Модуль 3. Организация работы секретаря Лекция 6. Специфика

Модуль 3. Организация работы секретаря Лекция 6.

Специфика работы секретаря Работа с документами: оформление документов, направление документов в структурные подразделения, контроль за сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения документов

Специфика работы секретаря Работа со средствами связи: ведение телефонных переговоров, прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. контроль за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи и немедленно вызывать ремонтные службы в случаи их неисправности

Специфика работы секретаря Работа с посетителями: прием сотрудников предприятия, помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу). организация приема посетителей руководителем в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю)

Специфика работы секретаря Подготовка и проведение совещаний: информирование приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовка списка участников, оформление доклада руководителя. ведение протокола

Специфика работы секретаря Работа хозяйственного характера: проверка качества уборки кабинета руководителя, обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Деловые качества секретаря Профессиональные навыки Организаторские качества Ответственность и надежность Инициативность Пунктуальность и исполнительность Преданность фирме, умение хранить конфиденциальные сведения Хорошая память

Личные качества секретаря Коммуникабельность Внешний вид Доброжелательность Любознательность

Категории секретарей Секретарь приемной Секретарь сall-center Coffee-lady Секретарь-машинистка Секретарь-стенографистка Секретарь -референт Секретарь руководителя Офис-менеджер Делопроизводитель

Секретарь приёмной Существует несколько наименований секретаря на reception: секретарь - ресепшионист; секретарь офиса или секретарь приёмной; дежурный секретарь; администратор или администратор офиса; секретарь - администратор.

Секретарь сall-center ... осуществляет чисто технические функции. должен обладать грамотной речью и приятным голосом, знаниями правил ведения телефонных переговоров, умением быстро ориентироваться, бесконфликтностью.

Coffee-lady Кандидату на эту должность желательно иметь специальное образование либо опыт работы в ресторанном бизнесе или catering.

Секретарь-машинистка Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

Секретарь-стенографистка Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных.

Секретарь-референт Секретарь-референт должен: быстро печатать и правильно оформлять документы, составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями

Секретарь руководителя Квалифицированный секретарь руководителя освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвёртому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.

Офис-менеджер ... ... это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия. ... первый помощник руководителя в решении административно - хозяйственных вопросов деятельности предприятия

Делопроизводитель Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

"Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря" Разработан Скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS) Уровень A секретарь-машинистка Уровень B секретарь Уровень C секретарь-референт Уровень D руководитель секретариата или офис-менеджер

"Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря" В последней редакции этого документа был отменен уровень А Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.

Организация рабочего места располагается в приемной, которая примыкает к кабинету руководителя секретарь должен видеть всех входящих в приемную площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей

Рабочая зона ... ... пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную рабочую зону.

Нормальная рабочая зона ... в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече.

Максимальная рабочая зона ... в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. Взаимоперекрываемая при этом площадь (для двух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину.

В вертикальной плоскости различают пять зон: нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).

Закон «свободного стола» На столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола

Организация рабочего места В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят: стол однотумбовый; приставка с тумбой под компьютер, компьютер; стул подъемно-поворотный; вспомогательный стол.

Рабочий стол В левом поле: текущая работа, телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. В правом поле: лоток с исполненными документами и письменные принадлежности

Рабочий стол высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности должна составлять 725 мм. должен иметь пространство для ног, которое составляет в высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.

Кресло секретаря Регулируемое по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья. Поверхность сиденья, спинки и других элементов кресла должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием.

Компьютер и клавиатура клавиатуру компьютера лучше располагать на расстоянии 10 - 15 мм от края стола. центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 - 50 см.

Примерный перечень оргтехники и оборудования 1) средства малой оргтехники 2) средства составления и изготовления текстовых документов 3) средства обработки бумажных документов 4) средства хранения и поиска документов 5) средства связи 6) копировальные средства и аппараты; 7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации; 8) офисная мебель и оборудование.

Lotus Organizer

Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. Не рекомендуется ставить мягкую мебель

Зона приема посетителей

Оформление приемной Следует использовать в интерьерах живые цветы. Используются произведения живописи, графики, мелкой пластики.

Условия труда ... это совокупность элементов (факторов) производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека - здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом и его эффективность.

Можно выделить следующие группы факторов условий труда: Санитарно-гигиенические Эстетические Психофизиологические Социально-психологические

Освещение Требования: правильный выбор источника света и системы освещения, создание необходимого уровня освещенности рабочей поверхности, нейтрализация эффекта ослепления, устранение бликов, обеспечение равномерного освещения.

Искусственное освещение общее люминесцентные и металлогалогеновые лампы локальное лампы накаливания или лампы белого света

Освещенность Освещенность рабочего места должна быть приспособлена к индивидуальным качествам секретаря и быть в пределах 500 лк. Разница между яркостью монитора и яркостью окружающих предметов должна быть равна отношению 1:3.

Защитный экран Защитный экран, имеющий сертификат качества НИИ эргономики или Шведского института защиты от излучения и соответствующий стандарту ТСО 95.

Влияние микроклимата Повышение или понижение температуры на 10 градусов снижает производительность труда почти на 15%. Понижение температуры на 3 - 4 градуса относительно комфортного повышает качество выполнения задач, связанных с вниманием и слежением. Наиболее комфортной для человека является температура 19 - 20 градусов.

Влияние шумовых эффектов Уровень шума для офисных помещений, установленный европейским союзом, равен 55 дБ. Согласно п.6.2 "Гигиенических требований" уровень шума не должен превышать 75 дБ. Оборудование, превышающее допустимые нормы, должно выноситься за пределы помещения, где располагаются рабочие места.

Психофизиологические условия труда В работу надо входить постепенно. Следует начинать с выполнения более простых работ с постепенным переходом к более сложным. Соблюдать размеренность и ритм в работе. Чередовать труд и отдыха, а также формы деятельности.