ИНФОРМАЦИОННО- СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Цель урока: определить назначение информационно-справочных

ИНФОРМАЦИОННО- СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Цель урока: определить назначение информационно-справочных документов; рассмотреть особенности их составления и оформления Вопросы для повторения: Каков состав реквизита «Наименование организации»? На каком документе нет реквизита «Наименование вида документа»? Чем отличается бланк внешнего документа от бланка внутреннего документа?

Не содержат поручений Не обязывают действовать строго определенным образом Сообщают сведения, побуждающие принимать управленческие решения Передают информацию о фактическом состоянии дел в системе управления Характеристика:

Документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. ПРОТОКОЛ Виды протоколов Полные: подробная запись всех выступлений Краткие: запись только ФИО выступающих и краткая запись о теме выступления

Наименование организации Наименование вида документа Номер и дата документа (дата проведения мероприятия) Заголовок (отвечает на вопрос «кого?» или «чего?») Текст Подписи председателя и секретаря РЕКВИЗИТЫ ПРОТОКОЛА

ТЕКСТ ПРОТОКОЛА

Реквизиты: Наименование организации Наименование вида документа Дата и номер документа Заголовок ( чего? О чем?) Место составления документа (структурное подразделение) Текст Подписи председателя и членов комиссии АКТ – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий

ТЕКСТ АКТА

Текст акта заканчивается указанием на количество экземпляров и их местонахождение: Составлен в количестве 2-х экз.: 1-ый экз. – в канцелярию; 2-ой экз. – в отдел кадров. Подписывают акт все члены комиссии Председатель И.О. Фамилия Члены комиссии: (без расшифровки) ТЕКСТ АКТА

Документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Реквизиты: Наименование организации Наименование структурного подразделения Наименование вида документа Дата и номер документа Адресат Заголовок (о чем?) Текст Подпись автора документа ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

- Причины, факты, события, побудившие к написанию записки : Довожу до Вашего сведения……….. Анализ ситуации и варианты решений: К чему приводит ситуация и что можно сделать? Просьба или предложения по решению вопроса. - Подпись автора документа с расшифровкой. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Предложение – служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

СПРАВКА – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий Справка Личная: подтверждает сведения биографического характера Служебная: отражает основную деятельность предприятия

СПРАВКА Справка Внутренняя: оформляется как докладная записка Внешняя: оформляется на бланке предприятия и подписывается первым руководителем и главным бухгалтером (финансовые справки) или руководителем кадровой службы (личные справки)

Какую функцию выполняют информационно-справочные документы? Какие структурные части имеет текст протокола? В ком случае составляется акт? Что общего между докладной, служебной и объяснительной записками? Чем они отличаются? Вопросы для закрепления