Электронный документооборот. Системы управления документооборотом. Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот. Системы управления документооборотом.

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства»

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Как хранить электронные документы? Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит; также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и обеспечивает целостность данных. Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде СУБД (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в СУБД может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.

Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов та-ких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.

Принципы и цель внедрения СЭД Главное назначение СЭД (Системы Электронного Документооборота) – организация создания и хранения электронных документов, а также управление их жизненным циклом. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах. Система электронного документооборота учреждения предназначена для использования ее сотрудниками, осуществляющими работу с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами, а также осуществляющими контроль исполнения документов.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В сформулированной ранее концепции «Электронное правительство Узбекистана» отмечается, что основной целью е-правительства Узбекистана является повышение эффективности деятельности государственных органов власти и управления на основе широкого использования информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), а также перевода взаимоотношений государства с обществом на уровень, соответствующий требованиям информационного общества. К программному обеспечению для СЭД предъявляются особые требования, необходимые для обеспечения выполнения всех задач. Программные функции При создании программных систем разработчики пытаются соответствовать следующим техническим задачам: В основе системы лежат потоки работ, в ходе выполнения которых создаются и перемещаются документы; В СЭД обязательно должна быть учтена специфика документооборота и делопроизводства существующего в Узбекистане (вертикальная организация документооборота, соответствие ГОСТам и др.); В СЭД должны быть реализованы возможности совместной работы (календарное групповое планирование, совместное использование информации, "доски объявлений", форумы и др.); Должны быть реализованы функции оперативного контроля исполнения документов и работ (передача работ между исполнителями в соответствии с определённой технологией, контроль состояния выполняемого процесса, выявление отклонений от его нормативного хода и др.); Простота и гибкость при установке, наладке и эксплуатации;

Основные принципы работы СЭД Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением (ПО). Это возможность СЭД является ключевой и реализуется за счет использования специальных технологий (ОLЕ Automation, DDE, Active X, ODMA, MAPI и других). Это означает, что к примеру, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. Особенности хранения документов. СЭД используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. Наиболее рациональной считается система хранения документов, получившая название «шкаф-полка-папка». Количество вложений может не ограничиваться. Один документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения ссылок, а исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится в определенном месте. Маршрутизация документов. Движение каждого электронного документа в системе может быть организовано по «жесткому» либо «свободному» маршруту, т.е. маршрут документа может задаваться (изменяться) любым участвующим в документообороте пользователем. Разграничение доступа. В СЭД реализуются средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. Распространены следующие виды доступа: Полный контроль над документом; Право редактировать, но не уничтожать документ; Право создавать новые версии документа, но не редактировать его; Право аннотировать, но не редактировать его и не создавать новые версии; Право читать документ, но не редактировать его; Право доступа к карточке, но не к содержимому документа; Полное отсутствие прав доступа к документу. Отслеживание версий и подверсий документов. При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (например, согласование одного документа между отделами одного министерства, или между министерствами) очень важной функцией является использование версий и подверсий документа. Преимуществом СЭД является возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия / подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или по времени их создания).

Системы управления документооборотом Информационный облик любой компании определяется эффективной системой документооборота. От того, как организовано управление документами на предприятии, зависит эффективность управления работами и бизнес-процессами. Аргументы в пользу внедрения системы управления документооборотом: 6% всех бумажных документов безвозвратно теряется, 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов, до 20 раз копируется каждый внутренний документ, 90% всей корпоративной информации остается на бумаге, общий объем информации каждые пять лет увеличивается в 2 раза, соотношение количества бумажных и электронных документов через 10 лет составит 30% к 70%. Системы электронного управления документами обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в корпоративных компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов включают текстовые и графические документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web Современная система управления документооборотом решает следующие задачи: Учет и обработка документов. Хранение электронных документов. Управление движением документов. Аутентификация пользователей и разделение прав доступа. Контроль исполнительской дисциплины. Интеграция с внешними системами электронной почты. Преимущества использования системы управления документооборотом: Рост производительности труда персонала. Экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами. Унификация документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от навыков персонала в области ИТ. Сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства. Полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной. Рост степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе. Повышение уровня коммуникаций и совместной работы. В рамках автоматизации управления документооборотом компания «Систематика» использует программные продукты компаний Documentum, Hummindbird, а также продукты семейства