Документооборот Токтохоев Тимур Андреевич Определение электронного документооборота Организационно-техническая

Документооборот Токтохоев Тимур Андреевич

Определение электронного документооборота Организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации, называется электронным документооборотом.

Определение документа Документ (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве

Функции документа Общие функции Информационная; Коммуникативная; Социальная. Специальные функции Управленческая; Организационная; Правовая; Общекультурная; Историческая.

Функции документа Общие функции Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации; Коммуникативная — документы являются средством обмена информации; Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации, является источником и инструментом воздействия на социум; Специальные функции Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью, Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права, Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе, Историческая — документ является историческим источником.

Основные принципы электронного документооборота Однократная регистрация документа; Параллельное выполнение операций; Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа; Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов; Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём; Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Компоненты документооборота Информационный; Технический; Квалификационный; Организационный.

Компоненты документооборота Информационный – применение свойств информации к документам; Технический – практическая возможность осуществления информационных процессов всех уровнях ISO/OSI; Квалификационный – уровень владения техническими средствами документооборота среди персонала; Организационный – весь документооборот подчиняться единой системе с разграниченными правами и обязанностями среди её участников.

Виды документов Формализованные; Неформализованные; Специализированные.