Лекция 4. Порядок составления и оформления справочно-информационных документов

Лекция 4. Порядок составления и оформления справочно-информационных документов 1. Протокольные документы и порядок их оформления. 2. Служебные письма и порядок их оформления.

Протокол Протокол - это организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, сове­щаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Иначе говоря, это документ с записью всего происходящего на заседании, собрании. В процессе подготовки к заседанию составляются такие документы: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу.

Протокол Протоколы оформляются на основании: черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Виды протоколов Краткие протоколы содержат название обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков и выступающих и принятые решения. Кратко протоколируются оперативные совещания. Кроме того, краткие протоколы допустимы при наличии стенограммы или когда текст докладов и выступлений прилагается к протоколу. Полные протоколы содержат записи всех выступлений (основного докладчика, выступающих в прениях) по ходу заседания. Полные протоколы являются наиболее употребляемым видом протоколов. Их основное назначение – предоставить полную, точную, объективную и персонифицированную информацию о ходе выработки решения в прениях.

Вводная часть протокола Текст протокола состоит их двух частей: вводной и основной. В водной части заполняются следующие реквизиты: - наименование организации и структурного подразделения; - наименование вида документа (ПРОТОКОЛ); - его порядковый номер; - место составления протокола; -дата совещания; - заголовок к тексту; - председатель, секретарь; - присутствовали, приглашенные; - повестка дня.

Служебная записка Служебные записки относятся к массиву справочно-информационных документов наряду со служебными письмами, докладными и объяснительными записками, справками, удостоверениями, расписками и актами. Основное назначение справочно-информационных документов в сжатой форме предоставить информацию по какой-либо проблеме с выводами и предложениями. Служебная записка – это документ, адресованный руководителю организации, структурного подразделения или специалисту другого подразделения.

Функции служебных записок - передача актуальной информации из одного подразделения в другое (в том числе объявления, извещения); - принятие организационных решений по какому-либо вопросу; - запрос информации по какому-либо вопросу; - инструктирование по какому-либо вопросу; - отчет по какому-либо вопросу; - сопровождение какого-либо документа.

Виды служебных записок информационная служебная записка, служебные записки-объявления, служебные записки-извещения; служебные записки-запросы; служебные записки-предложения; служебные записки-инструктажи; сопроводительные служебные записки.

Докладная записка Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

Обязательные реквизиты докладной записки наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Составные части текста докладной записки Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.

Служебная записка Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебные записки составляются по вопросам: материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Составные части текста докладной записки обоснование (изложение причин составления), предложение, просьба, заявка и т.п.

Служебное письмо Служебное письмо – это одно из средств обмена информацией и оперативного руководства самыми разнообразными процессами деятельности организации. Классификация переписки проводится по признакам: назначение и содержание документов, их важность и срочность, значимостью в решении определенных задач, статус автора и адресата (письма юридическим и физическим лицам, письма граждан), отношения в иерархии управления (письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций), характеристики материального носителя и способа записи (письмо на бумажном и электронном носителе, телефонограмма) , технология передачи с помощью средств связи (отправляемое по почте, факсу, телефонограмма), особенности обработки в системах делопроизводства (поступающие, отправляемые письма).

Виды писем 1. Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. 2. Письмо-сообщение – деловое письмо, в котором автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Виды писем 3. Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). 4. Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом. Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам…(в вышестоящую организацию), Направляем Вам…(в подведомственную организацию), высылаем Вам…(в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение.

Виды писем 5. Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др. Гарантийные письма подписываются руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации. В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты. В случае гарантирования предоставления определенных услуг: ТОО «Фирма «ЛАТОН» гарантирует оказание консультационной и технической помощи…

Виды писем 6. Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос. Ключевой фразой письма-предложения может быть:

Виды писем 7. Письмо-просьба – деловое письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Просьба излагается с помощью глагола просить: Просьба может формулироваться и без глагола просить, например: При наличии нескольких просьб используются следующие языковые обороты: Письмо можно закончить фразой:

Виды писем Письмо-заявка – деловое письмо. Составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах: «Просим Вас…». Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения: - название мероприятия; - дата его проведения; - форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.); - фамилия, имя и отчество участника (участников); - место работы, должность; - почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты; - потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Виды писем 9. Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением. В письмах-подтверждениях используются такие словоформы:

