Скачать презентацию Исходные понятия делопроизводства Содержание 1 Понятие документа Скачать презентацию Исходные понятия делопроизводства Содержание 1 Понятие документа

Исходные понятия делопроизводства.ppt

  • Количество слайдов: 15

Исходные понятия делопроизводства Исходные понятия делопроизводства

Содержание 1. Понятие документа. Сферы использования документов, свойства и назначение документов. 2. Функции документов Содержание 1. Понятие документа. Сферы использования документов, свойства и назначение документов. 2. Функции документов 3. Классификация деловых документов. 4. Понятие о делопроизводстве. 5. Этапы исторического развития делопроизводства в России. 6. Понятие о унификации и стандартизации в делопроизводстве 7. Организационная структура службы делопроизводства.

Тема 1. Понятие документа. Сферы использования документов, свойства и назначение документов. 1. Возникновение документов Тема 1. Понятие документа. Сферы использования документов, свойства и назначение документов. 1. Возникновение документов 2. Способы создания и материальные носители 3. Определение документа 4. Юридическая сила документа 5. Признаки документа 6. Свойства документа Вопросы и задания Содержание

Возникновение документов Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Документы возникли вместе Возникновение документов Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Документы возникли вместе с письменностью. Вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти. В древности документы составлялись на самых различных материалах. В Ассирии — на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне — на пальмовых листьях, в Египте — на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде — на бересте. Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла новую эру в жизни документов. Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько десятилетий назад с появлением компьютера. Содержание Тема 2. Документ

Способы создания и материальные носители Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве Способы создания и материальные носители Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы — от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др. При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д. Содержание Тема 2. Документ

Определение документа Документ в переводе с латинского «свидетельство» , «способ доказательства» 1. Документ — Определение документа Документ в переводе с латинского «свидетельство» , «способ доказательства» 1. Документ — материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16. 487 83). Документ — это обычно носитель информации или управленческого решения, затем — хранитель информации; в перспективе отдельные документы могут представлять собой научно историческую ценность. 2. Документ (или документированная информация) это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. ГОСТ Р 51141 98 3. Документ это документированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Документирование, т. е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ. Документ личного происхождения - это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей» Официальный документ это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке» Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Тема 2. Документ Содержание

Юридическая сила документа Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством юридической силой, что Юридическая сила документа Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством юридической силой, что означает, что документ может силой служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность. Юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления. (ГОСТ Р 51141 98 ) Содержание Тема 2. Документ

Свойства документа • Атрибутивность — это наличие в документе как в целостной системе двух Свойства документа • Атрибутивность — это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа это содержание (мысли, идеи), материальная это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной информации). • Функциональность это предназначенность документа для передачи во времени и в пространстве. О разнообразных функциях документа уже говорилось в предыдущей главе. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации. • Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения. Содержание Тема 2. Документ

Признаки документа 1. Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной Признаки документа 1. Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и/или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия. 2. Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма). Таким образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расположенных в определенном порядке и формате на материальном носителе. 3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации, т. е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве. 4. Завершенность сообщения, что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например черновик, не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, так как существует ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований. 5. Назначение; доказательное значение (юридическая сила); время появления документа; стадии изготовления; сроки действия; средства фиксации; вид деятельности; характер правоотношений; субъектность и т. д. Содержание Тема 2. Документ

Тема 2. Функции документов Документы выполняют ряд важных функций: • информационную: являются носителем и Тема 2. Функции документов Документы выполняют ряд важных функций: • информационную: являются носителем и источником инфор мации; информационную • управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, управленческую анализировать производственные процессы; • правовую: служат юридической основой производственной деятельности, правовую подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели; • коммуникативную: помогают организовывать обмен информа цией и общение коммуникативную между различными объектами; • учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их учетную анализировать, выявляя тенденции и закономерности; • социальную: отражают социально экономическую, политиче скую, общественную и социальную другие сферы жизни государства и его граждан; • культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее культурную специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции; • историческую: являются источником знаний о событиях и деяте лях различных эпох, историческую полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов. Подробнее Дополнительно Содержание

3. Классификация деловых документов. • По видам документы делятся на: ■ ■ ■ ■ 3. Классификация деловых документов. • По видам документы делятся на: ■ ■ ■ ■ организационно правовые; распорядительные; справочно информационные; справочно аналитические; плановые; отчетные; документы по личному составу (кадровые документы). • По форме документы делятся на: ■ индивидуальные; ■ типовые; ■ трафаретные. Содержание

3. Классификация деловых документов. • По содержанию документы делятся на: ■ простые (рассматривают один 3. Классификация деловых документов. • По содержанию документы делятся на: ■ простые (рассматривают один вопрос); ■ сложные (рассматривают несколько вопросов). • По происхождению документы делятся на: ■ официальные (например, паспорт); ■ личные (например, конспект). • По месту происхождения документы делятся на: ■ внешние (пришедшие из других организаций или частных лиц); ■ внутренние (созданные внутри организации). Содержание

3. Классификация деловых документов. • По срокам хранения документы делятся на: ■ постоянные; ■ 3. Классификация деловых документов. • По срокам хранения документы делятся на: ■ постоянные; ■ временные (до 10 лет и свыше 10 лет). • По гласности документы делятся на: ■ документы ограниченного доступа (с грифами «ДСП» , «Сов. секретно» , «КТ» , «Конфиденциально» ); ■ документы без ограничения доступа. • По средствам фиксации информации документы делятся на: ■ рукописные; ■ машинописные (машинограммы); ■ графические (чертежи, схемы, рисунки, картины); ■ звуковые (аудиокассеты); ■ фотографические; ■ кинодокументы (видеокассеты). Содержание

3. Классификация деловых документов. • По стадиям подготовки документы делятся на: ■ черновик; ■ 3. Классификация деловых документов. • По стадиям подготовки документы делятся на: ■ черновик; ■ оригинал (подлинник); ■ копия; ■ выписка. ■ дубликат • По срочности документы делятся на: ■ срочные; ■ несрочные. Содержание

Централизованная Служба делопроизводства (полный цикл операций по обработке документов) Структурное подразделение (творческие операции с Централизованная Служба делопроизводства (полный цикл операций по обработке документов) Структурное подразделение (творческие операции с документами: подготовка документов, согласование документов) • В организации существует специализированное делопроизводственное подразделение (канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства) и все операции по обработке, поиску и хранению документов сосредоточиваются преимущественно в этом подразделении. • Позволяет наиболее эффективно использовать средства компьютерной и оргтехники, избавляет подразделения от необходимости формировать и хранить дела обеспечивает сохранность документов, защиту от утраты • Находит применение в организациях с небольшим и средним объемом документооборота – до 40 50 тыс. док в в год