Логическая матрица проекта «…самые дорогостоящие ошибки делаются еще до того, как начинается исполнение проекта. Это ошибки в принятии решения о том, каким должно быть содержание проекта» Э. М. Голдратт «Критическая цепь»
• Главным продуктом планирования проекта является логико-структурная матрица (logframe). • Она четко излагает логику вмешательства проекта в ситуацию по алгоритму «если действия будут предприняты, то будут получены результаты и достигнута цель проекта и т. д. » а также описывает важные допущения и риски, на которых основывается эта логика.
• Логическая матрица помогает определять необходимые для проведения проекта мероприятия, требуемые ресурсы и распределение ответственности, что вкупе позволяет более эффективно управлять проектом и контролировать его ход. Объективно проверяемые индикаторы и источники проверки предоставляют точки отсчета, относительно которых и будет контролироваться и оцениваться прогресс в выполнении проекта.
Логическая Матрица - инструмент, который помогает в подготовке проекта и описывает основные элементы проекта, отвечая на вопросы: - зачем мы это делаем, какой конечный результат мы ожидаем; - что необходимо сделать для получения результата и как мы измерим результаты; - кто вовлечен в проект, какие внешние факторы влияют на успех проекта; - где можно найти необходимую информацию для измерения успеха.
Основные преимущества Логической Матрицы: • Объединяет в одном месте формулировку всех ключевых компонентов проекта; • Соответствует требованиям хорошей концепции проекта и дает ответ на слабые места из прошлого во многих других проектах; • Легко выучить и пользоваться ее; • Предшествует внедрению, облегчает понимание и способствует лучшей коммуникацию лиц, принимающих решения, менеджеров и других сторон, вовлеченных в проект. Ее использование обеспечивает преемственность, если кто-то из изначального персонала проекта покинул его или был заменен; • Способствует общению между донорами и исполнителями проекта.
Опис проекту Загальна мета: Великий вплив на розвиток, до якого робить свій внесок проект – на національному або секторальному рівні (надає зв’язок з політикою та/або контекстом секторальних програм) Показники Джерела підтвердження Припущення Вимірюють обсяг внеску у загальну мету. Використовуються під час оцінки. Однак, проект не повинен сам збирати цю інформацію. Джерела інформації та методи, що використовуються для збору та надання (включаючи хто і коли/як часто). Кінцева ціль проекту: Результат розвитку в кінці проекту – особливо очікувані вигоди цільовим групам Допомагають відповісти на запитання: «Як ми знатимемо, чи виконане завдання? Мають включати відповідні деталі кількості, якості та часу. Джерела інформації та методи, що використовуються для збору та надання (включаючи хто і коли/як часто). Припущення (фактори поза контролем менеджменту проекту), які можуть вплинути на зв’язок «ціль проектузагальна мета» Ризики проекту. НЕОБХІДНІ ФАКТОРИ і УМОВИ Результати: Прямі/матеріальні результати (товари та послуги), які надає проект та які контролюються менеджментом проекту Допомагають відповісти на запитання: «Як ми знатимемо, що результати діяльності були надані? Мають включати відповідні деталі кількості, якості та часу. Джерела інформації та методи, що використовуються для збору та надання (включаючи хто і коли/як часто). Припущення (фактори поза контролем менеджменту проекту), які можуть вплинути на зв’язок «результат –ціль проекту» ЗОВНІШНІ УМОВИ Заходи: Засоби: Які засоби Які джерела інформації про Припущення (фактори поза
Вертикальная логика указывает на намерения предпринятые проектом, проясняет причинно-следственные связи и выявляет важные допущения и неопределенности, лежащие за пределами контроля менеджеров проекта.
Горизонтальная логика отображает измерение эффективности проекта и затраченных ресурсов через систему индикаторов, с помощью которых эти показатели будут измеряться.
