Электронный документ и электронный документооборот 1 Вопросы: Понятие

Электронный документ и электронный документооборот 1

Вопросы: Понятие электронного документа. Преимущества и недостатки электронного документа. Электронный документооборот. Автоматизация делопроизводства и документооборота. Электронная цифровая подпись. Организационное и правовое обеспечение электронной цифровой подписи. 2

Документ Документированная информация– информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 3 (Закон РБ от 10 ноября 2008 г. № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»)

3-и важнейшие составляющие в определении документа 4 Документ

1. Понятие электронного документа Электронный документ – это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность. 5 Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 г. № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»

6

7 Общая часть Особенная часть содержание документа, включая его реквизиты, за исключением электронной цифровой подписи. одна или несколько электронных цифровых подписей Электронный документ

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа. 8 Электронная цифровая подпись предназначена для: удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа; подтверждения подлинности и целостности электронного документа.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. В случае электронного документа для придания ему юридической силы используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). 9

ЭЦП – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки. 10

Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. 11 !

2. Преимущества и недостатки электронного документа 12

Преимущества электронного документа 13

Недостатки электронного документа 14

3. Электронный документооборот 15

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив. 16

Основные этапы автоматизации процесса обработки документа: регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов; учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль; централизованный контроль исполнения документов; списание документов в дело; ведение информационно-справочной работы; формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом. 17

Электронный документооборот – процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами 18

Электронный документооборот ориентирован на: 19

Отличие юридический статус документа 20

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП - механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. 21

Участники обмена электронными документами 22

Участники обмена электронными документами 23

Электронный документооборот регулируется нормативными актами: государственными; межотраслевыми; отраслевыми; локальными (предприятия). 24

Преимущества электронного документооборота простота внесения изменений в документ; возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные; возможность использовать заранее заготовленные формы; более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов; экономия бумаги; более высокая компактность архивов; более простой контроль информационных потоков; большая скорость поиска и извлечения информации; возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации. 25

Преимущества электронного документооборота. 26

4. Автоматизация делопроизводства и документооборота 27

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД) Позволяют: оптимизировать весь процесс управления; улучшать качество принимаемых решений; эффективнее вести контроль исполнения управленческих решений; снижать издержки, связанные с содержанием аппарата управления. 28

Стадии автоматизации документооборота 29

Рис.2. Эволюция форм документооборота 30

Рис. 1 Смешанный документооборот 31

Безбумажный обмен неюридическими документами. Рис. 4. 32

Рис. 5. Дублирование электронных документов бумажными 33

Документооборот на базе электронной почты 34

Рис. 6. Схема САДД 35

Классификация систем автоматизации делопроизводства: СУД – Системы управления документами (DMS); САДП – Системы автоматизации деловых процессов (WMS); СОГР – Системы организации групповой работы (GroupWare); Электронные архивы; АСКИД – Автоматизированные системы контроля исполнения документов. 36

Примеры систем автоматизации делопроизводства и документооборота Гран-Док ДЕЛО Евфрат-документооборот Landocs БОСС-Референт Золушка Канцлер 37 САД – Система автоматизации делопроизводства, СЭДО – Система электронного документооборота и т. п.

5. Электронная цифровая подпись 38

39 Законы об ЭЦП в штатах Юта, Массачусетс, Флорида (США, 1995-1996); Закон Бассанини в Итальянской Республике (1997); Закон Германии "Об электронной цифровой подписи" (1997); Закон Австрии "Об электронных подписях" (1999). Электронная цифровая подпись

40 Директива Европейского Союза 1999 г. «Об общих условиях использования электронных подписей»; Закон США "Об электронных подписях в международном и национальном коммерческом обороте" (2000) (подписан президентом США с помощью электронной подписи). Электронная цифровая подпись

Закон Республики Беларусь № 113-З Об электронном документе и электронной цифровой подписи 28 декабря 2009г. 41

