Лекция 4. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Понятие, виды и

Скачать презентацию Лекция 4. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Понятие, виды и Скачать презентацию Лекция 4. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Понятие, виды и

117-lekciya_rasporyaditelynaya_dokumentaciya.ppt

  • Количество слайдов: 51

>Лекция 4. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Лекция 4. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

>Понятие, виды и назначение распорядительных документов   Распорядительная документация — это совокупность широко Понятие, виды и назначение распорядительных документов Распорядительная документация — это совокупность широко применяемых в управлении видов документов, издаваемых руководством организации, содержащих управленческие решения, направленные на реализацию стоящих перед организацией текущих и перспективных задач, и обладающих юридической силой.

>В состав распорядительной документации входят: постановления,  указания,  приказы,  решения,  распоряжения. В состав распорядительной документации входят: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Часть из названных документов создается в условиях единоличного (административного) принятия управленческих решений (приказ, указание, распоряжение), часть — в результате работы коллегиального (совещательного) органа — коллегии, правления, совета, комиссии (постановление, решение).

>Основания для подготовки распорядительного документа: ♦ необходимость исполнения законодательных, нормативно-правовых актов и иных решений Основания для подготовки распорядительного документа: ♦ необходимость исполнения законодательных, нормативно-правовых актов и иных решений вышестоящих органов управления; ♦ необходимость осуществления собственной организационно-исполнительной деятельности, связанной с выполнением функций и задач организации.

>Движение распорядительных документов   Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам Движение распорядительных документов Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам — филиалам, подразделениям, к рядовым исполнителям. Все распорядительные документы, кроме властного, содержат в себе также организующее начало.

>Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового акта, с точки зрения их Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового акта, с точки зрения их подготовки и оформления обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.

>Распорядительные документы с учетом сферы их действия делятся на следующие группы: документы, действующие на Распорядительные документы с учетом сферы их действия делятся на следующие группы: документы, действующие на федеральном уровне, — правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации; правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти; правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации; распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации.

>Распорядительные документы могут издаваться совместно не­сколькими органами управления. Распорядительные документы могут издаваться совместно не­сколькими органами управления.

>Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений   Порядок разработки распорядительных Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения (приказов, распоряжений, указаний) включает следующие этапы: 1. Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания.

>2. Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме. 3. Подготовка проекта распорядительного документа. 2. Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме. 3. Подготовка проекта распорядительного документа. 4. Согласование текста документа с заинтересованными подразделениями и должностными лицами.

>5. Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами. 6. Подписание документа. 7. 5. Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами. 6. Подписание документа. 7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

>Необходимость издания приказа, распоряжения или указания возникает в связи с текущей деятельностью организации, в Необходимость издания приказа, распоряжения или указания возникает в связи с текущей деятельностью организации, в связи с выходом в свет новых законодательных актов, постановлений Правительства, нормативных документов, решений органов власти или вышестоящих организаций.

>Собираемая информация для выработки и принятия качественного решения должна быть полной и объективной с Собираемая информация для выработки и принятия качественного решения должна быть полной и объективной с тем, чтобы обеспечить реальное разрешение возникшей проблемы или устранение противоречия, затрудняющего эффективную работу организации.

>Проект распорядительного документа подготавливается на стандартном листе бумаги по правилам, предусмотренным для окончательного оформления Проект распорядительного документа подготавливается на стандартном листе бумаги по правилам, предусмотренным для окончательного оформления документа с грифом «Проект». Проект документа готовится ведущими специалистами структурных подразделений по поручению руководства организации.

>Согласование текста распорядительного документа может производиться со сторонними организациями (внешнее согласование) и визирование его Согласование текста распорядительного документа может производиться со сторонними организациями (внешнее согласование) и визирование его заинтересованными должностными лицами — руководителями подразделений, отдельными специалистами, юрисконсультом организации (внутреннее согласование).

>Оформление проекта документа по результатам согласования осуществляется на бланке организации в соответствии с требовани­ями Оформление проекта документа по результатам согласования осуществляется на бланке организации в соответствии с требовани­ями ГОСТ Р 6.30-2003. На этапе подписания проекта документа руководителем организации принимается решение его подписания, что превращает проект документа в правовой акт.

>На этапе доведения распорядительного документа до подчиненных организаций, структурных подразделений, исполнителей проводится тиражирование документа, На этапе доведения распорядительного документа до подчиненных организаций, структурных подразделений, исполнителей проводится тиражирование документа, подготавливаются при необходимости выписки из него, осуществляется рассылка или передача под расписку исполнителям.

