего экземпляра носителя, а также номера описей электронных документов. На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших и выбывших за год единиц хранения и общее количество единиц хранения, находящихся на хранении.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА Использование электронных документов – применение информации архивных электронных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан. Архив организации предоставляет пользователям электронные документы, не содержащие информации ограниченного доступа, а также поисковые данные электронных документов. Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами. Основными формами использования являются: • информационное обеспечение пользователей в читальном зале; • исполнение запросов пользователей, в том числе социально-правового характера; • выдача экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц; • выдача архивных электронных документов во временное пользование в структурные подразделения организации и сторонние организации. Доступ руководства и сотрудников организации к документам архива при наличии информационной системы осуществляется непосредственно с рабочих мест сотрудников в соответствии с установленными приказом руководителя организации правами доступа к документам.

Источники комплектования Комплектование архива организации электронными документами включает: • определение структурных подразделений, электронные документы которых передаются в архив; • определение состава электронных документов, подлежащих приему в архив; • организацию передачи электронных документов в архив. Электронные документы передаются в архив организации записанными на обособленные электронные носители (оптические диски) однократной записи. Сроки передачи электронных документов в архив организации устанавливаются организацией самостоятельно в графике приема-передачи дел. Архив организации ведет список структурных подразделений, от которых поступают электронные документы в архив организации.

Экспертиза ценности электронных документов организации проводится: • при разработке номенклатуры дел организации; • по истечении сроков временного хранения электронных документов. На этапе разработки номенклатуры дел в графе «Примечание» к заголовкам электронных дел проставляется отметка «ЭД» ( «Электронные документы» ). По истечении срока хранения электронных документов в информационной системе, проводится экспертиза их ценности в целях составления описей электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения , внутренних описей электронных документов и актов о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли. Утверждение актов о выделении к уничтожению электронных документов осуществляется в порядке, установленном для документов на бумажном носителе. Экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией организации в порядке, установленном для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе. При проведении экспертизы ценности электронных документов дополнительно учитываются: • значимость информации электронного документа (уникальность и типичность); • повторение информации электронного документа в информации документов постоянного срока хранения, созданных на других носителях; • первичность информации электронного документа с возможностью получения агрегированных (обобщенных, аналитических) данных; • вид, разновидность электронного документа; • подлинность электронного документа, наличие электронной подписи; • ограниченность сроков подтверждения подлинности электронных подписей (электронных цифровых подписей). • форму и состав процедур по обеспечению аутентичности (подлинности) и целостности электронных документов; • характеристики и физическое состояние носителей с электронными документами; • степень сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях); • возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения; • ограничения на распространение и использование электронных документов и программного обеспечения (с учетом соблюдения государственной, коммерческой тайны, авторского права, имущественных прав, договорных обязательств в отношении собственников документов); • возможности архива организации по ограничению и разграничению доступа к информации электронного документа; • возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка.

Составление и оформление описей электронных дел Сдаточная опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении организации, является первичным учетным документом для единиц хранения электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе для составления описи электронных дел, передаваемых на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив. Описи электронных дел составляются не позднее чем через один год после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве. При составлении сдаточной описи электронных дел в структурном подразделении соблюдаются следующие требования: заголовки электронных дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое электронное дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если электронное дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером; графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме электронных дел, особенностях их физического состояния, передаче другим структурным подразделением со ссылкой на акт, наличии копий и т. п.

Составление и оформление описей электронных дел Порядок присвоения номеров сдаточным описям структурных подразделений устанавливается архивом организации. Объектом описания в сдаточной описи являются единицы хранения электронных документов. Описательная статья единицы хранения (электронного дела) включает в себя следующие элементы: • номер по порядку в пределах описи; • индекс единицы хранения электронных документов по описи; • заголовок электронного дела; • крайние даты; • срок хранения; • тип носителя (основного экземпляра, рабочего экземпляра); • объем (в байтах). На основной и рабочий экземпляры электронных документов составляются отдельные сдаточные описи. В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения электронных документов (цифрами и в круглых скобках – прописью); первый и последний номера единиц учета по описи, пропущенные номера. К сдаточной описи может составляться предисловие с указанием программного обеспечения, его версии и других технологических характеристик информационных систем.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ) АРХИВ Подготовка и передача электронных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется в соответствии с правилами и по графику, устанавливаемыми государственным или муниципальным архивом.