42

Закон «Об электронном документе» Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств; иметь структуру, установленную настоящим Законом, и содержать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать; быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком. Проект Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, обрабатываться, храниться и передаваться с помощью программных, программно-технических и технических средств; иметь структуру, установленную статьей 17 настоящего Закона, и содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать, установить его целостность и подлинность; быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком. Требования к электронному документу 43

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Информация об адресате относится к общей части. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей. Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей — общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа, включая его реквизиты, за исключением электронной цифровой подписи. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) и идентификации этого электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами. Структура электронного документа Закон «Об электронном документе» Закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» 44

Закон «Об электронном документе» Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям. Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях, соответствующие требованиям статьи 10 настоящего Закона, имеют одинаковую юридическую силу. Проект Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» Подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Электронный документ, подписанный после отзыва открытого ключа, не имеет юридической силы. Оригинал электронного документа и его копия, соответствующая требованиям, установленным статьей 20 настоящего Закона, имеют одинаковую юридическую силу. Юридическая сила электронного документа 45

электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность. (статья 1 Закона об ЭД и ЭЦП) 46

Электронная цифровая подпись – последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности; (статья 1 Закона об ЭД и ЭЦП) 47

Электронная цифровая подпись является аналогом собственноручной подписи. Электронная цифровая подпись может применяться как аналог оттиска печати или штампа (статья 23 Закона об ЭД и ЭЦП) 48

49

Электронная цифровая подпись предназначена для: удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа; подтверждения целостности и подлинности электронного документа. (статья 23) 50

51

Технология электронной цифровой подписи для использования ЭЦП необходимо специальное техническое, организационное, правовое обеспечение. 52

Техническое обеспечение электронной цифровой подписи основано на использовании методов криптографии. 53

Криптография (от греч. cryptos - "тайный") - это наука и технология шифрования важной информации для защиты ее от изменений и неавторизованного доступа. 54

55

56

Метод и ключ шифрования Метод шифрования - это формальный алгоритм, описывающий порядок преобразования исходного сообщения в результирующее. Ключ шифрования - это набор параметров (данных), необходимых для применения метода. 57

58 Криптографическое обеспечение ЭЦП

Симметричный метод шифрования Сообщение шифруется и дешифруется одним ключом 59

Несимметричный (асимметричный) метод шифрования создается пара ключей: то, что зашифровано одним ключом, может быть дешифровано другим, и наоборот. 60

цифровая подпись или электронная подпись - это метод аутентификации отправителя или автора подписи, подтверждающий, что содержание документа не было изменено. Цифровая подпись может быть поставлена как в зашифрованном, так и в открытом послании 61

Система ЭЦП включает две процедуры: процедуру постановки подписи; процедуру проверки подписи. 62

Закон об ЭД и ЭЦП Личный ключ ( или закрытый ключ) – последовательность символов, принадлежащая определенным организации или физическому лицу и используемая при выработке электронной цифровой подписи. 63

Закон об ЭД и ЭЦП Открытый ключ – последовательность символов, соответствующая определенному личному ключу, доступная для всех заинтересованных организаций или физических лиц и применяемая при проверке электронной цифровой подписи; (ст. 1 Закона об ЭД и ЭЦП) 64

Каждая подпись содержит следующую информацию: дата подписи; срок окончания действия ключа данной подписи; информация о лице, подписавшем файл (Ф.И.О., должность, краткое наименование фирмы); идентификатор подписавшего (имя открытого ключа); собственно цифровая подпись. 65

6. Организационное и правовое обеспечение электронной цифровой подписи 66

Технология применения системы ЭЦП: Для каждого абонента генерируется пара ключей: закрытый (или личный); открытый. 67

При создании ключей электронных цифровых подписей для использования в информационной системе общего пользования должны применяться только сертифицированные средства электронной цифровой подписи 68

