Документальное оформление СМК в рамках серии МС ИСО
26-dokumentalynoe_oformlenie_smk_v_ramkah_serii_ms_iso.pptx
- Количество слайдов: 20
Документальное оформление СМК в рамках серии МС ИСО 9000 Е.В. Чибир
Основные документы СМК и их пользователи
Первый уровень документации Политика в области качества; Стандарт "Политика и цели в области качества. Требования к разработке, оформлению, реализации"; Документированные цели подразделений института в области качества; Руководство по качеству.
Второй уровень документации Второй уровень документации включает шесть обязательных документированных процедур (управление документацией, управление записями, внутренние проверки, управление несоответствующей продукцией, предупреждающие действия, корректирующие действия), а также процедуры, необходимые для управления другими процессами.
Примеры документации второго уровня процессы жизненного цикла проектной продукции; анализ СМК со стороны руководства; управление договором; закупки; авторский надзор за строительством; управление изыскательскими работами; порядок работы с нормативной документацией; порядок подготовки, состав и содержание задания на проектирование; управление организационно-распорядительной документацией; графики проектирования; исходные данные для проектирования. Требования к составу и порядок получения; управление персоналом; управление производственной средой и т. д.
Третий уровень документации Третий уровень документации СМК содержит в себе детализированные инструкции. Примерами документов этого уровня могут быть: технологические правила проектирования; рабочая инструкция по выполнению технологической части проекта; контрольная инструкция по разделу проекта по оценке воздействия на окружающую среду; рабочая инструкция по выполнению архитектурно-строительной части и т. д.
Управление записями Стандарт "Управление записями" состоит из двух частей: первая часть - описание и требования процедуры; вторая - формы документов для записей. Записи по качеству - особый вид документов СМК, как показывает практика, сложный в выполнении. Строго говоря, в ГОСТ Р ИСО 9001 не требуется включать в состав документации СМК такие документы, как положения о подразделениях и должностные инструкции. Требования стандарта - распределение обязанностей и полномочий. Эти требования также закреплены в документах Федеральной службы по труду и занятости. Следует использовать эти документы с учетом особенностей организации.
Управление документацией предусматривает: обеспечение единообразия в оформлении всех документов СМК; идентификацию документов для возможности в необходимых случаях обращения пользователя к составителю документа СМК в целях разъяснения положений или по изменению данного документа проверку до выпуска документа содержания на соответствие установленным требованиям уполномоченным персоналом, включая руководителя службы качества (в составе технического отдела); выпуск (согласование, утверждение, издание, анализ и пересмотр) каждого документа только теми службами и лицами, которые ответственны за данный документ; обеспечение идентификации принятых изменений и статуса пересмотренной документации в целях предотвращения непреднамеренного использования устаревших и несоответствующих документов; обеспечение целенаправленной и контролируемой рассылки и получение документов; актуализацию действующих (внесение изменений) и изъятие устаревших документов; хранение и ведение контрольных экземпляров.
Документы меняются по мере необходимости, то есть при проведении соответствующих корректирующих и предупреждающих мероприятий; проведении внутреннего и внешнего аудитов, в результате которых требуется пересмотр документов; обоснованном решении ответственного за документ, службы качества, руководителя проекта СМК, представителя руководства по качеству.
Порядок подготовки документов имеет определенную схему:
Пример
ответственный за документ (ОД) обеспечивает деятельность рабочей группы по созданию проекта стандарта, доводит его до готовности и передает проект документа в службу качества; служба качества готовит документ для утверждения, визирует у членов рабочей группы, подписывает у исполнителя (ОД), руководителя проекта СМК, представителя руководства по качеству и подает генеральному директору вместе с приказом на утверждение; если для введения стандарта в действие необходимо провести какие-либо предварительные мероприятия, они отражаются в приказе с установлением срока введения стандарта в действие; стандарты подлежат учету, хранению, размножению и рассылке согласно реквизиту рассылки, указанному в приказе; регистрация документов СМК ведется в Журнале регистрации документов СМК, который находится в службе качества; каждому рабочему экземпляру стандарта присваивается порядковый номер, который проставляется службой качества на обложке стандарта, а в журнале регистрации указывается, кому выдан данный экземпляр; один экземпляр документа сдается в научно-техническую библиотеку института.
Стандарт, как правило, состоит из следующих разделов: Введение; Нормативные ссылки; Назначение; Область применения; Ответственность; Процедура (описание вида деятельности, при котором особое внимание должно быть обращено на совместную деятельность подразделений, специалистов на стыках вопросов; кроме текста и таблиц, рекомендуется описывать процессы с помощью блок-схемы); Записи по качеству.
Общая ответственность за организацию разработки и анализа, контроль за применением стандартов СМК возлагается на представителя руководства по качеству. Состав документов СМК и рабочих групп по их созданию, ответственный за документ определяются руководителем проекта СМК. Организационно-методическое и справочно-консультационное обеспечение разработки внедрения и ведения документации СМК возложено на службу качества.
Документы должны разрабатываться непосредственными участниками процессов. Это азбучная истина. Но эти сотрудники заняты своей работой, ответственной, срочной, и разработка стандарта является для них дополнительной "непрофильной" нагрузкой. Необходимо мотивировать их к выполнению этой работы самой атмосферой, созданной на предприятии, заранее подготовить график разработки документов. Не следует требовать от них законченного документа, можно описать лишь главный раздел <процедура> (описание вида деятельности). Надо найти возможность материально поощрять ответственных за документ.
Место документов СМК в иерархии нормативных требований разных уровней Первый уровень - государственный: требования общих и специальных технических регламентов к безопасности продукции, работ, услуг и т. д. Эти требования обязательные - их устанавливают органы законодательной и исполнительной власти.
Второй уровень - тоже государственный: требования стандартов к качеству продукции, работ, услуг и системам менеджмента качества. Эти требования рекомендательные - их устанавливает национальный орган по стандартизации. Третий уровень - потребительский: требования заказчика к качеству продукции, установленные в договоре, в задании на проектирование. Эти требования для нас обязательные. Исполнение этих требований является приоритетом. Более того, в СМК предусматривается изучение и оценка удовлетворенности заказчика нашей продукцией, а также всеми аспектами наших взаимоотношений с ними.
Четвертый уровень - исполнительский: требования документов СМК, обязательные для нашей организации. Они являются нормативными документами, в которых, кроме требований стандартов ISO серии 9000, должны учитываться требования нормативных документов более высокого уровня, т. е. обязательные требования технических регламентов. Необходимо переводить рекомендательные требования документов второго уровня в обязательные для предприятия, учитывать в качестве обязательных требования заказчиков.
Таким образом, в процессе стандартизации разрабатываются документы, которые составляют основу и механизм реализации СМК. Но этот механизм надо заставить работать. Если ограничиться только разработкой документов, то это не принесет улучшений. Поставленную задачу можно решить только в том случае, если персонал будет пользоваться документами, стандартами предприятия (стандартами организации), а практика будет соответствовать описанию в стандартах.
Спасибо за внимание.