Первая колонка – описание проекта - отражает логику вмешательства проекта, определяя приоритетность целей, вытекающих из причинно-следственных отношений. Проект осуществляет практические мероприятия, которые приводят к определенным результатам. Все вместе взятые результаты позволяют достичь общей цели проекта. Общая цель проекта – цель, которую сам проект достичь не может, он лишь способствует их достижению
Пример общей цели проекта. Обеспечение школ компьютерами, дающими возможность использования интернета, лишь способствует осуществлению общей цели «широкого информирования населения» , но один такой проект не в состоянии выполнить общую задачу, даже если он будет на 100 % успешным и обеспечит все школы компьютерами и доступом в интернет.
• 1. Общая цель должна объяснять, почему данный проект важен для компании с точки зрения долгосрочной общей пользы и более широких суммарных выгод для собственников компании. Общие цели не будут достигнуты с помощью одного этого проекта — они потребуют также других программ. • 2. Цель проекта должна быть направлена на решение основной задачи по развитию бизнеса и определена в показателях той выгоды, которую проект должен дать целевой группе.
• 3. Результаты описывают материальные и нематериальные продукты проекта. Они должны быть направлены на устранение главных причин основной проблемы, стоящей перед целевой группой. Получение результатов ведет к достижению цели проекта. • 4. Действия — мероприятия, необходимые для получения результатов. Они кратко описывают то, что будет сделано в рамках проекта.
• Действия реализуются про помощи материальных и человеческих ресурсов, вовлеченных на период внедрения – средства реализации проекта (inputs)– ІІ столбец 4 строка. • Расходы представляют собой финансовое выражение идентифицированных средств и суммируются по мероприятиям. Подробно представляются в бюджете.
• Внешние факторы, которые будут влиять на выполнение проекта и его долгосрочную жизнеспособность, это условия, которые должны быть выполнены для того, чтобы проект был успешным, и включаются как допущения в 4 -ю колонку логической структуры.
В четвертой колонке содержатся предположения о возможных внешних факторах, влияющих на формирование логики вмешательства. В любом проекте, так или иначе воздействующем на окружающую среду, причинноследственные отношения и выбор средств для достижения цели всегда зависят от внешних факторов, находящихся вне зоны контроля проекта
Допущения • Допущения определяют условия, которые могут повлиять на ход или успешность работ, или устойчивость результатов проекта в перспективе. • Могут существовать некие внешние факторы, которые либо невозможно проконтролировать, либо мы решили не контролировать.
• Целью включения предположений является следующее: • 1. оценить потенциальные риски проекта, еще на этапе планирования; • 2. обеспечить мониторинг рисков на протяжении внедрения проекта; • 3. предоставить надежную основу для внесения необходимых корректив в рамках проекта.
• Предположения – ответ на вопрос «На какие внешние факторы не влияет внедрение проекта, но которые могут повлиять на его внедрение и устойчивость? » . Разрыв связи между целями на различных уровнях. • Последняя ячейка четвертого столбца – изначальные условия, независимые от проекта, которые должны быть выполнены до начала деятельности, без чего невозможно эффективное внедрение проекта. «Что нужно для того, чтобы начать проект? »
• Логика взаимосвязи утверждений, записанных в 1 -й (Описание проекта) и 4 -й колонке (Допущения) будет следующей: • ЕСЛИ адекватные ресурсы предоставлены, ТОГДА действия могут быть выполнены; • ЕСЛИ действия выполнены и допущения справедливы, ТОГДА результаты могут быть получены; • ЕСЛИ результаты получены и допущения справедливы, ТОГДА цель может быть достигнута; • ЕСЛИ цель достигнута, ТОГДА сделан вклад в общую цель.
• Вторая колонка - объективно проверяемые показатели для всех видов задач. • Ни одна задача проекта не должна оставаться в матрице, пока для ее оценки не будет найден определенный критерий. Без этого ни одна цель проекта не может считаться правомерной, поскольку ее выполнение трудно оценить • Очень важно также иметь объективно проверяемые показатели для результатов проекта, что позволит достичь консенсуса между заинтересованными сторонами при оценке эффективности проекта.
• Показатели, касающиеся Общей цели, обычно имеют более качественный характер, в то время как показатели, применяемые к Цели проекта и Результатам, должны быть количественными и измеримыми.
