Документальное наследие в эпоху электронного документооборота проблемы хранения

Документальное наследие в эпоху электронного документооборота проблемы хранения электронных документов Афанасьева Л.П., кафедра аривоведения, РГГУ

Часть 1. Электронный документооборот и архивы - сканирование документов, создаваемых традиционным путем; - комплектование архива электронными документами, образующимися в делопроизводстве организации.

Часть 1. Электронный документооборот и архивы 1.1 Литература по теме. 1. 2. Правовое регулирование электронного документооборота в международном информационном праве. 1.3. Правовое регулирование ЭД в РФ. 1. 4. Электронный документооборот в контексте архивного хранения.

Часть 1. Электронный документооборот и архивы 1.1. Литература по теме. Методическая литература РД 50-524-84 «Порядок хранения документов на машинных носителях». ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники» ГОСТ 28388-89. «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения». Примерное положение об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия» (М.,1990);

Часть 1. Электронный документооборот и архивы 1.1. Литература по теме. «Основные правила работы архивов организаций» (М.,2003), «Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН». М., 2007. 100 с. «Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» ( М., 2003)

Работа с электронными документами. Документооборот. составление перечня баз данных и других массивов ЭД, включение их в номенклатуру дел структурного подразделения, классификация ЭД; экспертиза ценности ЭД; участие в создании и внедрении систем электронного документооборота в организации в качестве постановщика задачи; упорядочение и обеспечение контроля за оперативным хранением массивов ЭД в делопроизводстве, обеспечение резервного копирования, поиска ЭД и т.д.; подготовка наиболее ценных массивов ЭД долговременного и постоянного хранения для сдачи в архив организации (описание, подготовка сопроводительной документации).

Работа с электронными документами. Архивное хранение. контроль за комплектованием архива организации ЭД; контроль за хранением ЭД в структурных подразделениях; учет ЭД; комплекс мер по обеспечению сохранности ЭД; создание НСА к ЭД; миграция и перезапись ЭД; использование ЭД; подготовка ЭД к передаче на государственное хранение.

1.1. Методическая литература по теме. Разработки ВНИИДАД 2006-2011 г. Методические рекомендации по работе с электронными документами в архивах организаций. Методические рекомендации по организации хранения, комплектования, учета и использования ЭД в государственных архивах Перечень типовых управленческих документов, создаваемых в федеральных органах исполнительной власти в электронно-цифровой форме с указанием сроков хранения.

Нормативно-методическая база работы с электронными документами. Регламент работы ЦАДЭНМ. М.,2003. Тихонов В.И. Принципы архивного хранения электронных документов//Вестник арихвиста. 2004. № 3-4. C. 216-232. Тихонов В.И. Электронные документы и архивы. Учебно-методическое пособие. М., 2008.

Международные стандарты ИСО. Национальные стандарты РФ ГОСТ Р 52 224-2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования». М.: Стандартинформ, 2007; ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть. 1 . Принципы». М.: Стандартинформ, 2008 ИСО 30300:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь». ИСО 30301:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования».

Учебная литература Ларин М.В. Рысков О.И. Электронные документы в управлении: метод пособие. ВНИИДАД. М., 2008. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. М.:Издат. Дом МЭИ, 2010. Рекомендации по выбору автоматизированных систем ДОУ в организациях. М.:ВНИИДАД, 2003.

Учебная литература Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В.В. Сапков. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. 288 с. Саттон М.Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. Изд. на русском языке ООО «БМикро», СПб., 2002. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (компьютерные технологии делопроизводства). М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. 232 с. Тихонов В.И. Электронные документы и архивы. Учебно-методическое пособие. М., 2008.

Научная литература Тихонов В.И. Задачи архивного хранения электронных документов: из опыта ЦАДЭНМ// Отечественные архивы. 2010. № 3. С. 51-60. Дроков С.В. Рекомендации МСА по работе с электронными документами для архивистов организаций.// Отечественные архивы. 2010. № 3. С.

1. 2. Правовое регулирование электронного документооборота в международном информационном праве Защита Персональных данных Свобода доступа к общественно- Значимой информации Сохранение Цифрового наследия

1. 2. Правовое регулирование электронного документооборота в международном информационном праве 16 дек 1996 г. – Типовой закон UNCITRAL «Об электронной торговле» - «Презумпция невиновности электронного документа»: «информация не может быть лишена юридической силы только на основании того, что она представлена в форме сообщения данных»; - технологическая свобода : «допустимость любого способа индентификации сообщения при условии, что этот способ надежен и соответствует целям, для которых сообщение подготовлено».

