ИТ в офисной деятельности Навыки подготовки документов Москва

ИТ в офисной деятельности Навыки подготовки документов Москва 2013

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 2 Бизнес-тренер Попова Татьяна Владимировна, к.э.н. Исполнительный директор консалтинговой компании «ВИП Анатех», преподаватель программы Executive MBA ГУУ, преподаватель Академии IBS-МФТИ, сертифицированный тич-тренер Кундалини Йоги школы Йоги Бхаджана, нумеролог Контактные тел./факс +7 (499) 722-6613 [email protected], [email protected] Http://www.anatech.ru

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 3 Курт Левин Нет ничего более практичного, чем хорошая теория

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 4 Зачем? Умение подготовить документ – необходимое условие в достижении успеха и карьерного роста Стандарт в сфере консалтинга – Minto Pyramid Principle Базовый курс МБА, раздел – «Общие навыки» Консультанты должны обладать навыками передачи информации в устной и письменной форме, чтобы ясно и четко формулировать цели задания, составить план, подготовить материал, выводы, рекомендации

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 5 Основной результат деятельности консультанта Отчет, аналитическая записка, методика, инструкция, регламент, модельные соглашения, аудиторские заключения, ТКП, ТЗ, ТЭО и т.д. Презентации Протоколы, служебные записки, акты, письма, указания, распоряжения, запросы, заявки

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 6 Почему документы плохие? Проблема подготовки документов – не грамотность, а отсутствие ясного мышления Мысли излагаются неясно и непонятно Предложения длинные и тяжеловесные, перегружены техническими терминами и абстракциями Плохая структура документа

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 7 Надо определить Цель, главную мысль Тему Структуру Читателя («Вы» - подход)

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 8 Качественные отчеты Целенаправленны и убедительны Играют важную роль при принятии решений Основаны на фактах Легки для чтения и понимания Однозначны и лаконичны Без фактических и языковых ошибок Позволяют быстро понять суть дела Критикуют соответствующий уровень Отмечают положительные стороны, если они есть Размещают большой объем числовой информации отдельно от текста – в таблицах и графиках Устанавливают сроки и называют ответственного за выполнение рекомендаций

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 9 Некачественные отчеты Не соответствуют поставленной цели Оставляют у читателя сомнения или вызывают несогласие читателя Не отвечают на вопросы читателя Туманны и нелогичны Не отредактированы Похожи на детективные романы Многословны

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 10 Принцип пирамиды позволяет Довольно существенно сократить время на подготовку документа Улучшить ясность текста Сократить его объем

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 11 Почему именно пирамида? Все без исключения умственные процессы основываются на приемах группировки и обобщения Идеи, объединенные в группы, легче воспринимаются, если представлены в форме пирамиды с ключевой мыслью на вершине Систему идей следует организовывать иерархически в виде пирамидальной структуры с главной идеей всего документа на вершине

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 12 Структура документа Главная мысль Раздел Раздел Раздел § И § § § § § И И И И И И И И И И И И И И И И И Ключевая линия

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 13 «Золотые правила» пирамиды (объединения идей) На каждом уровне пирамиды идеи всегда должны резюмировать идеи, объединенные уровнем ниже Идеи в каждой группе должны быть одного вида Идеи в каждой группе всегда должны быть логически упорядочены

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 14 Способы упорядочивания идей Дедуктивный Большая посылка, малая посылка, вывод – в порядке логических аргументов Хронологический (1,2,3…) Причинно-следственные связи, временная последовательность Структурный (Москва, Питер…) Часть-целое Сравнительный (по значимости) Ранжирование, классификация

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 15 Архитектура пирамиды Вертикальная связь между пунктами и подпунктами Горизонтальная связь внутри группы подпунктов Вводная часть в повествовательной форме Цель любого документа – рассказать о том, что люди еще не знают

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 16 Вертикальные связи Пирамида позволяет визуально представить вертикальную связь между излагаемыми мыслями: любое утверждение должно вызывать у читателя вопрос, ответ на который должен следовать уровнем ниже Пирамидальная техника структуры диалога типа «вопрос-ответ» - причинно-следственные цепочки