Индикатор Результат (outcome) Продукт (output) Те элементы (переменные) плана проекта, которые переводят цель и результаты проекта в измеримые единицы (количество или качество) и, таким образом, обеспечивают базу для измерения воздействия и уровня реализации проекта. Достижения, полученные вследствие реализации видов деятельности, соединение которых ведет к достижению цели проекта, соответственно началу получения устойчивых выгод для бенефициаров. Незамедлительный и конкретный результат реализованного действия и использованных ресурсов. Индикатор это описание задач проекта с точки зрения количества, качества, целевой группы, времени и места. Это один из методов отражения изменений, связанных с одним из видов деятельности, методов определения успеха проекта и содействия оценке проекта. Результаты это изменения, которые происходят, как результат внедрения проекта. Эти изменения определяют различие в рамках сообщества, окружающей среды, бенефициаров проекта и могут быть связаны с поведением, навыками, знаниями, ценностями или иными последствиями. Большинство проектов имеют 2 типа продуктов: - Ощутимые/осязаемые продукты: как например, практическое руководство, материалы, книга, IT система, web-страница, программа, др. - Знания или опыт: продукты менее осязаемые, которые должны быть документированы и распределены в осязаемой
Результат Индикатор Персонал отдела снабжения - нанят 2 Нанятых сотрудника отдела I категории и 2 сотрудника II категории 4 Заполненных теста-упражнения « 360 °» по отбору персонала 4 Резюме и сопроводительных письма Группа туристов завтраком 3 Порции бекона с салом 3 Чашки кофе накормлены сытным Обучающий тренинг по налогам - проведен 20 Обученных участников с умением/компетенцией рассчитывать косвенные налоги 5 Рабочих групп 5 Разработанных группами материалов 20 Комплектов раздаточных материалов 20 Комплектов тренингового модуля
Главный принцип - «если можешь это измерить, то можешь им управлять» . Индикаторы демонстрируют результаты. Как меры результативности, они говорят нам о том, как распознать успешное выполнение задач.
• Критерием оценки мероприятий может стать лишь фактическая отметка о его проведении. • Трудно оценить качественные показатели, и мы «включаем» допущения. Например, население хорошо информировано в вопросах…… • Возникает вопрос «Откуда нам это известно? »
Третья колонка — Проверяемые источники - для каждого из объективно проверяемых показателей. Для проверки некоторых критериев может иметься необходимая документация, для других следует определять сроки сбора информации, что позднее станет частью Системы мониторинга и оценки. Дешевле и удобнее пользоваться уже имеющейся информацией, чем проводить дополнительные исследования и собирать новую документацию
Результат Индикаторы Источники проверки Члены сообщества повысят свой уровень знаний в области окружающей среды - 20 человек приняли участие в мероприятии по изучению дикой природы местности; - 30 учащихся приняли участие в экскурсиях по местности. - списки участников; - фотографии и видео за период деятельности; - оценочные бланки участников.
Пример. Получение информации в школах с помощью интернет зависит от внешних условий. Например, наличие телефонных линий и электричества может стать важнейшим внешним фактором в тех странах, где подобные инфраструктуры еще только создаются. Кроме того, даже «подсоединенные» компьютеры помогут получить информацию лишь в том случае, если сами «пользователи» вместо компьютерных игр захотят получить эту информацию. Предположением в данном случае станет целевое использование компьютера.
