Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 1 ЛЕКЦИЯ 9 ОРГАНИЗАЦИЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 1 ЛЕКЦИЯ 9 ОРГАНИЗАЦИЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ 9.1. Сущность основных понятий 9.2. Виды организационных полномочий 9.3. Формы власти и способы её реализации

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 2 9.1. СУЩНОСТЬ ОСНОВНЫХ ПОНЯТИЙ 1) организация как функция управления; 3) полномочия; 2) делегирование; 4) ответственность; 5) власть. Наиболее важными для понимания данной темы являются следующие понятия:

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 3 Организация как функция управления – это совокупность работ по установлению постоянных и временных взаимоотношений между подразделениями, работниками и координация их действий для достижения поставленных целей. Основным средством установления формаль-ных взаимоотношений работников в органи-зации и распределения между ними работы и ответственности является процесс делеги-рования задач и полномочий.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 4 Делегирование – это: 1) средство распределения задач (работ) среди сотрудников, выполнение которых необходимо для достижения целей организации; 2) постановка задач перед кем-нибудь и одновременно наделение этого лица полномочиями для их решения.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 5 Из второго определения термина «делегирование» видно, что если какому–либо работнику делегируется выполнение определенных задач, организация должна предоставить ему и необходимые для этого ресурсы. Поэтому вместе с задачами руководитель вынужден делегировать подчиненному и соответствующий объем полномочий. Проблема делегирования связана с размерами организации. В малых организациях предприниматель может сам выполнять все основные управленческие функции. Однако по мере роста организации часть своих задач руководитель вынужден передавать подчиненным. Поскольку для выполнения этих задач необходимы ресурсы, то вместе с задачами руководитель делегирует и часть своих полномочий.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 6 Полномочия – это: 1) совокупность предоставленных прав самос- тоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять иные дейст- вия в интересах организации; 2) делегированное ограниченное право распо- ряжаться ресурсами и определять действия работников организации. Процесс делегирования задач и полномочий всегда двусторонний. Поэтому необходимо учитывать не только волю и желание руководителя, но и возможности и желание подчиненного.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 7 Пределы полномочий внутри организации определяются: 1) правилами; 3) должностными инструкциями и т.п. 2) положениями о структурных подразделениях; Внешние ограничения содержатся в законодательных актах, других нормативных документах или формируются традициями и обычаями.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 8 Наделение подразделения или работника обязанностями и правами должно четко фиксироваться на основе: 3) внесения изменений в должностную инструкцию и т.п. 1) издания приказа; 2) утверждения соответствующего положения о подразделении;

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 9 Делегирование задач и полномочий порождает в организации и проблему распределения ответственности. Ответственность – это обязательство работника выполнять задачи, присущие занимаемой им должности, и отвечать за результаты своей деятельности. Следует различать ответственность руководителя (общая ответственность) и ответственность исполнителя (функциональная ответственность).

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 10 Ответственность исполнителя (функциональная ответственность) – это обязательство работника выполнять делеги-рованные ему задачи и отвечать за резуль-таты своего труда. Ответственность руководителя (общая ответственность) – это обязательство руководителя отвечать за выполнение задач и результаты труда подчиненных ему работ-ников.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 11 Руководитель, делегируя часть своих полномочий, не может вместе с ними передавать подчиненным и часть своей ответственности. То есть ответственность в отличие от полномочий не делегируется. В крупных организациях менеджеры высшего звена очень часто не знают подчиненных им работников низших уровней, но тем не менее отвечают за их работу. С организационными полномочиями связано такое понятие как власть. Однако по смыслу оно существенно от них отличается.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 12 Власть – это: 1) реальная возможность использовать ресурсы организации и действовать ; 2) потенциал, имеющийся у её пользователя (то есть она существует и тогда, когда не применяется). В отличие от власти полномочия, как уже отмечалось ранее, это делегированное, присущее данной должности право использовать ресурсы организации или, другими словами, то что работник, занимающий определенную должность в организации, имеет право делать.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 13 Формальная власть - это власть должности. Власть измеряется либо числом подчиненных, либо объёмом материальных ресурсов, кото-рыми лицо, занимающее данную должность может распоряжаться. Реальная власть – это власть как должности, так и авторитета. Она обусловлена местом человека не только в официальной, но и в неофициальной системе отношений и измеря-ется числом людей, которые готовы данному лицу подчиняться. Власть бывает формальной и реальной.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 14 9.2. ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ПОЛНОМОЧИЙ Различают два основных вида организационных полномочий: линейные и аппаратные. Линейные полномочия – это: 1) право непосредственного единоличного командования; 2) право принятия решений по всем вопросам, возникающим в подчиненном руководителю коллективе, в пределах, установленных организацией, законом или обычаем.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 15 Руководитель, наделенный линейными полномо-чиями, называется линейным руководителем. Линейные полномочия лежат в основе формиро-вания организационной структуры, их делегиро-вание создает иерархию уровней руководства в организации. Линейные полномочия позволяют реализовать на практике принципы единоначалия, который гласит, что у исполнителя должен быть только один начальник.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 16 Главное назначение аппарата управления: 4) экспертиза; 2) консультации линей- ных руководителей; 1) анализ информации; 3) разработка различных вариантов решений; 5) контроль выполнения принятых решений и т.п. Возникновение аппаратных полномочий вызвано усложне-нием управленческого труда, специализацией руководите-лей. В результате такой специализации сформировался управленческий аппарат (иногда называемый штабом).