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 17 Горизонтальные связи Два вида: - дедуктивные - индуктивные Метод дедукции помогает сгруппировать идеи последовательно. Первая идея описывает общую ситуацию – вторая уточняет первую, третья делает вывод Метод индукции помогает сгруппировать идеи, которые не следуют друг из друга, а представляют каждая сама по себе и могут быть объединены одним существительным множественного числа

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 18 Вводная часть Должна в повествовательной форме представить читателю главный объект (тему) для обсуждения, о которой он уже знает (либо предполагается, что должен знать) Введение содержит классическую цепочку: Описание ситуации (время, место, границы), а рамках которой происходит определенное Развитие ситуации, поднимающее Вопрос, на который и будет дан Ответ в документе (С-Р-В-О)

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 19 Вводная часть (прод.) Это интригующая хорошая история Не должна содержать запутанных или спорных деталей Длина – по требованию (от степени информированности читателя)

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 20 Структура Вводной части Ситуация (3-4 высказывания) Проблема (3-4 высказывания) Главная мысль Заголовок документа Первое ключевое положение Второе ключевое положение Третье ключевое положение С Р В О

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 21 Типы Вводных частей Указания и распоряжения Запросы, согласования, требования ресурсов Выбор решения из ряда альтернатив Инструкции Деловые предложения (ТКП) Отчеты (отчеты по проектам, аудиторские заключения)

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 22 Типовые вопросы Что мы должны сделать? Как мы должны это сделать (сделали, сделаем)? Стоит ли это делать? Почему это произошло?

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 23 Указания и директивы С = Мы хотим сделать А Р = Нам необходимо сделать Б В = Как необходимо поступить, чтобы сделать Б? О = Взять П, убрать Д, сделать Н

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 24 Запросы и требования ресурсов С = Нам надо А, Б, С, стоимость Х руб. Р = Без этих затрат мы не сможем работать В = Разрешить эти расходы? О = Да/нет

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 25 Выбор альтернатив С = Мы хотим сделать А Р =У нас есть альтернативы Х, У, Z В = Какой вариант больше подходит? О = Х

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 26 Инструкции С = Необходимо сделать А Р = Нет условий, чтобы это сделать В = Как создать эти условия? О = Делай 1, делай 2, делай 3

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 27 Деловое предложение С = У вас есть проблема Р = Вы решили пригласить специалистов со стороны В = Не подойдем ли мы вам? О = Сотрудничество с нами будет выгодно для вас

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 28 Отчеты С = Вы столкнулись с проблемой А Р = Мы сделали Б для решения А В = Что у вас изменилось? О = 1, 2, 3

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 29 «Мостики» Между структурно важными элементами текста (главами, разделами, подразделами) необходимо устанавливать логические, а не механические переходы Примеры «мостиков»: - Введение к разделам - Повтор ранее употребленных выражений - Отсылка к сказанному ранее - Обобщающие разделы - Указания дальнейших действий - Промежуточные заключения - Окончательные выводы

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 30 Заключение Желательно закончить документ вежливой фразой Заключительные суждения должны не только подвести формальный итог сказанному, но и лишний раз воздействовать на читателя, наметить новое направление мысли, либо действия, для которых ему пригодятся почерпнутые из документа знания и сведения Заключение не должно вызвать новой порции недоуменных вопросов «Дальнейшее развитие» - единственное правило, которого надо придерживаться при написании заключения *** «В заключение…»

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 31 Отчет Главное в любой работе – начать Три функции отчета: - Констатация фактов - Информирование - Рекомендации

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 32 Принципы составления отчета Объективность отчета основывается на фактах, которые описываются беспристрастно, а выводы и рекомендации формируются без предубеждения. Понятность отчета подразумевает, что его содержание изложено просто и логично, не изобилует профессиональной терминологией и характеризуется высокой информативностью. Краткость отчета характеризуется уместностью изложения материала, отсутствием избыточных подробностей, полнотой выражения мысли при минимальном количестве слов. Конструктивность отчета определяется тем, что он своим содержанием, выводами и рекомендациями оказывает помощь проверенному подразделению. Своевременность отчета подразумевает, что он формируется без неоправданных задержек, что позволяет принять срочные и эффективные меры.