Виды писем 10. Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действий, вытекающих из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей. Ключевыми фразами письма-напоминания являются: Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например:

Виды писем 11. Письмо-требование - деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются нарушения ранее принятых договоренностей. Применимы следующие речевые обороты: Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

Виды писем 12. Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащие заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения: - полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес; - основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства); - предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере); - доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной); - конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, доставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Виды писем При составлении текста претензии используются следующие фразы: В конце текста используются выражения: Претензия должна иметь заголовок к тексту содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от ____№____.

Виды писем 13. Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). 14. Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). Не следует в текст письма-ответа включать ссылку на поступившее письмо (На Ваше письмо от ______№_____...). Для ссылки на поступившее письмо в бланке есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме. Письмо-ответ может начинаться словами: Сообщаем Вам…; Извещаем Вас… Вполне уместны были бы слова благодарности: Мы были рады получить Ваше письмо… Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма…

Виды писем Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с… В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:

Виды писем В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:

Виды писем Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее подготовленные тексты приглашений. В основном письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату: Уважаемый…! (указываются имя, отчество; форма гражданского обращения и фамилия - господин Ауелбеков!) Уважаемые господа! Далее следуют такие выражения:

Виды писем 16. Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эта разновидность писем составляется в более свободной форме, чем другие письма. Благодарность может быть выражена в следующих выражениях:

Виды писем 17. Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Письма-поздравления составляются также в произвольной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. В письмах-поздравлениях используются такие речевые обороты:

Реквизиты служебного письма - регистрационный номер; - дата регистрации документа; - ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом; - наименование адресата (кому направляется документ); - заголовок к тексту (тема); - текст; - отметка о наличии приложения; - подпись составителя (с указанием должности), ее расшифровка; - исполнитель.

Официально-деловой стиль документа Официально-деловой стиль документа - особенности языка служебных документов, которые характеризуются в сравнении с другими стилями языка резким сужением диапазона используемых речевых средств, высокой степенью повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. I. Служебный документ составляется от имени юридического лица. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета, приветствуется доброжелательная и уважительная манера изложения. II. Деловая речь характеризуется фразеологической устойчивостью, наполняется готовыми формулами, трафаретами, штампами (например, в соответствии с решением, в связи с началом, в целях улучшения).

Официально-деловой стиль документа Наблюдается обилие канцеляризмов (исходатайствовать, заслушать, надлежащий, неприятие мер), отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации и малоупотребительных в других стилях языка. Таким образом, канцеляризмы – это устойчивые слова и словосочетания (словоформы), которые упрощают изложение, лишают деловые бумаги образности, делают более четкими формулировки, придают документам юридическую силу. В деловой речи ограничиваются возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо составляется (не пишется) или направляется (не посылается), выговор – объявляется, порицание – выносится, оклад – устанавливается.

Основные части документа Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух частей: вводной, содержащей основания или мотивы составления документа; основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения. В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера, например: “В соответствии с Распоряжением правительства Москвы от 11.10.95 № 121-Р “Об изменении арендной платы…”

Адресат исходящего документа В качестве адресата исходящего документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование адресата (название организации, ее структурного подразделения, при необходимости название населенного пункта) указывается в именительном падеже, например: При направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.

Адресат исходящего документа При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя и его почтовый адрес.

Заголовок документа Если объем подготовленного документа превышает 10 строк, он должен быть озаглавлен. Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать смысл текста. Заголовок формулируется с помощью глагольного существительного, отвечающего на вопрос «О чем?» (например, «О выделении…», «Об утверждении…»). Заголовок пишется в левой стороне относительно текста, точка в конце заголовка не ставится.

Приложение документа Если документ имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на – л. в – экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Реквизит об исполнителе Должность, фамилия и инициалы исполнителя документа, номер его телефона и количество отпечатанных экземпляров указывается более мелким шрифтом в левой нижней части после подписи или при отсутствии листа, на оборотной стороне последнего листа документа в левом, нижнем углу, например: