ДОКУМЕНТООБОРОТ Темы: Организация документооборота; Организационные формы работы с
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Темы: Организация документооборота; Организационные формы работы с документами; Прием и первичная обработка документов; Передача документов; Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами; Общие правила регистрации документов; Формы регистрации документа.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Основные понятия: Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (прием, передача, составление, согласование, оформление, удостоверение и отправка документов). Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документопоток – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Правилo организации документооборота – прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, т.к. централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Виды документопотоков По направлению : горизонтальные- это потоки , связывающие организации одного уровня управления; вертикальные - это потоки связывающие организации различных уровней; восходящие – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций; нисходящие – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Виды документопотоков По отношению к управленческому объекту: Входящий –это документопоток состоящий из документов вышестоящих организаций, документов от подведомственных организаций , документов от несоподчиненных организаций; Исходящий –это документопоток состоящий из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы; Внутренний –это документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самой организации.
Организационные формы работы с документами Формы работы с документами: Централизованная форма –предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в введении одного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника. Децентрализованная форма – создается в том случае, когда структурное подразделение одной организации создает свою службу для работы с документами. Смешанная форма- форма при ,которой часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства , а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов (печати), их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
Прием и первичная обработка документов Этапы первичной обработки: 1.Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ; 2.Конверты с документами вскрывают ( за исключением конвертов с пометкой «лично»); 3. Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов; 4. На полученном документе проставляется регистрационный штамп; 5. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации , и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации; 6. Движение документов задается резолюцией руководителя; 7. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение; 8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой, рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа , откуда документы забирают секретари структурных подразделений. Если документы неправильно оформлены то они возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата!
Передача документов Согласно рекомендациям ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц , которые отвечают за работу с документами; Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.
9-dokumentooborot.ppt
- Количество слайдов: 21