1. 2. Правовое регулирование электронного документооборота в международном информационном праве - 18-29 сентября 2000 г. – Типовой закон UNCITRAL « «Об электронных подписях» – единые правила для всех типов электронных подписей; 23 ноября 2005 г. – Конвенция ООН «Об использовании электронных сообщений в международных договорах»

1. 2. Правовое регулирование электронного документооборота в международном информационном праве - 19 декабря 1999 г. Директива ЕС «О цифровых подписях» - для госструктур ЕС Электронная подпись Simple – не обладает гарантированной юр. силой, но не должна лишаться достоверности только на основании эл. формы. Advansed- сертифицирована; - уникальным образом связана с подписавшими документ лицами; - позволяет индентифицировать создателя; - связана сданными так, что все последующие процедуры изменения данных м.б. определены.

Трехсторонняя модель удостоверения ЭП

Стандартизация метаданных Model Requirement for the management of Electrone Records Spesification. Вб, 2001. E-Government Metadata Standart. Вб, 2004. ИСО 158-36 :2003 «Dublin Core» ИСО 23081-1-2006 «Процессы управления документами. Метаданные документов» Другие схемы метаданных (GILS, ISAD(G))

1.3. Правовое регулирование ЭД в РФ. Защита Конфиденциальной информации, персональных данных Информационные ресурсы органов власти; Создание, защита Простая Простая Ус Неквалифицированная Квалифицированная

1.3. Правовое регулирование ЭД в РФ. 1. Стратегия информатизации. Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002—2010 годы)» Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20.10.2010 № 1815-р «О Государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011–2020 годы)"»

1.3. Правовое регулирование ЭД в РФ. 2. Электронное правительство. Распоряжение Правительства РФ от 17 июля 2006г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2007 г. N 931 "О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям. Распоряжение Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года».

1.3. Правовое регулирование ЭД в РФ. 2. Электронное правительство. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Постановление Правительства Российской Федерации № 697 от 08.09.2010 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»

1.3. Правовое регулирование ЭД в РФ. 2. Электронное правительство. Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации органов государственной власти и местного самоуправления» от 9.02. 2009 № 8-фз Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"

1.3. Правовое регулирование ЭД в РФ. 1. ЭЦП Законодательные и подзаконные акты РФ. Закон РФ от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ « Об электронной цифровой подписи». Федеральный закон РФ от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". ГОСТ Р 34.10-2001 «ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

Юридическая сила электронного документа удостоверяется с помощью удостоверяющего письма, составленного создателем МЧД (на основании ГОСТа 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники»); с помощью электронной цифровой подписи (на основании Гражданского кодека РФ, закона РФ об «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.); закона РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) Закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006 г.), «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (2009 г.)

Удостоверяющее письмо Заголовок к тексту В соответствии с договором от 00.00.00 (решением ЭК, протокол № от) направляю Вам документы на машинных носителях, включающие следующие сведения:

Электронный документооборот в органах власти и самоуправления Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»/

Национальная система ЭЦП в РФ

1. 4. Электронный документооборот в контексте архивного хранения. Стандартизация делопроизводственных метаданных Стандартизация форматов ЭД и информационных систем; Сертификация ПО для СУД по соответствию вышеуказанным стандартам; Управление стратегией разработки СУД в направлении адаптации для хранения; Централизованный учет информ. ресурсов; Организация центра(ов) хранения ЭД.

Требования к электронным архива как к программному обеспечению. Создание интеллектуальных полнотекстовых систем путем соединения БД и электронных документов; Поточное сканирование с целью перевода в цифровую форму традиционного документального фонда организации; Способность системы к интеграции файлов разных форматов (символьных, графических, геоинформационных систем); платформенная независимость; Поиск атрибутивный и полнотекстовый; Поддержание аутентичности данных Поддержка концепции ILM (Information Lifecycle Manadgement) Защита информации, в т.ч. Криптографическая; Удаленный доступ, возможность представления информации в HTML-формате; Поддержка версионности документов.