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 33 Структура отчета Титульный лист Содержание Условные обозначения, сокращения, аббревиатуры Вступление, введение, общие положения Основная часть Заключение, выводы и рекомендации Ссылки на источники, список литературы Приложения

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 34 Что входит в написание отчета? Подготовка Организация информации Структурирование отчета Подготовка чернового варианта Редактирование, внесение изменений и написание окончательного варианта Проверка окончательного варианта

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 35 Подготовка Постановка целей и задач Планирование времени (до, во время и после написания отчета) Сбор и генерация идей - Вопросы читателя - Вопросы автора - Заметки и наброски - Карточки - «Мозговой штурм» - Схемы/диаграммы Сбор информации

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 36 Сбор информации 2310 Сбор информации. Внутренние аудиторы должны собрать достаточный объем надежной и полезной информации для достижения целей аудиторского задания Помнить: - о чем отчет - кому предназначен - зачем пишется Источники информации: - документы - интервью - собственные идеи автора Собранная информация документируется

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 37 Организация информации Протоколирование информации, удаление второстепенной Распределение информации по логическим группам Упорядочивание информации

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 38 Распределение информации по логическим группам Сгруппируйте идеи Включайте в одну группу только связанные между собой идеи Расположите идеи в соответствии с логическим порядком внутри каждой группы Используйте заголовки, раскрывающие содержание соответствующих частей текста Делайте выводы на основе приведенных данных Делайте только такие выводы, которые подтверждены собранным фактическим материалом Избегайте логических нестыковок

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 39 Структурирование отчета Определение структуры отчета в соответствии с заказом Составление плана отчета Структурирование абзацев, диаграмм, таблиц Метод дедукции – от общего к частному Метод индукции – от частного к общему

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 40 Международные стандарты 2320. Анализ и оценка. Внутренние аудиторы должны формулировать выводы и представлять результаты задания на основе соответствующего анализа и оценки информации 2330. Документирование информации. Внутренние аудиторы должны документально оформлять информацию, необходимую для обоснования выводов и результатов аудиторского задания

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 41 Основы редактирования (1) Пишите по существу, ясно и целесообразно Приводите факты Делать ссылки на Рис., Табл., источники Добивайтесь воздействия отчета на читателя Употребляйте короткие слова, предложения и сжатые абзацы Опускайте ненужную лексику и все второстепенное Правильно используйте знаки препинания, допускающие однозначную трактовку

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 42 Основы редактирования (2) Избегать «нанизывания падежей» - употребление цепочки существительных Избегать частого использования однокоренных слов Избегать оппозиции «Мы» - «Вы». Употреблять -рекомендуем, ожидаем Следить за временным согласованием глаголов Употреблять вводные слова и обороты Убрать слова паразиты, тавтологию (надежная гарантия)

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 43 Титульный лист Вверху – название компании и логотип Внизу – город, год Шрифт – Arial, жир. Название документа – по центру Без колонтитулов и № стр.

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 44 Содержание Верхний колонтитул: слева – название документа, справа № стр., Ariel, 10, жир. Нижний колонтитул: слева - © ООО Фирма «ВИП Анатех», 2013 Текст – по центру, иерархия

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 45 Основной текст Шрифт - Times Roman Cir, 12, 1,5 инт., выравнивание – по ширине Ширина текста 0…..16, абзацный отступ на 1 Заголовки – Ariel, жир. Уровни -18,16,14,12, 1 инт. Списки – 1 уровень на 1, далее иерархия, каждый уровень своим значком Пустая строка между абзацами, 8 Выделять ключевые слова и фразы – жир, курсив Расшифровка сокращений, англ. Не начинать и не заканчивать разделы Рис. и Табл.

© ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 46 Таблицы Таблица № - справа, жир., 12 Заголовок – по центру, жир., 12 Таблицу располагать по центру страницы Шапка – жир., выравнивание по центру, ед. измерения на отдельной строке в скобках (%) Текст таблицы – выравнивание влево, цифры – по центру, инт. 1 Поставить галочку - Заголовки