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 17 Основные функции, выполняемые аппаратными службами: 1) планирование; 2) маркетинговые исследования; 3) управление персоналом; 5) решение юридических вопросов и т.п. 4) документирование; В аппарате управления можно выделить подразделения (функциональные, обслуживающие и т. п.) руководители которых наделяются специальными аппаратными (штабными) полномочиями.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 18 Виды аппаратных полномочий: функциональные; полномочия обязательного согласования; рекомендательные; контрольно–отчетные; координационные.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 19 Функциональные полномочия означают право руководителя, наделенными этими полномочиями самостоятельно принимать решения в пределах определенной функции управления. Менеджеров, наделенных такими правами, обычно называют функциональными руководителями. Руководители или специалисты, наделенные функциональными полномочиями имеют право давать обязательные для исполнения указания работникам непосредственно подчиняющихся другим (линейным ) руководителям.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 20 Эти указания (решения) обычно предписывают методы работы, иными словами то, как действовать, чтобы достичь целей. Для сохранения единства управления (единоначалия) содержание и объем функциональных полномочий строго регламентируются. Рекомендательными полномочиями наделяются обычно такие специалисты как психолог и другие консультанты. Полномочия обязательного согласования означают для линейного руководителя необходимость согласовывать с соответствующим специалистом административного аппарата проекты готовящихся решений.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 21 Контрольно–отчетные полномочия предоставляют возможность их носителям осу-ществлять проверку деятельности руководите-лей и исполнителей, требовать от них предос-тавления обязательной информации. Контрольно–отчетными полномочиями могут наделяться главный бухгалтер, главный эконо-мист–финансист, инженер по охране труда и т.п. Координационными полномочиями обладают различного рода комитеты и комиссии, создаваемые для рассмотрения спорных проблем и принятия сов-местных решений.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 22 9.3. ФОРМЫ ВЛАСТИ И СПОСОБЫ ЕЁ РЕАЛИЗАЦИИ Менеджерам требуется власть не только в рамках формальных полномочий. Во–первых, они всегда зависят от некоторых людей, которые им не подчинены. Во–вторых, в современных условиях испол-нители не хотят подчиняться приказам менед-жера только потому, что он начальник.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 23 Зависимость от факторов и людей, которыми нельзя напрямую управлять – основная причина трудностей менеджеров. Власть и лидерство являются фактически единственными средствами, которыми рас-полагает менеджер в подобных ситуациях. Власть может проявляться в разнообраз-ных формах. Специалистами разработаны разные подходы к её классификации.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 24 Формы власти Власть, основанная на принуждении Эталонная власть Власть, основанная на вознаграждении Экспертная власть Законная власть Классификация власти (авт. Френч и Рейвен)

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 25 При власти, основанной на принужде-нии, подчинение возникает в резуль-тате страха перед различными офи-циальными санкциями. Для рядовых исполнителей – это, как правило, материальные санкции: лишение премии, перевод на нижеоплачиваемую работу и т.п. Для руководителей – это прежде всего моральные санкции, ставящие под угрозу их служебное положение, авторитет и т.п.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 26 1) страх заставляет подчиняться только в границах «зоны контроля»; 2) страх не создает у людей заинтересованности в результатах работы. В современных организациях власть, основанная на страхе, является малоэффективной по следующим обстоятельствам:

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 27 Власть, основанная на вознаграждении, более эффективный способ влияния на других людей нежели принуждение. В данном случае исполнитель, в обмен на выпол-нение того что хочет руководитель , ждет полу-чения вознаграждения и это побуждает его к более интенсивному и эффективному труду. Однако на практике у менеджера масса ограни-чений в возможности выдавать вознаграждения. Поэтому хороший руководитель должен исполь-зовать и другие способы влияния: компетентность, привлекательность и т.п.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 28 Законная власть базируется на том, что исполнитель верит, что влияющий имеет право отдавать приказания и что его долг подчиняться им. Интересной представляется классификация власти, предложенная О.С. Виханским и А.И Наумовым.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 29 ВЛАСТЬ Личностная основа Организационная основа Экспертная власть Принятие решения Потребность во власти Власть примера Право на власть Власть информации Вознаграждение Принуждение Власть над ресурсами Власть связей Источники власти в организации