Cредство электронной цифровой подписи – программное, программно-техническое или техническое средство, с помощью которого реализуются одна или несколько из следующих функций: выработка электронной цифровой подписи, проверка электронной цифровой подписи, выработка личного ключа или открытого ключа; (статья 1 Закона об ЭД и ЭЦП) 69

70

карточка открытого ключа – документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа проверки электронной цифровой подписи (далее – открытый ключ), информацию, подтверждающую его принадлежность определенным организации или гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю (далее – физическое лицо), а также содержащий иную информацию, предусмотренную настоящим Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь; 71

сертификат открытого ключа – электронный документ, изданный поставщиком услуг и содержащий информацию, подтверждающую принадлежность указанного в нем открытого ключа определенным организации или физическому лицу, и иную информацию, предусмотренную настоящим Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь; 72

Распространение открытого ключа и его отзыв Открытый ключ распространяется владельцем личного ключа или уполномоченным им лицом. Оказание услуг по распространению открытых ключей осуществляется на основании специального разрешения (лицензии) 73

74 Схема использования ЭЦП Владелец сертификата ключа подписи N-ый владелец открытого ключа ЭЦП 1-ый владелец открытого ключа ЭЦП Владеет закрытым ключом Может подписывать ЭД ЭЦП Может прочитать сообщение зашифрованное открытым ключом ЭЦП Может определить подлинность ЭЦП в ЭД посредством открытого ключа Может отправить сообщение зашифрованное открытым ключом ЭЦП владельцу закрытого ключа

75 изготавливает сертификаты ключей подписей; создает ключи электронных цифровых подписей по обращению участников информационной системы с гарантией сохранения в тайне закрытого ключа электронной цифровой подписи; приостанавливает и возобновляет действие сертификатов ключей подписей, а также аннулирует их; Удостоверяющий центр

76 ведет реестр сертификатов ключей подписей, обеспечивает его актуальность и возможность свободного доступа к нему участников информационных систем; проверяет уникальность открытых ключей электронных цифровых подписей в реестре сертификатов ключей подписей и архиве удостоверяющего центра; выдает сертификаты ключей подписей в форме документов на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов с информацией об их действии; Удостоверяющий центр

77 осуществляет по обращениям пользователей сертификатов ключей подписей подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе в отношении выданных им сертификатов ключей подписей; может предоставлять участникам информационных систем иные связанные с использованием электронных цифровых подписей услуги. Удостоверяющий центр

78

79

Государственная система управления открытыми ключами предназначена для обеспечения возможности получения всеми заинтересованными организациями и физическими лицами информации об открытых ключах и их владельцах в Республике Беларусь и представляет собой систему взаимосвязанных и аккредитованных в ней поставщиков услуг. 80

Функции Государственной системы управления открытыми ключами: регистрация владельцев личных ключей; издание, распространение и хранение сертификатов открытых ключей и списков отозванных сертификатов открытых ключей; создание и сопровождение баз данных действующих и отозванных сертификатов открытых ключей; внесение сертификатов открытых ключей в базу данных действующих сертификатов открытых ключей; обеспечение доступности баз данных действующих и отозванных сертификатов открытых ключей; отзыв сертификатов открытых ключей; достоверное подтверждение принадлежности открытого ключа определенной организации или физическому лицу; хранение карточек открытых ключей. 81

Аккредитацию удостоверяющих и регистрационных центров в Государственной системе управления открытыми ключами и контроль за соблюдением условий аккредитации осуществляет Национальный банк Республики Беларусь. 82

Государственная система управления открытыми ключами ... ... 83

Государственная система управления открытыми ключами ... 84

Межведомственный координационный совет по развитию Государственной системы управления открытыми ключами 85

Структура атрибутного сертификата (x.509 v.3) 86

Разнообразие средств ЭЦП и носителей ключей в автоматизированных системах одного предприятия 87

Разнообразие средств ЭЦП и носителей ключей в автоматизированных системах одного предприятия 88

Стандартный программный интерфейс 89

Предприятие участник многих ИОК 90