>Порядок разработки распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решений   Отличия в подготовке Порядок разработки распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решений Отличия в подготовке и содержании этапов разработки распорядительных документов связаны с разными условиями принятия управленческих решений. Подготовка распорядительного документа в условиях коллегиального принятия решения (постановления, решения) включает следующие этапы:

>Выявление и диагностика проблемы, выбор варианта ее разрешения путем коллегиального обсуждения. Подготовка материалов к Выявление и диагностика проблемы, выбор варианта ее разрешения путем коллегиального обсуждения. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. Обсуждение проблемы на заседании коллегиального органа. Принятие решения с оформлением протокола заседания. Издание распорядительного документа. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

>Оформление постановлений   Постановление является правовым актом, принимаемым высшими федеральными органами государственной власти, Оформление постановлений Постановление является правовым актом, принимаемым высшими федеральными органами государственной власти, некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) и властными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органов общественных организаций по важнейшим вопросам их деятельности.

>Подготовка постановлений и других нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти регламентируется Правилами подготовки Подготовка постановлений и других нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти регламентируется Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009. Здесь в качестве примера подробнее рассмотрим требования к подготовке и оформлению постановлений на уровне субъектов Российской Федерации.

>Подготовка, оформление и издание постановлений (и распоря­жений) глав субъектов Российской Федерации, глав городов и Подготовка, оформление и издание постановлений (и распоря­жений) глав субъектов Российской Федерации, глав городов и районов определяются соответствующими регламентами работы аппаратов администраций субъектов Российской Федерации, городов и районов.

>Срок подготовки проектов постановлений (от поручения на подготовку до передачи на подпись) устанавливается до Срок подготовки проектов постановлений (от поручения на подготовку до передачи на подпись) устанавливается до 15 рабочих дней, а срочных — до 5 рабочих дней. В необходимых случаях может быть установлен иной срок.

>Проекты постановлений должны отвечать следующим требованиям:  соответствовать действующему федеральному и областному законодательству, Уставу Проекты постановлений должны отвечать следующим требованиям: соответствовать действующему федеральному и областному законодательству, Уставу области, Договору о разграничении с предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти соответствующей области, ранее принятым постановлениям и распоряжениям главы администрации области.

>Если принимаемое постановление исключает действие ранее принятых нормативных актов, оно должно содержать пункт о Если принимаемое постановление исключает действие ранее принятых нормативных актов, оно должно содержать пункт о признании их утратившими силу. Постановления, принимаемые во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений федеральных органов власти и управления, а также Законодательного Собрания области, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.

>Объем постановления не должен превышать трех страниц, а приложений к нему — не более Объем постановления не должен превышать трех страниц, а приложений к нему — не более пяти. Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги через 1,5 интервала в системе WORD, шрифт — 14. Ниже подписи указываются должность, фамилия и инициалы заместителя главы администрации (губернатора) области, структурное подразделение аппарата или орган администрации, мэр города или глава района, которыми вносится проект.

>Исполнитель постановления организует согласование и визирование проекта. Виза наносится на последней странице проекта. Не Исполнитель постановления организует согласование и визирование проекта. Виза наносится на последней странице проекта. Не допускается отказ от визирования, а также внесение каких-либо исправлений или дополнений непосредственно в текст про­екта документа. Особое мнение (замечание) должностного лица, визирующего постановление, излагается отдельной запиской, которая прилага­ется к проекту документа.

>Проект постановления, представленный должностному лицу на визу, рассматривается им в течение одного рабочего дня, Проект постановления, представленный должностному лицу на визу, рассматривается им в течение одного рабочего дня, а в случаях, требующих проведения экспертизы, — не более 3 рабочих дней. Срочные проекты визируются в течение 3 часов. Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, то он подлежит повторному визированию заинтересованными должностными лицами.

>Подготовка и оформление приказа по основной деятельности Приказ — это правовой акт руководителя организации Подготовка и оформление приказа по основной деятельности Приказ — это правовой акт руководителя организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Приказы по вопросам управления и работы трудового коллектива, финансированию, снабжению, отчетности и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу (кадрам).

>Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.  В констатирующей Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части приказа излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются его цели и задачи.

>Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

>Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда — и на подпункты. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа.

