КОММУНИКАЦИИ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ Основные свойства информации Коммуникационный

КОММУНИКАЦИИ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ Основные свойства информации Коммуникационный процесс Основные виды коммуникаций

Коммуникации (от латинского слова «делаю общим связываю» ) – процесс передачи информации от источника к получателю с целью изменить его знания, установки или поведение

Информация имеет большое значение для внутреннего управления фирмой и ее внешних контактов, и особенно для принятия решений. Она является ограниченным и дорогим ресурсом производственной активности фирмы. В системах с разделением труда лица не обладают одинаковой информацией, поэтому необходим ее обмен или коммуникации.

Источники информации многообразны, что усложняет деятельность по ее сбору и отвлекает часть ресурсов на поиск. В процессе принятия решения все источники должны быть оценены с точки зрения качества предоставляемой информации, что позволит исключить во всей деятельности неточные оценки, снизить риск и непроизводительные затраты труда и времени, тем самым повышая эффективность деятельности компании.

Основные свойства информации Достоверность Актуальность Информация должна правдиво, без искажений отражать состояние объекта. Свойство отражает степень новизны информации, ее своевременность. Неактуальная, устаревшая информация бесполезна или обесценена в значительной степени, поэтому разрыв времени от момента получения информации до ее использования должен быть минимальным.

Полнота Сопоставимость Содержание информации должно обеспечивать как необходимые, так и достаточные условия для принятия какого-либо решения. Определяет возможность сравнения данных за счет единства предмета исследования, круга включенных показателей и объектов, методологии проведения исследования и методик измерения характеристик.

Релевантность Доступность Экономичность Означает, что предлагаемая информация соответствует решаемой проблеме Информация должна быть понята, иметь вид, приемлемый для того субъекта, которому она предназначена, и представлена на удобном для него носителе Означает, что затраты на получение и переработку информации не должны превышать получаемый от ее использования результат.

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.

Процесс коммуникаций Кодирование сообщения отправителем Декодирование обратной связи отправителем Передача сообщения по каналу Декодирование сообщения получателем Обратная связь Кодирование получателем обратной связи

В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента: отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее; сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов; канал — средство передачи информации; получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

взаимосвязанные этапы: зарождение идеи; кодирование и выбор канала. Отправитель должен с помощью символов закодировать информацию, используя слова, интонации и жесты. Кодирование превращает идею в сообщение. К общеизвестным каналам относятся: передача речи и письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Часто для достижения эффективности сообщения используют два или большее число средств коммуникаций; передача сообщений; декодирование — перевод символов отправителя в мысли получателя.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией.

Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Обратная связь повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам устранять помехи.

Источники помех, создающие преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении), различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным.

Выделяют следующие трудности в передаче информации Порог воображения человека, облекающего свои мысли в словесную или иную форму для передачи другому человеку; Активный языковой фильтр, определяющий различия между «мыслью в мозгу» и «мыслью высказанной» ; «мысль в мозгу» «мысль высказанная»

Autoritas… ? ? ? Языковой барьер; Пассивный фильтр воображения и желания, связанный с процессом декодирования воспринимаемой информации и приданием ей значения;

Объем запоминания, который, в зависимости от субъективной ценности информации и особенностей «приемника» , сохраняет в его памяти некий образ, связанный с информацией.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с элементами своего внешнего окружения. С потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью внимание уделяется созданию определенного образа организации на местном, общенациональном или международном уровнях. Подчиняясь государству, организации заполняют разнообразные письменные отчеты. При этом обсуждения, собрания, переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешней средой.

Существует несколько видов коммуникаций внутри организации: МЕЖУРОВНЕВЫЕ КОММУНИКАЦИИ ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ В РАМКАХ ВЕРТИКАЛЬНОЙ КОММУНИКАЦИИ. Могут происходить по нисходящей (сообщение подчиненным уровням о принятом управленческом решении), восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки);

коммуникации между различными отделами, или горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться, чтобы подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении;

Коммуникации «руководитель — подчиненный» . Связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности отдела в решение задач; обсуждением проблем эффективности работы; оповещением подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных;

коммуникации между руководителем и рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий группы;

неформальные коммуникации Канал неформальных коммуникаций — это канал распространения слухов. 1 Так как по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации типа «между нами» .