Логика интервенции Объективно проверяемые индикаторы Источники проверки Важные предпосылки Увеличение численности туристов Численность туристов увеличивается на х Национальные / Уменьшение уровня безработицы % за 2 года Уровень безработицы местные Рост доходов в туристической отрасли уменьшается на х % за 1 год статистические данные Уровень оплаты труда в туристической отрасли возрастает на х % за 1 год Цель проекта Рост управленческих способностей в Оборот населенного пункта возрастает на х % Отчеты Торговой палаты Повышение доступности за 2 года Количество новых туристических Статистические отчеты кредитов. Рост активности туристической отрасли Задачи Результаты объектов увеличивается на х % за 2 года Создание функционального Центра Отремонтированное и оснащенное здание профессиональной подготовки Рост Количество новых сделок увеличивается на х % за 1 год управленческих способностей Рост профессиональных способностей Численность сотрудников, вновь принятых на работу, возрастает на Х % за 1 год в туристической отрасли Х мероприятий по продвижению туризма за 1 год местных органов власти Акт приема Центра Отчетные, учетные документы Центра Статистические отчеты Отчеты о результатах проекта Мероприятия 1. 1. Ремонт здания 1. 2. Приобретение Средства Имеющееся здание, выделенное для Ресурсы / Расходы Центра в соответствии с решением Местного 177. 000 Евро – общий / Действия мебели и оборудования совета Софинансирование, выделенное Х 2. 1. Проведение специализированных курсов по менеджменту2. 2. Проведение смежных курсов (в области человеческих ресурсов, финансово-бухгалтерской деятельности, маркетинга) 2. 3. Разработка и размножение материалов курсов 3. 1. Проведение обучающих курсов по специальностям (работник рецепции, экскурсовод, управляющий, повар и проч. ) 4. 1. Разработка и издание информационного бюллетеня, проспектов, других рекламных материалов 4. 2. Распространение рекламных материалов Эффективное взаимодействие местных деятелей Поддержка со стороны местных органов власти Рост заинтересованности предпринимателей Поддержка со стороны местных органов власти, доноров Поддержка предпринимателей бюджет проекта, из которых: 100. 000 Евро – средства Заинтересованность гранта; предпринимателей 77. 000 Евро – средства, выделенные в рамках софинансирования со стороны Х и предпринимателей Заинтересованность потенциальных слушателей Поддержка со стороны средств массовой информации Исходные посылки Поддержка со стороны
Описание проекта Общие цели: увеличение рыночная доли компании, увеличение объема прибыли Показатели Источники проверки Увеличение доли рынка на 7% по Отчет по распределению долей итогам 2010 г. по сравнению с рынка? Отчет о финансовых 2009 г. Увеличение прибыли на результатах Ф 2 15% по итогу 2010 г. в сравнении с 2009 г. Цель проекта: достичь планового Плановый объем реализации — объема продаж $15 000 за 2010 г. Допущения Отчет о финансовых результатах Рыночная среда не будет Ф 2 претерпевать кардинальных изменений в 2010 г. Структура затрат компании будет оставаться стабильной в 2010 г. Результаты: 1. Высокие результаты 1. 1. Плановый объем реализации 1. 1. Отчет о финансовых работы филиала компании на по филиалу — $8 000 за 2010 г. результатах Ф 2 по филиалу 1. 2. основном территориальном 1. 2. 180% — показатель Отчет по аудиту розничных рынке 2. Продукты компании количественной дистрибьюции в торговых точек на территории хорошо представлены в сетевой целевом сегменте розничных работы филиала 2. 1. Отчет по рознице торговых точек по территории аудиту сетевых розничных работы филиала в 2010 г. 2. 1. 65% торговых точек — показатель качественной дистрибьюции в целевом сегменте сетевой розницы согласно утвержденной ассортиментной матрице по итогу 2010 г. Осведомленность клиентов о продукции будет увеличена (стратегия, оставшаяся вне данного проекта) Действия: 1. 1. У филиала создана Краткая сводка ресурсов проекта Краткая сводка затрат — см. необходимая ресурсная база 1. 2. — см. План ресурсов Бюджет проекта Проведены ротация и обучение персонала 1. 3. Запущена схема прямых активных продаж 2. 1. Менеджеры по закупкам сетевых розничных операторов мотивированы к работе с компанией 2. 2. В службе продаж достаточно ресурсов для контроля представленности товара в сетях Проект утвержден, ресурсы предоставлены
• Матрицу логической структуры следует рассматривать как динамический инструмент, который подлежит переоценке и пересмотру по мере того, как происходит выполнение проекта и изменение обстоятельств.
Скачать презентацию Логическая матрица проекта самые дорогостоящие ошибки делаются еще
Тема Логическая матрица.ppt