>Что касается оформления текстовой части приказа, то рекомендуется учитывать следующее: Каждый пункт (подпункт) приказа Что касается оформления текстовой части приказа, то рекомендуется учитывать следующее: Каждый пункт (подпункт) приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание (поручение) носит постоянный характер.

>3. Число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, однако при этом один из исполнителей 3. Число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, однако при этом один из исполнителей назначается ответственным за исполнение поручения. 4. Если приказ отменяет или заменяет в какой-либо части изданные ранее документы по рассматриваемому вопросу, то в распорядительной части они перечисляются.

>5. Если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению, дополнению, то в проекте нового 5. Если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению, дополнению, то в проекте нового приказа предусматривается откорректированная формулировка соответствующего пункта. 6. В приказе по основной деятельности не следует приводить указания, касающиеся кадровых вопросов (трудовых отношений).

>В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печа­тается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

>Выписка из приказа может быть оформлена на ПК на чистом листе бумаги в продольном Выписка из приказа может быть оформлена на ПК на чистом листе бумаги в продольном или угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Часть постоянных реквизитов при этом может быть опущена. Выписка заверяется секретарем.

>Оформление распоряжений    Распоряжение — одна из распространенных форм распорядительного документа, носящая Оформление распоряжений Распоряжение — одна из распространенных форм распорядительного документа, носящая характер обязательного поручения руководителя, действующего на принципе единоначалия, о необходимости совершения подчиненными организациями, структурными подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в указанный срок.

>Эту форму документа используют руководители государственных органов, администраций местных органов власти, а также организаций, Эту форму документа используют руководители государственных органов, администраций местных органов власти, а также организаций, предприятий и фирм.

>Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. В отдельных случаях на уровне управления государственными органами распоряжения могут издаваться и на длительный срок действия.

>Распоряжения готовятся и оформляются по тем же правилам, что и приказы.  Распоряжения, как Распоряжения готовятся и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения, как и приказы, могут оформляться как на специальном бланке — бланке распоряжения, так и на общем бланке организации с указанием вида документа — РАСПОРЯЖЕНИЕ.

>Состав реквизитов аналогичен составу таковых в приказе, однако текст документа зачастую не содержит констатирующей Состав реквизитов аналогичен составу таковых в приказе, однако текст документа зачастую не содержит констатирующей (вступительной) части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков их исполнения.

>В тех случаях, когда распоряжение имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, текст В тех случаях, когда распоряжение имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, текст распорядительной части начинается с ключевого слова «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:».

>Оформление указания   Указание — распорядительный документ органов государствен­ного управления, министерств, ведомств и Оформление указания Указание — распорядительный документ органов государствен­ного управления, министерств, ведомств и других вышестоящих организаций по вопросам информационно-методического характера, связанных с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методик и прочих руководящих документов.

>Руководители низовых организаций, предприятий, фирм на правах единоначалия также имеют право на издание указаний Руководители низовых организаций, предприятий, фирм на правах единоначалия также имеют право на издание указаний при оформлении решений по оперативным и административным вопросам (командирование сотрудников, наложение взысканий и т. п.).

>Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей части текста, в зависимости от содержания, вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» могут быть использованы слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ». Указание, как и приказ, имеет заголовок к тексту, может иметь констатирующую часть и — обязательно — пункт о контроле за исполнением.

>Указания, направляемые в адрес подведомственных организаций, оформляются на общем бланке организации или на бланке Указания, направляемые в адрес подведомственных организаций, оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа с нанесением реквизита «Адресат». При большом числе организаций, которым направляется указание, адресат оформляется обобщенно.

>Указания, предназначенные для оперативного решения задач организаций и предприятий, носящие внутренний характер, оформляются на Указания, предназначенные для оперативного решения задач организаций и предприятий, носящие внутренний характер, оформляются на чистом листе бумаги с помощью ПК в угловом варианте расположения постоянных реквизитов, флаговым методом.

>Решение представляет собой правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, Решение представляет собой правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично постановлению. Оформление решения

>К решениям также относятся совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или несколькими коллегиальными органами или К решениям также относятся совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или несколькими коллегиальными органами или организациями, фирмами. В соответствии с уставами субъектов Российской Федерации, городов, районов главы соответствующих территориальных единиц, руководители структурных подразделений (их заместители) могут принимать решения по текущим вопросам в пределах своей компетенции.

>СПАСИБО ЗА СОРУДНИЧЕСТВО! СПАСИБО ЗА СОРУДНИЧЕСТВО!