Классификация документов Документы обеспечивают взаимодействие структурных частей организации,

Классификация документов

Документы обеспечивают взаимодействие структурных частей организации, предприятия, фирмы и отдельных сотрудников , они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа , а т.ж. материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает как результат труда , и как предмет труда.

Для того , чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Состав документов в организации зависит от: порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность); объема и характера взаимосвязей организации; характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Основной признак классификации – содержание документа. Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела.

Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы – классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые. В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.

Существуют различные системы документирования: - административная (управленческая); - статистическая; - коммерческая и др.

Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

ГОСТ Р 51141-98 дает понятие «официальный документ» - это документ , имеющий право на использование в организации (учреждении) , созданный юридическим и физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальные документы подразделяют на: управленческие; научные; технические; технологические; производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управленческая документация – это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая группа – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия

Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделять на следующие основные группы:

организационные документы законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел;

распорядительные документы Указы, приказы, распоряжения, решения, указания.

документы по личному составу приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий;

плановые документы целевые программы развития, планы экономического, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных ;

финансово-бухгалтерские документы годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей, договора банковского счета, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.

информационно-справочные документы акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.; нормативные документы вышестоящих органов – документы , поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций ( налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности;

учетно-статистическая документация ( статистические отчеты . таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка); контракты (договоры), соглашения, предложения.

Общая схема классификации документов: по наименованиям - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. по видам – организационно-распорядительные, справочно-информационные, по личному составу и др.

по месту составления – внутренние (документы , составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций или от частных лиц); по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме – индивидуальные , когда содержание каждого документа имеют свои особенности (например, докладные записки), трафаретные , когда часть документа отпечатывается , а часть заполняется при составлении , и типовые , созданные для группы однородных предприятий . Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом и на множительных аппаратах.

по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; по происхождению – служебные , затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления – подлинные , копии, выписки, дубликаты; по средствам фиксации – письменные, графические, фото- и кинодокументы и т.д.; по срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет , до 10 лет; По гласности – секретные (ДСП, сов. секретно, конфиденциальные), несекретные.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции Общие функции официальных документов: информационная (документ создают для сохранения информации); социальная (документ является социально-значимым объектом, т.к. связан с социальной потребностью);

коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами); культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции , в частности, уровень научного и технического развития общества).

Специальные функции официальных документов: управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели ; примером могут служить плановые , отчетные, организационно-распорядительные и др.);

правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером являются законодательные и правовые нормативные акты, документы , приобретающие на время правовую функцию);\ историческая ( документ – это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций , чему помогает его поступление на хранение в архив ).