Лекция № 5 «Особенности составления и оформления информационно-справочных

Лекция № 5 «Особенности составления и оформления информационно-справочных документов»

Разновидности служебных писем Письмо – общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач в управлении.

Выделим две группы писем по тематическому признаку: коммерческие и служебные письма. Обе группы в совокупности будем называть деловой корреспонденцией. Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. Служебные письма – это, как правило, письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

Определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

Структура служебного письма Простое письмо – малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо – документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура – три части. В первой – приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события. Во второй – излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей – формулируется ожидаемый результат, констатируется отказ, отклонение предложения и т.п.

ПИСЬМО-СОГЛАСИЕ ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «КУРСИВ» (ООО «Курсив») ул. Отрады, 22, г. Хабаровск, 000000 Телефон: (0000)94-94-93; Факс: (0000)94-94-93; e-mail … КПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … ООО «Курсив» сообщает о готовности предоставить в аренду Вашей компании с 22.10.2014 по 25.10.2014 помещение в комплексе «Разлив» площадью 250 кв. м для проведения семинара. Условия аренды остались прежними. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Директор О.П. Румынская Касаткина Ольга Владимировна 94-94-93

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАЯЧЬЯ ИЗБУШКА» (ООО «Заячья избушка») ул. Треугольная, 821, г. Ростов-на-Дону, 000000 Телефон: (0000)12-34-99; Факс: (0000) 12-34-99; е-mail: my@izba. ru ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … Просим Вас издать книгу «Африка для меня». Формат – 84х108 1/32, объем – 262 с., бумага кн.-журн., тираж – 5000 экз. Оплату услуг и материалов гарантируем. Наши банковские реквизиты: расчетный счет № 00000000 в КБ “Пурга”, к/с 301… в ГРКЦ ГУ Банка России по Ростовской области, БИК 0460…, ИНН 7831…. Директор З.Е. Хлопушко Главный бухгалтер С.Ф. Жмышкина ПЕЧАТЬ захватывает часть расшифровки должности, саму роспись не надо Головастикова Инна Петровна 12-63-87

ПИСЬМО-ОТКАЗ ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «ШПАТЕЛЬ» (ООО «Шпатель») ул. Прохлады, 87, г. Екатеринбург, 000000 Телефон: (0000)25-25-93; Факс: (0000)25-25-93; e-mail … ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … Уважаемый Федор Максимович! Спасибо за Ваш интерес к нашей фирме и приглашение принять участие в тендере на проведение капитального ремонта кровли здания по адресу: ул. Калинейка, 65. С сожалением вынуждены сообщить, что в связи с наличием уже имеющихся нескольких незавершенных проектов в текущем году, мы не имеем возможности принять ваше предложение. Надеемся на сотрудничество в будущем. С уважением, Генеральный директор Олешко К.С. Олешко Конопушко Алена Игоревна 25-46-23

ПИСЬМО-приглашение ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «ШПАТЕЛЬ» (ООО «Шпатель») ул. Прохлады, 87, г. Екатеринбург, 000000 Телефон: (0000)25-25-93; Факс: (0000)25-25-93; e-mail … ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … Уважаемые дамы и господа! Компания «Райское местечко» приглашает Вас посетить наш стенд на туристической выставке «Трэвелмаркет — 2014». Выставка будет проводиться 12-15 марта 2014 года в ВЦ «Кроникс» по адресу: Нижний Новгород, пр. Шуйский, 121б. Мы будем рады представить всю информацию как о уже хорошо зарекомендовавших и пользующихся неизменным успехом маршрутах в Китай, Малайзию, Таиланд и страны Океании, так и предложить Вам новые перспективные направления в Аргентину и Перу. Надеемся увидеть Вас в числе наших гостей на выставке! За дополнительной информацией Вы можете обращаться по телефону 628-36-54 или на сайт компании www.raiskoe.ru. Генеральный директор компании «Райское местечко» Незаб_ В.И. Незабудка

Оформление телеграмм, телефонограмм, факсов Телеграмма – документ, отличающийся от других способом передачи – по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты. Телеграммы бывают следующих категорий: простая, срочная, правительственная и международная.

СРОЧНАЯ РОСТОВ-ДОН ИНТЕГРАЛ ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛЕНИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЕ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ _________________________________________________ Брянск. Речная, 40 Начальник ОТК (личная подпись) И.О. Фамилия 00.00.0000 печать

Телефонограмма – оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки. Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.