ФУНКЦИИ И КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ ФУНКЦИЯ ДОКУМЕНТА –
ФУНКЦИИ И КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ФУНКЦИЯ ДОКУМЕНТА – присущее документу целевое назначение. Функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами
Ресурсом управления является информация, Функции документа непосредственно связаны с функциями информации
Социальная информация многофункциональна – т.е. ориентирована на удовлетворение различных потребностей человека, – документ также многофункционален
Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой Можно временно выделить отдельные функции
Функции документа можно разделить на: общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, явные и скрытые (латентные) функции оперативного характера и функции постоянно действующие
СООТНОШЕНИЕ МЕЖДУ ФУНКЦИЯМИ ДОКУМЕНТА ПОСТОЯННО ИЗМЕНЯЕТСЯ, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, оперативная информация превращается в ретроспективную
ОБЩИЕ ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА
Функция 1 Важнейшая функция любого документа функция закрепления, запечатления информации информация материализуется
Функция 2 Коммуникативная функция = передача информации Её роль передающая и социально цементирующая двустороннего действия; многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего общества; документы, ориентированные сверху вниз, т.е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчинённому (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.д.); документы, ориентированные снизу вверх – от исполнителя и подчинённого к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки, рапорты и т.д.)
Функция 3 сохранения информации Этим занимаются специальные организации – архивы, информационные центры, музеи
Функция 4 функция исторического источника (функция вторичного порядка) Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется, усилиями историков, занимающихся моделированием прошлого
Функция 5 культурная функция любой документ может отражать уровень материальной, научной, технической культуры, образования и пр. С помощью документа осуществляется закрепление и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов
СПЕЦИАЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА
Функция 6 управленческая функция Значительный массив документов, специально создаётся для целей управления и выступает в качестве средства, инструмента и результата управленческого труда
Алгоритм управления Реализация решения и плана Управление персоналом Доведение до исполнителей принятого решения и плана Формирование плана реализации решения Выбор оптимального решения Выбор вариантов рациональных решений Прогнозирование событий контроль Определение цели управления Сбор необходимой информации Систематизация информации Моделирование ситуации Анализ информации 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Функция 7 правовая функция документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия документы, фиксирующие договорные отношения удостоверительные документы документы, используемые в качестве судебного доказательства
Функция 8 Исторически одной из первых была востребована функция учёта учёт населения, земли, урожая, скота, долгов Отражение: бухгалтерская, статистическая, плановая, отчётная документация
Функция 9 познавательная функция присуща прежде всего научной документации фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а в практических целях, - для понимания и решения проблем развития общества
Функция 10 политическая функция документы политических партий, различных общественно-политических структур идеологическая функция Документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать существенное влияние на умонастроения и социальное поведение значительных масс людей
Классификация – это деление документов на классы (группы) по наиболее общим признакам сходства и различия
Вся работа с документами требует точного знания состава и содержания документов Классификация является основой правильного формирования дел; обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними; Также необходима в работе архивов, библиотек, читальных залов и т.д.
По технике и способу документирования письменные – это рукописные, машинописные, изготовленные на множительной технике или типографским способом; графические – чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки; фото-, кино- и видеодокументы, которые фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях; звуковые (фоно-, акустические) документы, которые позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации
По выполнению управленческих функций организационные (уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания); распорядительные (постановления, распоряжения, указы, приказы, решения); справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, акты, обзоры, отчёты, стенограммы, списки, перечни, договоры, телеграммы, телефонограммы); кадровые (заявления, трудовые книжки).
По наименованию (видам) каждый документ имеет своё наименование (письмо, приказ, протокол, акт, телеграмма, справка, отчёт, докладная записка и т.д.)
По авторству служебные (официальные), авторы этих документов – юридические лица; личные (частные), касающиеся конкретного лица и являющиеся именными, авторами которых являются частные лица (заявления, жалобы, письма, расписки, доверенности). Личные можно также разделить на: имеющие и не имеющие отношения к служебной деятельности.
В зависимости от сферы деятельности управленческие; научные; технические; технологические; производственные.
По месту составления внутренние – документы, создаваемые внутри конкретного учреждения для решения актуальных вопросов (планы, инструкции, приказы, протоколы, акты, информационно-аналитические документы, служебные записки, переписка между структурными подразделениями и т.д.); внешние – документы, направляемые другим учреждениям и лицам (исходящие) или получаемые от других учреждений и лиц (входящие).
По критерию гласности несекретные (обычные); для служебного пользования (ДСП) – несекретные документы, которыми могут пользоваться все работники, но их содержание не подлежит опубликованию; секретные – документы, которыми пользуются адресаты и исполнители. Работа с ними осуществляется по особой технологии. совершенно секретные – документы, с которыми имеет право знакомиться только адресат.
По форме и характеру изложения типовые, созданные для групп однородных предприятий (инструкции, положения, регламенты, уставы, планы и пр. ); трафаретные, когда часть документа отпечатана (содержит постоянную информацию), а часть (переменная информация) вписывается при составлении (справки, командировочные удостоверения, доверенности); индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (письма, приказы, протоколы и пр.)
По степени сложности простые – документы, содержащие один вопрос; сложные – документы, в которых поставлены или решаются сразу несколько вопросов (приказы, протоколы).
По срокам исполнения срочные – документы, для которых срок исполнения установлен законом или соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы и документы с пометкой «срочно»; несрочные – документы, исполняемые в сроки, установленные администрацией учреждения.
По срокам хранения постоянного срока хранения; долговременного срока хранения (свыше 10 лет). временного срока хранения (до 10 лет).
По стадиям создания (по степени подлинности) оригинал (подлинник) – подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными копия – повторное, точное воспроизведение подлинника, заверенное в установленном порядке должностным лицом. выписка – это копия части какого-либо документа. При оформлении выписки указывают, из какого документа она сделана; дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утерей владельцем подлинного документа, имеющий с ним одинаковую юридическую силу. проект – предшествует созданию подлинника документа, не подписанный текст документа, подлежащий обсуждению, согласованию или утверждению (или уже согласованный).
331-3_dokumenty_funkcii_klassifikaciya.ppt
- Количество слайдов: 34