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 30 Экспертная власть – это способность лица влиять на других в силу своей подготовки, образования и таланта. Власть примера – это способность менеджера влиять на поведение подчиненных благодаря его личным качествам и стилю руководства. Право на власть – это наличие способности распорядиться властью по должности, но так, чтобы подчиненные признавали это право. В группу, составляющую личностную основу власти включаются источники власти, исходящие от менеджера как личности.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 31 Власть информации – это возможность доступа к информации и умение её использовать для достижения целей. Потребность во власти – это желание лица иметь влияние на других через настойчивые советы, помощь и т.п. В группу, составляющую организационную основу власти, входят источники власти, которые исходят из организации и занимаемой в ней должности. Принятие решения – это возможность должнос-тного лица влиять на принимаемые в организации решения.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 32 Вознаграждение – это право менеджера выдавать премии, благодарности и т.п. подчиненным за хорошее исполнение его поручений. Принуждение – это право менеджера влиять на поведение подчиненных посредством наказания, выговора, увольнения и т.п. Власть над ресурсами – это влияние на людей через право контроля и распределения ограничен-ных ресурсов (финансовых, материальных т.п.). Власть связей – это способность менеджера воздействовать на других людей на основе связей с влиятельными людьми как в организации так и вне её.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 33 Власть реализуется на основе распоряжений. Распоряжение - это сообщение, передаваемое менеджером подчинен-ному, касающееся содержания и резу-льтатов его деятельности. Оно содер-жит постановку задачи, а в отдельных случаях, инструкцию о порядке выпол-нения заданий.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 34 Требования к распоряжениям: 1) должны соответствовать стратегии организации; 3) быть обеспеченными необходимыми матери- альными, организаци- онными и информаци- онными ресурсами; 2) быть обоснованными и четко сформулированными; 4) должны позволять проверять и оценивать результаты действий, направленных на их выполнение.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 35 1) устными 2) письменными 3) смешанными Распоряжения могут быть: Это зависит от срочности и важности решаемой проблемы, взаимоотношений между руководителем и подчиненным и т.п.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 36 1) предписывающим; 3) инструктирующим. 2) запрещающим; Устные распоряжения отдаются при решении задач малой и средней сложности. Письменные распоряжения применяются при решении сложных, срочных проблем. Распоряжения могут отдаваться в форме: приказов, указаний, поручений, советов. Приказ обязывает подчиненных определенным способом и в установленные сроки выполнить задание, составляющее суть распоряжения. Иногда приказы могут содержать перечень санкций, следующих при нарушении сроков или порядка их выполнения. По содержанию приказ бывает:

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 37 В отличие от приказов указание и поручение регламентируют только содержание задания, оставляя обычно подчиненным свободу выбора способа действий, а иногда и сроков исполнения. Совет же оставляет определенную свободу и в отношении содержания работы. Задание должно быть ясно сформулировано, а сроки его выполнения четко определены. Оно должно логически вытекать из сложившейся ситуации, чтобы исполнитель хорошо понимал не только его смысл, но и важность и обоснован-ность.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 38 1) убедиться в том, что подчиненный понимает его смысл; 2) довести до исполнителя сроки и форму отчетности; 3) периодически осуществлять контроль за его деятельностью и результатами. Отдавая распоряжение, руководитель обязан:

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 39 ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ 1. Установление формальных взаимоотношений работ-ников в организации осуществляется посредством делегирования задач и полномочий. Делегирование - это постановка задач сотрудникам и одновременно наделение их полномочиями. Полномочия - это совокупность предоставленных прав самостоятельно принимать решения и осуществлять иные действия в интересах организации. 2. Руководитель, делегируя часть своих полномочий, не может вместе с ними передать подчиненным и часть своей ответственности, а продолжает отвечать за их дела.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 40 3. Следует различать линейные и аппарат-ные полномочия. Линейные полномочия - это право самостоя-тельного, единоличного принятия решений. Руководитель, наделенный линейными полно-мочиями называется линейным руководителем. Аппаратными полномочиями (функциональными, рекомендательными и т.п.) наделяются специалисты аппарата управления. Главное назначение аппарата управления - помощь линейным руководителям в подготовке, принятии и реализации решений.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 41 4. С организационными полномочиями связано такое понятие как власть. Однако по смыслу оно существенно от них отличается. Власть - это реальная возможность использо-вать ресурсы организации и действовать. Власть бывает формальной и реальной. Формальная власть - это власть должности. Реальная власть – это власть как должности так и авторитета. Власть может проявляться в разнообразных формах и иметь как организационную так и личностную основу.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 42 5. Власть реализуется на основе распоряжений. Распоряжение - это сообщение, передаваемое руководителем подчи-ненному, содержащее постановку обязательной для выполнения задачи. Распоряжения могут отдаваться в форме приказов, указаний, поручений и советов.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 9 43 ЛИТЕРАТУРА 1. Басовский Л.Е. Менеджмент: учеб. пособие. - М.: ИНФРА - М, 2003. - 216 с. 2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М. Гардарики, 2000. - 528 с. 3. Менеджмент: учебник для вузов / Под ред. М.М. Максимцова, А.В. Игнатьевой. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1999. - 343 с.